Примечание. Для добавления оргдиаграммы в документы Word или Excel, выполните команду Вставка > Объект (Insert > Object), выберите в открывшемся окне диалога пункт MS Organization Chart и щелкните на кнопке ОК. Введите нужный текст, щелкните за пределами блока для того, чтобы закончить редактирование организационной диаграммы.
Упражнение 2.7. Добавление и перемещение блоков
Для добавления в оргдиаграмму, дополнительных блоков необходимо выполнить следующее:
1. Щелкните на оргдиаграмме, чтобы сделать ее доступной для редактирования. С помощью команды меню Добавить фигуру (Insert Shape) панели инструментов Организационная диаграмма, которые добавьте следующие блоки:
a. Подчиненный (Subordinate) — добавляет блок на уровень ниже выбранного;
b. Сотрудник (Co-worker) — добавляет блок слева или справа от выбранного (в зависимости от выбранной кнопки) на том же уровне подчиненности;
c. Помощник (Assistant) — присоединяет блок к линии сбоку, ниже выбранного блока.
2. Добавьте помощника директора и двух подчиненных в отдел. Для этого
a. Выделите блок директора, щелкнув на нем.
b. Выберите в меню Добавить фигуру команду Помощник.
c. Щелкните на блоке Начальника отдела.
d. Выберите в меню Добавить фигуру команду Подчиненный. Повторите этот шаг еще раз для второго подчиненного.
e. Введите необходимый текст в добавленные блоки.
Примечание.Чтобы удалить ненужный блок, следует выделить его щелчком, а затем нажать клавишу Delete. Блоки оргдиаграммы можно не только добавлять и удалять, но и перемещать, изменяя схему подчиненности. Для этого необходимо указатель поместить на блок начальника отдела, затем нажать кнопку мыши и перетащить блок поверх блока начальника другого отдела, затем отпустить кнопку мыши.
Упражнение 2.8. Форматирование блоков
Оргдиаграмму, как и другие документы, можно форматировать, изменяя фон и рамки блоков, толщину соединительных линий и другие параметры с помощью кнопок панели инструментов Рисование. Для этого необходимо
1. щелчком мыши выделить нужный блок. Затем, нажав клавишу Shift, щелкнуть на нужных блоках, чтобы они тоже были выделены.
2. Щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Цвет линии (Line Color) и выберать в открывшейся палитре нужный цвет.
3. Для изменения толщины рамки нужно щелкнуть на кнопке Тип линии (Line Style) и выбрать в палитре линий другую линию.
4. В меню Выделить (Select) панели инструментов Организационная диаграмма выберите команду Все соединительные линии (All Connecting Lines).
5. Щелкните на кнопке Тип линии панели инструментов Рисование и выберите нужный пункт.
С помощью панели инструментов Рисование можно добавлять в оргдиаграмму дополнительные линии и прямоугольники, не вписывающиеся в иерархическую структуру блоков. Для этого можно использовать линии с уступом в подменю Автофигуры > Соединительные линии (AutoShapes > Connecting Lines). В оргдиаграмму также можно добавлять и дополнительные надписи. Если полученная оргдиаграмма оказалась слишком маленькой, увеличьте ее, перетащив угловые маркеры рамки объекта.
Итоговое задание 2
1. Создайте новую пустую презентацию.
2. Добавьте титульный слайд и введите в него заголовок и подзаголовок.
3. Добавьте два слайда, один с двумя списками, а второй с оргдиаграммой.
4. Заполните местозаполнители каким-либо текстом.
5. Сделайте первый список первого слайда нумерованным.
6. Второму списку того же слайда задайте маркеры из библиотеки ClipArt.
7. Откройте образец слайда и добавьте на каждый слайд рисунок с гиперссылкой на первый слайд презентации.
8. Какая гиперссылка обеспечивает переход па первый слайд?
9. В поле даты образца слайда выведите дату и время последнего обновления презентации.
10. Как настраивается формат даты?
11. Залейте фон образца каким-нибудь узором.
12. Добавьте на третий слайд презентации оргдиаграмму из четырех стандартных блоков (один начальник и три подчиненных).
13. Расположите блоки подчиненных друг под другом.
14. Как изменить способ размещения блоков?
15. Закройте презентацию, не сохраняя ее.
В данном разделе будут рассмотрены следующие темы
- настройка параметров страниц;
- экспорт слайдов в другие приложения;
- преобразование в формат HTML;
- настройка переходов;
- анимация объектов;
- запись звукового сопровождения;
- демонстрация слайд-фильма.
PowerPoint позволяет печатать со слайдов прозрачные пленки (прозрачки) или страницы доклада, содержащие до шести слайдов с комментариями на одном листе. Можно вывести презентацию на 35-миллиметровые слайды или преобразовать в формат HTML и разместить на web-узле или можно показать их в виде интерактивного слайд-фильма.
Преимуществом печатного варианта представления презентации является его независимость от компьютеров. Прозрачные пленки со слайдами презентации можно показать в любом конференц-зале на большом экране, а страницы с комментариями просто раздать для ознакомления. Но в печатной копии исчезают анимационные эффекты.
Упражнение 3.1. Установка параметров страницы
Перед выводом слайдов на печать следует проверить установленные параметры страницы. Стандартные параметры, установленные по умолчанию, подходят для электронного презентации и печати прозрачных пленок.
Для вывода презентации на 35-миллиметровые слайды или на бумагу специального формата эти параметры необходимо изменить. Чтобы проверить параметры страницы, выберите команду Файл > Параметры страницы (File > Page Setup).
В раскрывающемся списке Размер слайдов (Slide Sized For) выберите один из стандартных размеров. Например, для печати прозрачных пленок следует указать пункт Прозрачка (Overhead). Если создаваемая презентация является продолжением предыдущего доклада, измените нумерацию слайдов, задав номер первого из них с помощью счетчика Нумеровать слайды с (Number Slides From).
При выборе пункта Произвольный (Custom) с помощью счетчиков Ширина (Width) и Высота (Height) можно задавать произвольные размеры страницы. По умолчанию вариант Произвольный устанавливает размеры поля вывода для текущего принтера. Также PowerPoint позволяет выбирать разную ориентацию страницы для вывода слайдов и для печати заметок, раздаточных материалов и структуры.
Обычно для слайдов в разделе Ориентация (Orientation) устанавливается положение переключателя Альбомная (Landscape) или Книжная (Portrait). проверьте ориентацию страницы. Выбирать ориентацию лучше перед разработкой содержания слайдов, чтобы потом не делать корректировку объектов презентации.
Упражнение 3.2. Печать слайдов, заметок и структуры
Чтобы распечатать презентацию на бумагу или прозрачные пленки, выполните следующие действия.
Выберите команду Файл > Печать (File > Print). В раскрывающемся списке Печатать (Print What) выберите тип печатаемого документа. Это могут быть:
1. Слайды (Slides) — печать слайдов по одному на каждой странице;
2. Выдачи (Handouts) — вывод материалов для раздачи слушателям. В этом варианте на одной странице печатается несколько слайдов. Для указания количества и расположения слайдов на страницах пользуйтесь параметрами раздела Выдачи. Для конфигурирования выдач можно также воспользоваться образцом выдач, который открывается командой Вид > Образец > Образец выдач (View > Master > Handout Master);
3. Заметки (Notes Pages) — печать страниц заметок, на каждой из которых размещается один слайд и текст заметок к слайду, в обычном режиме просмотра располагаются под текущим слайдом. Формат страниц заметок можно настроить с помощью соответствующего образца, доступного в подменю Вид > Образец (View > Master);
4. Структуру (Outline View) — вывод на принтер только структуры презентации, аналогично той, которая отображается в режиме просмотра структуры.
В разделе Диапазон печати (Print Range) выберите положение переключателя Все (All), чтобы напечатать все слайды, или Текущий слайд (Current Slide), чтобы вывести его, или выберите положение переключателя Слайды (Slides) и введите номера тех слайдов, которые нужно напечатать. В раскрывающемся списке Цвет или Оттенки серого (Color/ Greyscale) выберите один из вариантов:
1. Цветная печать (Color);
2. Оттенки серого (Grayscale) — улучшает вид цветных областей при печати на черно-белом принтере;
3. Черно-белый (Black and White) — все объекты и тона выводятся черным цветом на белом фоне без промежуточных градаций серого.
В окне диалога параметров печати есть дополнительные флажки, которые включают специальные режимы:
1. Масштабировать по листу (Scale To Fit Paper) — масштабирует слайды так, чтобы они максимально использовали полезную площадь листа;
2. Обрамление слайдов (Frame Slides) — добавляет рамку по краям всех слайдов;
3. Включить страницы с примечаниями (Include Comment Pages) — печатает страницы комментариев для всех слайдов, содержащих комментарии.
С помощью счетчика Число копий (Numbers Of Copies) задайте количество печатаемых копий. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер, щелкните на кнопке ОК окна диалога Печать (Print).
Упражнение 3.3. Сохранение и преобразование презентации в другие форматы
Разработанная презентация может быть сохранения в различных форматах, которые для удобства сведены в следующую таблицу.
Форматы файлов, используемые для сохранения презентаций
| Тип файла | Расширение | Используется для сохранения |
| Презентация | .ppt | Обычной презентации Microsoft PowerPoint |
| Метафайл Windows | .wmf | Слайда в виде графики |
| Рисунок в формате GIF | .gif | Слайда в виде графики для использования на веб-страницах |
| Рисунок в формате JPEG | .jpg | Слайда в виде графики для использования на веб-страницах |
| Рисунок в формате Portable Network Graphics | .png | Слайда в виде графики для использования на веб-страницах |
| Структура, RTF | .rtf | Содержимого презентации в виде документа структуры |
| Шаблон презентации | .pot | Презентации в виде шаблона |
| Демонстрация PowerPoint | .pps | Презентации, которая всегда будет открываться в режиме показа слайдов |
| Веб-страница | .htm; html | Веб-страницы в виде папки с .htm-файлами и всеми вспомогательными файлами |
| Веб-архив | .mht; mhtml | Веб-страницы в виде отдельного файла, включающего все вспомогательные файлы |
Встроенные инструменты PowerPoint также дают возможность рассылать слайды презентации по электронной почте, помещать их в общие папки Outlook, вставлять презентации в документы Word или преобразовывать в web-страницы, которые можно опубликовать в интрасети или через Интернет.