Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти[5], в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
| Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
| 1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
| 2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
| 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом «Подпись» |
| 4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
| 6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
| 7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
| 10. Наименование текста | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
| 11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 12. Сведения о переадресации документа | На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
| 13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
| 14. Количество приложений | Количество приложений |
| 15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
| 16. Указания по исполнению документа | Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
| 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
| 18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Поступившие из структурных подразделений в архив органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.
3.7. Работа исполнителя с документами
Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие правила работы исполнителей с документами.
организация работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;
подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;
документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
Специалисты структурных подразделений органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);