доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:
функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;
право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.
Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.
В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
3.8.1. Учет печатей и штампов
Органы исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» применяют печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.
Кроме печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий», металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
подразделение органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;
форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;
порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти;
порядок хранения печатей и штампов;
ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;
порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях органа исполнительной власти;
порядок уничтожения печатей и штампов.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:
учет имеющихся в органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба органа исполнительной власти в журнале (приложение № 28) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);
выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;
печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается;
ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики возлагается на руководителя органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;
печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;
порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.
3.8.2. Учет бланков документов
Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти рекомендуется возложить на административно-хозяйственную службу, которая:
получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 29) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.
Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).
Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:
бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;
передача бланков другим организациям и лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;
испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
Приложение № 1
к п. 3.3.3.1.
Вносится Президентом
Кабардино-Балкарской Республики
Проект
ЗАКОН
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона
Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также управления архивным делом в Кабардино-Балкарской Республике.
Статья 2. Законодательство об архивном деле в Кабардино-
Балкарской Республике
1. Законодательство об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике состоит из Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…..
Статья 20. Вступление в силу настоящего Закона
Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
Президент
Кабардино-Балкарской
Республики И.Фамилия
(схема)
Вносится Президентом
Кабардино-Балкарской .Республики
/\
24 пт │
\/
Проект
/\
24 пт │
\/
ЗАКОН
/\
24 пт │
\/
КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
/\
24 пт │
\/
Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике
/\
24 пт │
\/
Статья 1. Предмет регулирования настоящего Закона
/\
18 пт │
\/
Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики и других архивных документов независимо от их формы собственности, а также управления архивным делом в Кабардино-Балкарской Республике.
/\
18 пт │
\/
Статья 2. Законодательство об архивном деле в Кабардино-
Балкарской Республике
/\
18 пт │
\/
· Законодательство об архивном деле…
/\
│ (Далее текст не приводится)
36 пт │
\/
Президент
Кабардино-Балкарской И.Фамилия
Республики
Образец оформления законопроекта
Приложение № 2
к п. 3.3.3.2.