Функции администрирования ШЭБ включают:
· Назначение прав доступа к ресурсам ШЭБ;
· Добавление/изменение диапазона IP-адресов, с которых разрешен вход в ШЭБ;
· поддержку архива электронных документов;
· создание и поддержку резервных копий электронного каталога,
электронных документов, электронной библиотеки;
· организацию архива читательских запросов с целью возможности ведения
«библиотеки типовых запросов»;
· формирование отчетов.;
· регистрация персонала электронного фонда;
· ведение журнала обращений Пользователей к ресурсам ЭФ (запросы на просмотр, скачивание электронных документов);
· проверка функционирования отдельных компонентов системы.;
· Назначение лицензионных ограничений по использованию документов и коллекций;
.
Вышеприведенный состав функций является максимально полным. Практически при создании конкретной ШЭБ необходимо определить состав необходимых функций исходя из задач и имеющихся ресурсов. Принятие этих решений является принципиально важным на этапе концептуального проектирования ШЭБ.
Состав информационных ресурсов ШЭБ
ШЭБ может включать следующие основные структурные компоненты:
· Электронный каталог
· Основной (пользовательский) фонд электронных документов ШЭБ, доступных в режиме on-line
· Страховой фонд электронных документов;
· Фонд документов на переносимых носителях (медиатека)
Требования к электронному каталогу содержатся в разделе «Каталогизация информационных ресурсов ШЭБ»
Требования к основному (пользовательскому) каталогу ШЭБ содержатся к разделе «Профиль комплектования ШЭБ»
Требования к страховому фонду содержатся в разделе «Администрирование ШЭБ»
Использование внешних ресурсов удаленного доступа рассматривается в разделе «Источники комплектования ШЭБ»
1.5. Организация работ по созданию ШЭБ
Существует иллюзия, что можно создать ШЭБ практически без дополнительных финансовых затрат, используя открытое программное обеспечение, бесплатное скачивание информации из Интернета, а также бесплатную работу учащихся и преподавателей. Однако такая организация работы возможна только на короткий период и при очень небольших масштабах.
Создание ШЭБ, сопоставимой по своим масштабам и степени использования с традиционной школьной библиотекой, потребует специализированных штатных сотрудников и постоянных затрат на комплектование, обучение пользователей, поддержку и модернизацию программного обеспечения, обеспечения сохранности коллекций, а также на другие цели.
Для эффективного функционирования ШЭБ необходим специальный сотрудник, который в данных рекомендациях будет именоваться Администратор ШЭБ
После принятия решения о создании ШЭБ разрабатывается Техническое задание на ШЭБ., в котором определяются:
· Назначения и цели создания системы
· Характеристики информационных ресурсов ШЭБ
· Требования к системе
· Состав и содержание работ
· Порядок контроля и приёмки работ
· Требования к документированию
Примерный вариант ТЗ на ШЭБ приводится в приложении 2
2. Комплектование ШЭБ
2.1. Профиль комплектования
«Профиль комплектования фонда ШЭБ» определяет его важнейшие видовые и содержательные параметры, регулирует поступление в фонд электронной библиотеки документов, вне зависимости от источника их получения. Если речь идет о формировании фонда электронных документов в рамках традиционной школьной библиотеки, то положения «Профиль комплектования фонда ШЭБ» приводятся в соответствие с общей политикой формирования фондов школьной библиотеки.
«Профиль комплектования» состоит из следующих разделов: Общие положения по отбору электронных изданий; разделов, определяющих подходы к комплектованию отдельных видов электронных документов.
Примеры рабочих таблиц «Профиля комплектования» приводятся с учетом опыта разработки проектных решений для Национальной электронной библиотеки[1]. Профиль комплектования фонда НЭБ организован в виде многофакторных рабочих таблиц, каждая из которых относится к определенному виду электронных изданий. В качестве признаков структурирования таблиц выступает содержание электронного документа, источник опубликования, структурные и технологические характеристики. Таблицы сопровождаются пояснениями методического характера.
Определение степени соответствия электронного документа фонду ШЭБ происходит путем последовательной оценки по разделам таблицы. Причем в сложносоставных графах оценка производится по всем параметрам, выделенным жирным курсивом.
Электронные издания на отдельных машиночитаемых носителях (дискеты, CD-ROM, DVD-ROM и т.д.)
Данный раздел рассматривает электронные документы, являющиеся самостоятельными изданиями. Приложения к печатным изданиям не регулируются.
Таблица 1. Электронные издания на отдельных машиночитаемых носителях (дискеты, CD-ROM, DVD-ROM и т.д.)
| Виды электронных документов | Издательские характеристики | Возможность идентифика-ции | Ограничения на использование и копирование |
| 1. Официальные 2. Научные материалы 2.1. Издания 2.2. Непубликуемые материалы (включая отчеты о НИОКР) 3. Учебные и образовательные издания 4. Информационно-библиографические издания, каталоги 5. Энциклопедии, словари 6. Справочники 7. Популярные издания 8. Производственно-практические издания 9. Средства массовой информации 10. Путеводители 11. Картографические издания 12. Изобразительные издания 13. Фонодокументы 14. Кинофильмы 15. Патенты 16. Стандарты, нормативно-техническая документация постоянного действия, нормали и спецификации, 17. Рекламные издания, прейскуранты. Презентации 18. Литературно-художественные издания | Тиражность: Тиражированные издания Нетиражирован-ные выпуски (CD-R, дискеты, стриммеры) Редакционно-издательская обработка: Есть Нет | Наличие выходных сведений: Есть Нет - возможно установле-ние - установле-ние невозмож-но | Правовые Есть Нет Технологичес-кие Наличие специальной программы на стороне клиента: - необходима, - не нужна |
Все издания на CD-носителях комплектуются в зависимости от их соответствия техническим и программным средствам ЭБ.
Ограничения на использование и копирование CD-издания рассмотрены в 9 главе данного пособия.
Электронные представления печатных изданий и материалов. Оригинальные электронные документы.
В данном разделе рассматриваются электронные документы, имеющие в своей основе печатные издания или являющиеся полными аналогами таковых. В основном имеются в виду электронные документы, полученные путем оцифровки, оригинал-макеты, образовательные ресурсы и др.
Таблица 2. Электронные представления печатных изданий и материалов. Оригинальные электронные документы.
| Виды электронных документов по характеру информации | Издающая организация или владелец | Типы представле-ния данных | Структурные характери-стики | Условия работы с докумен-том |
| 1. Официальные 2. Научные материалы 2.1. Издания 2.2. Непубликуемые материалы (включая отчеты о НИР и НИОКР) 3. Учебные и образовательные издания 4. Информационно-библиографические издания, каталоги 5. Энциклопедии, словари 6. Справочники 7. Популярные издания 8. Средства массовой информации 9. Путеводители 10. Картографические издания 11. Изобразительные издания 12. Фонодокументы 13. Кинофильмы 14. Патенты 15. Стандарты, нормативно-техническая документация постоянного действия, нормали и спецификации, 16. Рекламные издания, прейскуранты. Презентации 17. Литературно-художественные издания 18. Производственно-практические издания 19. Нотные издания 20. Периодические и продолжающиеся издания | Государственные органы, организации и предприятия Специализированные издательства (включая информационные агентства) Общественные объединения, организации Частные непрофильные компании Неформальные объединения Отдельное лицо Не устанавливается | Кодировки UNI Code Другие Типы используе-мых программ-мных средств Не зависящие от сервера Зависящие от сервера Открытые Фирменные Форматы Символьные Графические | Вид ресурса Статический: завершенный, незавершен-ный Динамический: -пополняемый -обновляемый Связь с другими документами Отсутствует (монодоку-мент) Составной (поли-документ) Часть другого документа Имеет ссылки-связи: -критичные -некритичные Возможность идентификации Однозначное выделение объекта Неоднозначное выделение объекта Связь с печатным изданием: Устанавливается Не устанавли-вается | Характер взаимодействия пользователя Детерминированный Интерактивный Встроенные программы- нет - есть Характер использования Длительное Временное Просмотр |
При собственной оцифровке все программно-технологические параметры определяются разработчиками ШЭБ.
В случае заимствования электронных документов из внешних источников критичным является необходимость клиентских программ для работы с этими документами. Документы, для использования которых необходимо серверо-зависимое программное обеспечение, включаются в фонд ШЭБ только при наличии соответствующего типа сервера.
В случае получения оригинал-макетов возникает необходимость конвертирования из форматов издательских программ.
С точки зрения используемых форматов, наиболее перспективным представляется использование открытых стандартов, что обеспечивает независимость электронной библиотеки от фирм-поставщиков программного обеспечения. С другой стороны, использование распространенных фирменных стандартов, таких как pdf или doc, пока эффективнее с экономической точки зрения.