Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.[6]
В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.
Нормативной базой для проведения унификации документов являются:
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);
- Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления;
- Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ;
- другие руководящие документы Госстандарта РФ;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в Государственную систему стандартизации РФ.
Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов:
- унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
- единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
- информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;
- группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения,
- обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
- стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
- экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:
· установление ограничительных номенклатур действующих форм;
· создание типовых форм;
· построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
· унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:
· стандартная форма построения,
· приспособление к автоматизированной обработке,
· минимизация показателей,
· исключение дублирования,
· включение всех необходимых для целей управления показателей
Структура унифицированного документа представлена в виде таблицы (таблица 1.1)
Таблица 1.1
Структура унифицированного документа
| Заголовочная часть | Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего) | Характеристика документа (индекс, код по ОКУД) | |||
| Наименование документа | |||||
| Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков | |||||
| Содержательная часть | Заголовок графы таблицы | Заголовок графы таблицы | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Название количественно-суммового основания документа | Значение | Значение | |||
| Примечание | |||||
| Оформляющая часть | Дата заполнения документа | Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа | |||
Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
Документы объединяются в системы документов по функциональному признаку, образуя унифицированную систему документации (УСД) — комплекс взаимоувязанных форм документов, для которых существует фиксированный набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования.
Цели создания УСД:
1. Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов.
2. Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (см. табл.), альбомы форм документов, формуляр-образцы (шаблоны) документов для разработки новых форм документов, а также нормативные и методические материалы по работе с документами.
| Класс УСД | Код ОКУД |
| Организационно-распорядительная документация | 0200000 |
| Первичная учетная документация | 0300000 |
| Расчетно-денежная документация | 0400000 |
| Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций | 0500000 |
| Отчетно-статистическая документация | 0600000 |
| Документация по ценообразованию | 0700000 |
| Документация по материально-техническому снабжению | 0800000 |
| Документация по торговле | 0900000 |
| Документация по внешней торговле | 1000000 |
| Проектная документация по капитальному строительству | 1100000 |
| Единая система конструкторской документации (ЕСКД) | 1200000 |
| Единая система технологической документации (ЕСТД) | 1300000 |
| Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП) | 1400000 |
| Документация по социальному обеспечению | 1500000 |
| Документация по изобретениям и открытиям | 1600000 |
Создание УСД основано на унификации и стандартизации форм документов и схем их документооборот. Стандартизацию документов проводят национальные организации по стандартизации (Госстандарт), а также международные организации по стандартизации ISO, технические комитеты (ТК): ТК 46 «Документация», ТК 68 «Банковские процедуры», ТК 95 «Канцелярские машины», ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации», ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» и др.
· Создание общей модели построения документов (формуляр-обраезц, шаблон формы.
· Сокращение числа форм документов, числа лиц, работающих с документами.
· Ориентация на информационные технологии обработки документов.
· Применение единой терминологии в документах (наименований реквизитов, показателей, типовых текстов, терминов и определений профессионального применения).
· Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты оформляются в виде сборников, трафаретные тексты — в виде наборов бланков).
· Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах.
· Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или ввода.