Отдел государственной службы и кадровой политики
Администрации Президента Республики Казахстан,
Агентство Республики Казахстан по делам
государственной службы,
Комитет информации и архивов
Министерства культуры и информации
Республики Казахстан,
Архив Президента Республики Казахстан
Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих
Рекомендованы
Методическим советом
Комитета информации и архивов
Министерства культуры и информации
Республики Казахстан
протокол № 1 от 23 декабря 2009 года
Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих
Составители: Отдел государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан, Агентство Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан.
Методические рекомендации предназначены для упорядочения личных дел государственных служащих в соответствии с современными нормативными требованиями.
В Методических рекомендациях представлена организация работы по ведению личных дел в государственных органах от издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган до передачи личного дела в ведомственный архив.
В приложениях к Методическим рекомендациям приведены формы личного листка, автобиографии, дополнения к личному листку, внутренней описи.
Методические рекомендации предназначены для использования работниками кадровых служб государственных органов.
СОДЕРЖАНИЕ
| 1. | Общие положения |
| 2. | Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление |
| 3. | Регистрация и оперативное хранение личных дел |
| 4. | Порядок выдачи личных дел во временное пользование |
| 5. | Передача личных дел при реорганизации и ликвидации государственного органа |
| 6. | Сроки хранения личных дел |
| 7. | Оформление личных дел для передачи их на ведомственное хранение |
| 8. | Приложения |
| 9. | Перечень использованных нормативных правовых актов |
1. Общие положения
1. Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих Республики Казахстан
(далее – Методические рекомендации) подготовлены с целью создания методической основы для упорядочения работы по ведению личных дел в государственных органах.
2. Методические рекомендации основываются на нормативной правовой базе в области документационного обеспечения управления и архивного дела.
3. Методические рекомендации предназначены для использования работниками кадровых служб или работниками государственных органов, на которых возложено выполнение кадровых вопросов (далее – кадровые службы).
4. В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия:
1) документ – документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;
2) заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
3) личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о государственном служащем, в том числе его трудовой деятельности, профессиональных, деловых и личных качествах, а также содержащие анкетно-биографические данные государственного служащего.
Оформление личного дела производится в соответствии с настоящими Методическими рекомендациями.
2. Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление
5. На каждого государственного служащего формируется личное дело. Формирование личного дела государственного служащего начинается после издания распорядительного документа о приеме (назначении, переводе) на работу государственного служащего в государственный орган.
6. При назначении на должность или освобождении от должности политических государственных служащих Президентом Республики Казахстан или Правительством Республики Казахстан издается соответствующий распорядительный документ государственного органа о вступлении на должность политических государственных служащих.
7. В государственном органе личное дело ведется в одном экземпляре.
8. В личном деле документы располагаются в следующей последовательности:
1) дополнение к личному листку по учету кадров;
2) личный листок по учету кадров;
3) автобиография;
4) копия удостоверения личности;
5) копии документов об образовании, сертификатов;
6) копии решений о награждении государственными и другими наградами, присвоении почетных и специальных званий;
7) копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;
8) заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;
9) выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приеме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);
10) копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приеме на работу в порядке перевода);
11) справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приеме на работу из кадрового резерва);
12) копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;
13) подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
14) копия аттестационного листа;
15) обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
16) нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);
17) послужной список по форме, утвержденной уполномоченным органом по делам государственной службы.
18) внутренняя опись документов личного дела.
9. В случае продолжения государственной службы в другом государственном органе кадровая служба по требованию государственного служащего выдает ему копии документов, перечисленных в подпунктах 12) - 15) пункта 8 настоящих Методических рекомендаций.
10. Перечисленные в пункте 8 настоящих Методических рекомендаций документы располагаются в хронологическом порядке (по периодам их издания), на каждом документе кадровой службой ставится штамп «Документ из личного дела».
11. Дополнение к личному листку по учету кадров (далее – Дополнение к личному листку) оформляется согласно Приложению № 1 к настоящим Методическим рекомендациям. Дополнение к личному листку располагается в личном деле перед личным листком по учету кадров.
В Дополнении к личному листку указываются данные о государственном служащем и изменения в его учетных признаках, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров при приеме на работу.
В Дополнении к личному листку вносятся записи об изменениях анкетно-биографических данных государственного служащего, характеризующих его профессиональные, деловые и личностные качества, в том числе в случаях:
1) изменения наименования должности, назначения на другую должность, переводе, освобождении государственного служащего;
2) награждения государственного служащего;
3) наложения на государственного служащего дисциплинарного взыскания, снятия взыскания;
4) сдачи декларации о доходах и имуществе в соответствии с Законом Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией»;
5) допуска государственного служащего к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности связано с использованием таких сведений.
12. Личный листок по учету кадров (далее – Личный листок) оформляется согласно Приложению № 2 к настоящим Методическим рекомендациям.
Личный листок заполняется государственным служащим собственноручно. На все указанные в Личном листке вопросы даются полные ответы без сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в документах, имеющих отношение к государственному служащему.
При заполнении Личного листка используются следующие документы (при наличии):
- удостоверение личности;
- трудовая книжка;
- послужной список;
- военный билет;
- документ об образовании;
- документы о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания;
- документы об имеющихся изобретениях;
- другие.
Кадровая служба проверяет полноту заполнения Личного листка и правильность указанных в нем сведений в соответствии с предъявляемыми государственным служащим документами. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новый личный листок, который подшивается в личное дело.