При простой бухгалтерской проводке затрагиваются только два счета, на одном из которых сумма отражается по дебету, а на втором по кредиту.
Например, в кассу предприятия поступило с расчетного счета в банке 4 млн. рублей. (Д50 К51 4млн.р.)
В сложной бухгалтерской проводке (записи) дебет одного счета может быть связан с кредитами нескольких счетов или кредит одного счета – с дебетами нескольких счетов. При этом сумма записей по дебету и кредиту разных счетов должна быть равна.
Например, с подотчетного лица в момент представления документов о приобретении материальных ценностей и животных, купленных на выращивание, производится списание выданного ему под отчет аванса денежных средств. (Д10 – 120т.р., Д 11 – 80 т.р., К71- 200т.р.)
Для того чтобы составить бухгалтерскую проводку, надо обладать не только определенной суммой знаний, но и представлять последовательность ее оформления. Прежде всего надо четко понимать экономическую сущность конкретной хозяйственной операции. Только на основании такого понимания можно определить, какие два корреспондирующие счета будут отражать данную операцию.
Установление корреспонденции счетов по отдельным операциям производится в следующем порядке:
- Исходя из содержания хозяйственной операции определяются объекты учета, которые она затрагивает
- Определяется вид счета по отношению к балансу (активный или пассивный)
- Устанавливается характер изменения на счетах (увеличение или уменьшение) в результате данной хозяйственной операции
- Исходя из схем записей на активных и пассивных счетах устанавливается корреспонденция счетов.
Двойная запись представляет собой так называемую «диаграфическую запись». В бухгалтерском учете наряду с двойной записью различают и одинарные записи. Если необходимость двойной записи вытекает из двойственной группировки хозяйственных средств, представленных в балансе, то одинарная запись распространяется на их наличие, представленное за балансом. Поэтому одинарная запись используется на забалансовых счетах.
Пример. Ввиду нарушений условий договора покупатель отказался от оплаты счета-фактуры на сумму 5 тыс. руб. В таком случае он должен принять товарно-материальные ценности, поступившие от поставщика, на ответственное хранение. В учете покупателя будет сделана запись: дебет счета «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», руб. 5000.
При возврате этих ценностей поставщику данная операция в учете будет отражена записью: кредит счета «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», руб. 5000. Такая запись называется еще униграфической.
На основании остатков по счетам на конец месяца составляется баланс. Остатки по счетам, на которых не были отражены хозяйственные операции, переносятся из баланса на начало отчетного периода.
3. Счета аналитического и синтетического учета
Пользователь учетной информации должен располагать необходимыми данными о различных видах имущества, источниках его формирования, а также отдельных хозяйственных процессах. В зависимости от целей использования этой информации она подготавливается в обобщенном или детализированном виде в соответствующих единицах измерения. Различные пользователи предъявляют различные требования к плотности информации.
Если, например, для руководителя фирмы важно знать степень обеспеченности в целом производственными запасами, то начальника цеха в большей степени интересует информация о номенклатуре этих запасов. От этого зависит выполнение производственной программы цеха, выпуск готовой продукции в соответствующем ассортименте, загрузка отдельных групп и видов оборудования, использование рабочих и т. п.
Исходя из этого, в бухгалтерском учете для получения различных по степени детализации показателей используются синтетические и аналитические счета. Соответственно этим двум видам счетов ведется синтетический и аналитический учет. Последний является наиболее трудоемким, так как составляет основу бухгалтерского учета в той степени детализации учитываемых объектов, в какой это нужно для аппарата управления предприятием, а также его внешних пользователей.
Синтетические счета (греч. основанный на синтезе, сводный, обобщенный, объединенный) – это счета, на которых осуществляется учет средств, источников их формирования, хозяйственных процессов только в обобщенном виде, без дополнительной детализации по составным счетам.
Поскольку эти показатели в учете формируются только в денежном измерителе, то синтетический учет ведется в стоимостном выражении. К таким счетам относятся счета «Нематериальные активы», «Касса», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и др.
Регистрация хозяйственных операций на синтетических счетах называется синтетическим учетом.
Аналитические счета (греч. разложение, расчленение, разбор) используются в целях детальной характеристики учитываемых объектов. На аналитических счетах записи ведется не только в денежном, но и в натуральных измерителях по каждому объекту. Процесс отражения информации на аналитических счетах называется аналитическим учетом.
Между синтетическими и аналитическими счетами существует тесная связь и взаимозависимость. Аналитические счета открываются в развитие каждого синтетического счета. Степень детализации аналитических счетов достигается путем использования трех видов измерителей: натурального, трудового и денежного.
Между синтетическими и аналитическими существует неразрывная взаимосвязь. Она выражается в следующих равенствах.
1. Начальное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется начальному сальдо синтетического счета. (Сумма С1а = С1с)
2. Обороты по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, должны быть равны обороту синтетического счета. (Сумма Оа = Ос)
3. Конечное сальдо по всем аналитическим счетам, открываемым по данному синтетическому счету, равняется конечному сальдо синтетического счета. (Сумма С2а = С2с).
Счета источников хозяйственных средств, характеризующие собственный и заемный капитал, в аналитическом и синтетическом учете ведутся, как правило, в денежном выражении. Исключение касается той части хозяйственных средств и источников их образования, которая выражена в иностранной валюте. В таком случае возникает необходимость пересчета выраженной в этой валюте стоимости имущества и обязательств в рубли. Пересчет осуществляется по курсу котировки Центрального банка Российской Федерации для конкретной иностранной валюты по отношению к рублю, действующему на дату совершения хозяйственной операции в иностранной валюте.
Различные единицы измерения используются также при отражении операций по счету «Расчеты с персоналом по оплате труда». По данному счету аналитический учет ведется по каждому работнику не только в денежном (руб.), но и в натуральном (часах) измерителях.
Наряду с синтетическими и аналитическими счетами в бухгалтерском учете применяются субсчета. Это промежуточные счета между синтетическими и аналитическими счетами. Их назначение — в дополнительной группировке некоторых аналитических счетов. Они используются при составлении отчетности и анализе хозяйственной деятельности в целях получения обобщенных показателей в дополнение к информации, содержащейся в синтетических счетах.
Субсчета открываются не ко всем счетам, а только в отношении тех, которые представлены значительной номенклатурой учитываемых объектов. По сути, субсчета предназначены для «разгрузки» отдельных синтетических счетов. Например, к счету «Материалы» открывается 9 субсчетов:
1. Сырье и материалы.
2. Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.
3. Топливо.
4. Тара и тарные материалы.
5. Запасные части.
6. Прочие материалы.
7. Материалы, переданные в переработку на сторону.
8. Строительные материалы.
9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности
Принято считать, что синтетические счета являются счетами первого порядка. Они содержат информацию в обобщенном денежном измерителе.
Субсчета относятся к счетам второго порядка. Данные в них также представлены в денежном измерителе, ибо он содержат хотя и более подробную информацию относительно синтетического счета, в развитие которого открыты, тем не менее включают наименования, имеющие разные объекты учета определенной степени обобщения и единицы измерения. Субсчета являются промежуточными между синтетическими и аналитическими счетами.
Аналитические счета рассматриваются в учете как счета 3-го, 4-го и т. д. порядков.
Перечень субсчетов, исходя из их соподчиненности по отношению к синтетическому счету, не является обязательным. Данный перечень указывает лишь направления, в которых должна осуществляться группировка данных аналитического учета. Каждое предприятие применяет их, исходя из производственной необходимости, определенной своей учетной политикой. Важно только, чтобы оно соблюдало общие методологические принципы при ведении аналитических счетов и субсчетов с целью получения сводных показателей.
Таким образом, в процессе ведения бухгалтерского учета, независимо от способа обработки, группировки, обобщения данных и получения информации, учетные записи могут осуществляться как по полной схеме: синтетические счета – субсчета - аналитические счета, так и в любой их комбинации.
4. Обобщение данных текущего бухгалтерского учета
Необходимость подтверждения правильности и полноты данных текущего бухгалтерского учета требует периодического обобщения его информации. Эта необходимость обусловлена организацией контроля за остатками и движением товарно-материальных ценностей, состоянием расчетов, определением изменении в составе средств и источниках их формирования. Достигается эта цель составлением оборотной ведомости. Она составляется по счетам синтетического и аналитического учета.