Утверждены
Приказом Архивной службы КБР
от 11 марта 2011 года № 12
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕНОЙ ВЛАСТИ КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – органы исполнительной власти) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.
Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти (далее - Инструкция по делопроизводству).
Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики.
Методические рекомендации разработаны на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, с учетом положений следующих законодательных и нормативных актов в сфере информации, документации и архивного дела:
1. Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
3. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
6. Федеральный закон от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
7. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти».
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
11. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 года № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».
12. Республиканский закон от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».
13. Республиканский закон от 3 августа 2002 года № 52-РЗ «О правовых актах в Кабардино-Балкарской Республике».
14. Республиканский закон от 12 января 2009 года № 3-РЗ «Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике».
15. Республиканский закон от 15 апреля 2010 года № 23-РЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике».
16. Республиканский закон от 25 ноября 2010 года № 96-РЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов Кабардино-Балкарской Республики».
17. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 6 июля 2005 № 237-ПП-дсп «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики».
18. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 27 июля 2006 года № 193-ПП «О Регламенте Правительства Кабардино-Балкарской Республики».
19. Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 11 августа 2010 года № 163-ПП «О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Правительства Кабардино-Балкарской Республики».
II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений
в Инструкцию по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее – Правила делопроизводства), утвержденными Постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 года № 49-ПП, с учетом положений данных Методических рекомендаций.
Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями органа исполнительной власти и с заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.
В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики.
При наличии у Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики.
Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики и органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения.
Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, направляемым в адрес органа исполнительной власти.
После согласования с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Инструкция по делопроизводству утверждается приказом органа исполнительной власти.
Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом органа исполнительной власти после их согласования с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.
III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству
3.1. Общие положения
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения.
В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Кабардино-Балкарской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти, регламент органа исполнительной власти и утвержденные Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Кабардино-Балкарской Республики.
В разделе устанавливается, что:
положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти;
требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства органа исполнительной власти;