Лицевые счета ведутся на основании расходных и приходных кассовых ордеров, а также на основании реестров.
Отражение операций по внебалансовому учету ведется на основании мемориальных ордеров.
Обменный пункт открывается на основании приказа по банку.
Обменный пункт должен быть оборудован стендом, находящимся в доступном для обозрения клиентов месте и содержащим следующую информацию и документы:
1. Наименование, местонахождение и телефон уполномоченного банка, открывшего обменный пункт.
2. Режим работы обменного пункта. В случае круглосуточного режима работы обменного пункта его операционный день заканчивается в 15.00 по местному времени.
3. Перечень отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками, осуществляемых данным обменным пунктом.
4. Курсы иностранных валют к валюте Российской Федерации и кросс-курсы иностранных валют, используемые при совершении операций с наличной валютой и чеками.
5. Информацию для обращений и жалоб физических лиц, связанных с работой обменного пункта.
6. Выписку из тарифов уполномоченного банка о размерах комиссионного вознаграждения, взимаемого за осуществление операций с наличной валютой и чеками, заверенную подписью руководителя уполномоченного банка и скрепленную оттиском круглой печати уполномоченного банка.
7. Копию положительного заключения территориального учреждения Банка России по месту открытия обменного пункта, заверенную подписью руководителя уполномоченного банка и скрепленную оттиском круглой печати уполномоченного банка.
8. Правила приема уполномоченным банком поврежденных денежных знаков иностранных государств, разработанные им на основе условий приема эмиссионными банками указанных денежных знаков, а также денежных знаков, оформление которых отличается от оформления денежных знаков, являющихся законным средством платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы государств), в соответствии с нормативными актами Банка России.
9. Правила приема уполномоченным банком чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте.
10. Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России.
Обменному пункту устанавливается лимит аванса в наличных рублях в пределах лимита операционной кассы банка и лимит аванса в наличной иностранной валюте. Лимит аванса устанавливается приказом по банку либо отдельным распоряжением.
Выдача аванса в наличных рублях и в наличной иностранной валюте производится по расходным кассовым ордерам, бланков платежных документов - по мемориальным ордерам.
Расходный ордер на выдачу аванса в наличной иностранной валюте выписывается с указанием суммы номиналов по каждому виду наличной иностранной валюты и общей суммы рублевого эквивалента, определяемой по курсу Банка России на дату выдачи аванса.
На аванс в наличных рублях выписывается отдельный расходный ордер.
Расходные ордера выписываются бухгалтерией банка в трех экземплярах и подписываются кассиром банка, выдавшим аванс, и получателем аванса (инкассатором или кассиром обменного пункта).
Первые экземпляры расходных ордеров остаются у кассира банка, выдавшего аванс.
Вторые экземпляры расходных ордеров после выдачи аванса направляются в бухгалтерию банка для отражения по счетам.
Третьи экземпляры расходных ордеров направляются в обменный пункт, где помещаются кассиром обменного пункта в документы дня и по окончании операционного дня возвращаются в бухгалтерию банка.
Расходные ордера выписываются бухгалтерией банка на основании описи кассира банка (в случае доставки ценностей в обменный пункт инкассаторами) или на основании заявки кассира обменного пункта (при получении аванса непосредственно этим кассиром).
Наличная иностранная валюта, бланки платежных документов вкладываются в отдельную инкассаторскую сумку.
Наличные рубли вкладываются в отдельную инкассаторскую сумку.
Кассир обменного пункта, получив сумки с ценностями и бланками документов, проверяет соответствие суммы, указанной в описи, сумме, проставленной на ярлыке, целостность упаковки, четкость и соответствие оттисков пломбиров заверенным образцам, расписывается на третьем экземпляре описи и ставит печать обменного пункта.
На обнаруженные при пересчете ценностей излишки или недостачи наличных рублей и наличной иностранной валюты, а также на выявленные неподлинные или неплатежные денежные знаки составляется акт в двух экземплярах, и об этом немедленно сообщается в банк. Акт подписывается кассиром обменного пункта.
Первый экземпляр акта направляется вместе с документами дня в кассу банка для рассмотрения и принятия решения руководством банка. Второй экземпляр акта остается в обменном пункте, где помещается в отдельное дело.
Синтетический учет операций с наличной иностранной валютой и чеками ведется по балансовым счетам 20202 "Касса кредитной организации", 20206 "Касса обменных пунктов", 20207 "Денежные средства в операционных кассах, находящихся вне помещений кредитных организаций" в валюте Российской Федерации. При этом рублевый эквивалент иностранной валюты рассчитывается по действующему официальному курсу Банка России (действие курса с 00 часов до 24 часов по местному времени).
Аналитический учет операций с наличной иностранной валютой и чеками ведется на лицевых счетах, открываемых по каждому виду наличной иностранной валюты, чеков, а также в разрезе внутренних структурных подразделений.
Лицевые счета ведутся на основании приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров и реестров операций с наличной валютой и чеками.
Кассир обменного пункта ведет один реестр операций с наличной валютой и чеками по всем видам операций с наличной валютой и чеками, совершаемых в течение рабочего дня обменного пункта, за исключением следующих операций:
- прием для направления на инкассо наличной иностранной валюты и чеков;
- прием денежных знаков иностранных государств (группы государств) и денежных знаков Банка России, вызывающих сомнение в их подлинности, для направления на экспертизу.
По окончании рабочего дня обменного пункта, при смене кассового работника обменного пункта, при изменении курсов иностранных валют и кросс-курсов, а также при смене календарной даты кассир обменного пункта подсчитывает итоговые данные по сумме полученных и выданных наличной валюты и чеков в разрезе видов операций, наименований наличной иностранной валюты и чеков, распечатывает текущий реестр операций с наличной валютой и чеками, проставляет свою подпись на текущем реестре операций с наличной валютой и чеками. Затем открывается новый реестр операций с наличной валютой и чеками. Реестр операций с наличной валютой и чеками направляется в кассовые документы.
При совершении операций с наличной валютой и чеками, если сумма, на которую она совершается, равна или превышает 600 000 руб. либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 600 000 руб., или превышает ее, в обязательном порядке заполняется: Ф.И.О., адрес местожительства, документ, удостоверяющий личность, и код страны гражданства физического лица.
Суммы наличной иностранной валюты и рублей в реестре операций с наличной валютой и чеками указываются в единицах валюты с точностью до двух знаков после запятой.
Окончанием осуществления операции с наличной валютой и чеками считается передача кассиром физическому лицу наличной валюты, чеков, платежных карт документов, подтверждающих проведение операций с наличной валютой и чеками.
Документ формируется в электронном виде на основании записи электронного реестра операций с наличной валютой и чеками отдельно по каждой операции с наличной валютой и чеками по форме, самостоятельно разработанной уполномоченным банком, с обязательным указанием таких сведений, как:
1. Наименование (полное или сокращенное) уполномоченного банка или его филиала.
2. Регистрационный номер уполномоченного банка или его филиала.
3. Почтовые адреса уполномоченного банка и обменного пункта.
4. Порядковый номер проводимой операции с наличной валютой и чеками, указанный в реестре операций с наличной валютой и чеками.
5. Дата и время совершения операции с наличной валютой и чеками, указанные в реестре операций с наличной валютой и чеками.
6. Код вида операции, указанный в реестре операций с наличной валютой и чеками.
7. Фамилия, имя, отчество физического лица.
8. Наименование, серия и номер предъявленного физическим лицом документа, удостоверяющего личность.
9. Курс (кросс-курс) иностранной валюты.
10. Принято:
10.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.
10.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.
11. Выдано:
11.1. Наличная валюта: код и наименование валюты, сумма.
11.2. Чеки: код и наименование валюты, сумма чеков, количество чеков.
12. Подпись кассового работника.
По усмотрению уполномоченного банка в документе могут отражаться иные сведения.
Документ распечатывается кассовым работником обменного пункта в единственном экземпляре (экземпляре клиента) и подписывается кассиром обменного пункта. Исправления в распечатанном документе не допускаются.
В операционных кассах, осуществляющих операции с наличной валютой и чеками, наличная валюта Российской Федерации и наличная иностранная валюта учитываются на балансовом счете 20202 "Касса кредитных организаций", счете 20202 "Касса кредитных организаций", лицевой счет "Операционная касса, расположенная в кассовом подразделении кредитной организации", чеки учитываются на балансовом счете 20203 "Чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте".
Учет наличной валюты Российской Федерации, наличной иностранной валюты и чеков, находящихся в обменных пунктах, осуществляется в уполномоченном банке на балансовом счете 20206 "Касса обменных пунктов".