1. Нажатием клавиш Alt+Shift+A сверните содержимое всех слайдов. Щелкните на значке слайда 2, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на значке слайда 6.
2. Щелкните на кнопке Итоговый слайд (Summary Slide) панели инструментов Структура. Итоговый слайд появится перед выделенным набором, то есть он станет вторым слайдом презентации.
3. Выделите слова Итоговый слайд (Summary Slide), протащив по ним указатель мыши, и введите в качестве заголовка итогового слайда текст Содержание доклада.
Упражнение 1.8. Мастер автосодержания
Мастер автосодержания предлагает достаточное количество хорошо отработанных макетов презентаций, среди которых можно найти варианты, раскрывающие следующие темы:
1. доклады по общим вопросам;
2. доклады по служебным вопросам;
3. описания проектов;
4. отчеты о продажах и маркетинге;
5. сообщения в стиле Карнеги и др.
Чтобы создать базовую структуру презентации, выполните следующие шаги.
1. Выберите команду Файл > Создать (File > New). В области задач приложения в окне Создание презентации щелкните на пункте из мастера автосодержания.
2. В первом, вступительном окне мастера автосодержания щелкните на кнопке Далее (Next).
3. В окне Вид презентации (Presentation Type) щелкните на кнопке нужной категории или на кнопке Все (All), чтобы увидеть все предлагаемые шаблоны.
4. Подыщите в списке шаблонов презентацию подходящего типа. Затем щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне мастера выберите стиль презентации. Здесь предлагается пять вариантов:
- Презентация на экране (On-screen presentation);
- Презентация в Интернете (Web-presentation);
- Черно-белые прозрачки (Black and white overheads);
- Цветные прозрачки (Color overheads);
- Слайды 35 мм (35mm slides).
Выберите положение переключателя Презентация на экране и щелкните на кнопке Далее.
В появившемся окне параметров презентации в поле Заголовок презентации (Presentation Title) введите заголовок.
В поле Нижний колонтитул (Footer) введите текст, который будет появляться в нижнем колонтитуле каждого слайда. Оставьте установленными флажки Дата последнего обновления (Data Last Update) и Номер слайда (Slide Number), которые инициируют добавление даты создания презентации и номера слайда на все слайды последовательности. Щелкните на кнопке Далее. В последнем окне мастера автосодержания щелкните на кнопке Готово (Finish). В результате появится новая презентация со своей структурой. Обратите внимание, что слайды созданной презентации снабжены не только заголовками, но и предполагаемым текстовым содержанием. Сохраните полученную презентацию в файле с расширением *.ppt. На основе базовой структуры, сформированной мастером автосодержания, легко построить свой собственный доклад или лекцию. Для этого нужно лишь поправить заголовки и наполнить пункты презентации конкретными фактами. При желании можно сменить оформление и добавить необходимые диаграммы и рисунки.
Упражнение 1.9. Импорт структуры
Cтруктуру презентации возможно заранее сделать в Microsoft Word, а затем импортировать ее в PowerPoint. Разработка содержания в Word позволяет пользоваться всеми преимуществами этого текстового процессора.
Например, можно запустить тезаурус для замены обычных слов яркими, выразительными синонимами. Для импорта содержания, сформированного в программе Word, выполните следующие действия.
1. Откройте текстовый файл в программе Word.
2. Выберите команду Файл > Отправить > Microsoft PowerPoint (File > Send To > Microsoft PowerPoint). Программа Word, если потребуется, сама запустит PowerPoint, создаст новую презентацию и экспортирует текст в структуру презентации PowerPoint.
Структуру презентации можно импортировать практически из любого текстового процессора. Если программа может генерировать RTF-файлы, воспользуйтесь этим форматом. При импорте содержания PowerPoint воспользуется имеющейся информацией о стилях. Если приложение не поддерживает формат RTF, сохраните текст в простом ASCII-файле. В этом случае PowerPoint будет формировать структуру, опираясь на символы табуляции. Абзац без табуляции станет заголовком слайда. Абзац с одной табуляцией — элементом маркированного списка и т. д.
Для импорта файла формата RTF или ASCII выполните следующие шаги.
1. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная.
2. В списке Тип файлов (Files Of Type) окна диалога открытия файла выберите вариант Все структуры (All Outlines).
3. Перемещаясь по дереву папок, выделите исходный текстовый файл и щелкните на кнопке Открыть. PowerPoint откроет файл и выведет его на экран в виде содержания презентации.
Режим сортировки слайдов
Режим сортировщика дает возможность работать с презентацией в целом. В нем окно документа содержит совокупность миниатюр всех слайдов. С помощью сортировщика удобно проверять презентацию на наличие ошибок и однородность дизайна, изменять шаблон, цветовую схему и фон группы слайдов, дублировать, копировать и переставлять слайды, перемешать слайды между презентациями, настраивать и просматривать эффекты переходов и анимационные эффекты, время показа, предназначенные автоматического показа презентации.
Упражнение 1.10. Перестановка и копирование слайдов
Перемещать слайды последовательности можно с помощью мыши, команд меню или кнопок панели инструментов. Чтобы изменить расположение слайдов презентации методом «перетащить и оставить», выполните следующие действия.
1. Щелчком на кнопке панели режимов включите сортировщик слайдов. При переключении в режим сортировщика панель инструментов Форматирование заменяется на панель Сортировщик слайдов (Slide Sorter).
2. Поместите указатель мыши на второй слайд, который мы будем перемещать. Нажмите кнопку мыши и перетащите вертикальную линию позиции вставки в новое положение между четвертым и пятым слайдами.
3. Отпустите кнопку мыши. Слайд передвинется на новое место.
Чтобы переместить или скопировать группу слайдов, сначала их нужно выделить. Для этого воспользуйтесь следующими приемами.
Примечание. Чтобы вместо перемещения слайда или группы слайдов выполнить их копирование, в процессе перетаскивания удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Слайды появятся в новой позиции, а их копия сохранится на прежнем месте. Для выделения нескольких смежных слайдов (например, 5, 6 и 7) поместите указатель рядом с первым слайдом последовательности (слайд 5). Нажмите кнопку мыши и протащите указатель через этот слайд до последнего слайда последовательности (слайд 7). Вместо этого можно щелкнуть на пятом слайде, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкнуть на седьмом слайде.
Чтобы добавить в выделенную группу несмежный слайд 3, нажмите клавишу Ctrl и щелкните на третьем слайде. Щелчком на кнопке Копировать (Copy) панели инструментов Стандартная скопируйте группу слайдов. Чтобы поместить точку вставки между первым и вторым слайдами, щелкните на первом слайде. Щелчком на кнопке Вставить (Paste) панели инструментов Стандартная вставьте скопированные слайды между первым и вторым слайдами презентации.
Упражнение 1.11. Добавление и удаление слайдов
Кроме перестановки слайдов в процессе разработки презентации может понадобиться добавить новые или убрать некоторые слайды. Это удобно делать в режиме сортировщика. Для этого:
1. Щелчками на нижней кнопке полосы прокрутки переместитесь в конец презентации.
2. Выделите слайд 7, а затем щелчком на кнопке Вырезать (Cut) панели инструментов Стандартная удалите его.
3. Щелкните на слайде 3, нажмите клавишу Shift и щелкните на слайде 5. Нажатием клавиши Delete удалите выделенные слайды 3,4 и 5. Оставшиеся слайды будут перенумерованы.
4. Щелкните на слайде 5, а затем на кнопке Новый слайд панели инструментов Стандартная.
5. В окне разметки слайда щелкните на авторазметке Текст и графика (Text & Clip Art). Между пятым и шестым слайдами появится новый, пустой слайд, который можно наполнить содержанием в обычном режиме, режиме слайдов или структуры.
Примечание. Чтобы выйти из режима сортировщика и вернуться к обычному просмотру конкретного слайда, просто дважды щелкните на этом слайде.
Упражнение 1.12. Перемещение слайдов между презентациями
Слайды можно перемещать и копировать не только в пределах одной презентации, но и между различными презентациями. Для этого необходимо расположить презентации рядом друг с другом в режиме сортировщика слайдов. Для этого выберите команду Упорядочить все (Arrange All) меню Окно (Window), чтобы окна обеих презентаций разместились рядом друг с другом. Переключите обе презентации в режим сортировщика. Для этого щелкните на соответствующих кнопках панелей режимов.
Теперь можно перемещать и копировать слайды между презентациями точно так же, как это делалось в пределах одной презентации. При этом шаблон слайда автоматически меняется в соответствии с шаблоном презентации, в которую он перемещается.
Упражнение 1.13. Шаблон дизайна и цветовая схема
Самый простой и наиболее полный способ изменения внешнего вида презентации — это применение другого шаблона. Смена шаблона влечет изменение цветовой схемы, от которой зависят цвета элементов презентации, влияет на дизайн фона и принимаемые по умолчанию параметры форматирования текста. Поставляемые в комплекте PowerPoint шаблоны дизайна разработаны профессиональными художниками и гарантируют элегантность и привлекательность презентации.
Для изменения шаблона существующей презентации выполните следующие действия.
1. Откройте необходимую презентацию.