Задачи и практические ситуаций по курсу (Учебно-методическое пособие для студентов экономического факультета) Омск (стр. 38 из 51)

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей.

Например, ведомости распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных начислений, калькуляции фактической себестоимости продукции, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение.

Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира.

Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным.

По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные. Их различие – в степени охвата хозяйственной операции.

В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (Например, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные накладные на отпуск материалов и т.д.). При соблюдении определенных требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете.

В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца).

Например, накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются 1-2 раза в месяц.

Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.

По порядку формирования, (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. Например, инвентарная карточка учета основных средств (ф. № ОС-6), акт о приемке материалов (ф. № М-7) и т.д.

Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.

По количеству учетных позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.

В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые — при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме или по оформлению однородных операций документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Унифицированные или Типовые документы - утверждены в установленном порядке и предназначены для оформления однородных операций в организациях с разной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Например: Авансовые отчеты, платежные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

Специализированные — применяются в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, персональных ЭВМ.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Предоставленная классификация документов является основой формирования системы первичного учета на предприятии. Ее можно представить в виде схемы (см. рис).

Классификация бухгалтерских документов.

3. Организация документооборота.

Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы.

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот — это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

С целью рациональной организации бухгалтерского учета на предприятии должен разрабатываться план-график документооборота, который утверждается руководителем предприятия и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов.

План-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

План-график документооборота составляет главный бухгалтер и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера. Пример графика документооборота приведен на рис.

График документооборота

Бухгалтерская обработка документов.

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов.

• по форме, т.е. в отношении правильности и полноты заполнения реквизитов. Эта проверка заключается в выяснении бухгалтером подлинности подписей лиц, составивших документ; установлении наличия всех требуемых в форме документа реквизитов, выявлении подчисток и неоговоренных или неправильно сделанных исправлений и т.д.

• проверить документ по существу. Это значит выяснить соответствие хозяйственных операций в документе действующему законодательству, т.е. ее законность и хозяйственную целесообразность. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

• подвергнуть арифметической проверке, т.е. проверить правильность подсчетов, выведения итогов, вычисленных процентов. Например, при проверке авансового отчета по командировке надо знать порядок и нормы оплаты суточных, расходов по найму жилья, проезда и т.д.

Неправильно или неполно составленные документы возвращаются для выяснения, дополнительного оформления или пересоставления. В случае обнаружения подделки каких-либо реквизитов или других злоупотреблений, эти документы не возвращаются представившим их работникам, а оставляются в бухгалтерии для выяснения и привлечения виновных к ответственности. Все факты злоупотреблений и нарушений в оформлении документов главный бухгалтер обязан доводить до сведения руководителя предприятия.

2. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов:

• таксировки;

• группировки;

• контировки (проставлении корреспонденции счетов).

Таксировка, или расценка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. Предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг) на цену за единицу. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженных в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

Группировка — это следующий этап учетной обработки документов. Предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. Например, кассовые документы группируются за каждый день по приходу и расходу, что находит отражение в отчете кассира.