41. Количество листов личного дела указывается в листе-заверителе, который оформляется согласно Приложению № 8 к настоящим Методическим рекомендациям. Лист-заверитель не нумеруется и подшивается за последним документом личного дела.
42. Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом свободного чтения текста.
43. На обложке личного дела указывается наименование государственного органа и его структурного подразделения. В заголовке личного дела пишется полностью в именительном падеже фамилия, имя, отчество уволенного государственного служащего.
44. На обложке личного дела проставляется количество листов в соответствии с листом-заверителем и запись о сроке хранения личного дела следующего содержания:
«Хранить 75 лет ЭПК минус возраст работника на момент прекращения его деятельности в данной организации» или «Хранить постоянно».
45. Передача личных дел уволенных из кадровой службы государственного органа осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел.
Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – в алфавитном порядке фамилий государственных служащих.
Перечень использованных нормативных правовых актов
1. Трудовой кодекс Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251.
2. Закон Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией» от 2 июля 1998 года № 267.
3. Закон Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года № 326-1.
4. Закон Республики Казахстан «О государственной службе» от 23 июля 1999 года № 453.
5. СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях. — Юридическая газета, от 19 ноября 2009 года, № 177.
7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. — Юридическая газета, от 19 ноября 2009 года, № 177.
Приложение № 1
к Методическим рекомендациям по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих
| Фотосуретке арналған орын (4х6) Место для фотокарточки |
Кадр есебі жөніндегі жеке іс парағына
Қ О С Ы М Ш А
Д О П О Л Н Е Н И Е
к личному листку по учету кадров
Тегі_____________________________________________________
Фамилия
Аты_______________________________________________________________________
Имя
Әкесінің аты________________________________________________________________
Отчество
I. Жеке іс парағын толтырғаннан кейінгі жұмысы туралы деректер
I. Данные о работе после заполнения личного листка
| Қ Ы З М Е Т І мекеме, ұйым, кәсіпорын, министрлік пен ведомство атауы қоса көрсетілсін Д О Л Ж Н О С Т Ь с указанием наименования учреждения, организации, предприятия, министерства или ведомства | Мекеме, ұйым, кәсіпорынның тұрған жері (қала, аудан, облыс, өлке, республика) Местонахождение учреждения, организации, предприятия (город, район, область, край, республика) | Қызметке тағайындау туралы шешім Решение о вступлении в должность | Қызметтен босату туралы шешім Решение об освобождении от должности |
II.Жеке іс парағын толтырғаннан кейінгі есепке алу белгілеріндегі өзгерістер туралы деректер
II. Данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка
1. Мемлекет және өзге марапаттарымен наградталуы және құрметті атақтардың берілуі
1. Награждение государственными и другими наградами и присвоение почетных званий
| Қашан наградталды (күні, айы, жылы) Когда награжден (число, месяц, год) | Н е ү ш і н н а г р а д т а л д ы З а ч т о н а г р а ж д е н | Марапаттың атауы Наименование награды | Жазба негіздемесі Основание записи |
2. Жаза қолданылғаны және алынғаны туралы деректер
2. Данные о наложении и снятии взысканий
| Мезгілі (күні, айы, жылы) Дата (число, месяц и год) | Жазаны кім қолданған Кем наложено взыскание | Не үшін (істің мәні) За что (сущность дела) | Қандай жаза қолданылды Какое наложено взыскание | Жазба негіздемесі Основание записи | Жаза қашан алынды Когда взыскание снято | Жазба негіздемесі Основание записи |
3. Табыстар және мүлік туралы декларация тапсыру туралы деректер
3. Данные о сдаче декларации о доходах и имуществе
| Мезгілі (күні, айы, жылы) Дата (число, месяц и год) | Тапсыру туралы белгілу Отметка о предоставлении | Жазба негіздемесі Основание записи |
4. Қызметкердің басқа есепке алу белгілеріндегі өзгерістер
4. Изменения в остальных учетных признаках работника
| Болған өзгеріс мезгілі (күні, айы, жылы) Дата присшедшего изменения (число, месяц, год) | Ө З Г Е Р І С С И П А Т Ы Х А Р А К Т Е Р И З М Е Н Е Н И Я | Жазба негіздемесі Основание записи |
| Жеке іс қағазы тексерілді Личное дело проверено «____»_____________20___ж. Қолы_________________ Подпись | Жеке іс қағазы тексерілді Личное дело проверено «____»_____________20___ж. Қолы_________________ Подпись | Жеке іс қағазы тексерілді Личное дело проверено «____»_____________20___ж. Қолы_________________ Подпись | Жеке іс қағазы тексерілді Личное дело проверено «____»_____________20___ж. Қолы_________________ Подпись |
Приложение № 2
к Методическим рекомендациям по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих
| Фотосуретке арналған орын (4х6) Место для фотокарточки |
Кадр есебі жөніндегі жеке
І С П А Р А Ғ Ы
Л И Ч Н Ы Й Л И С Т О К
по учету кадров
1. Тегі___________________________________________
Фамилия
аты__________________________________________________________
имя
әкесінің аты___________________________________________________
отчество
2._________________________________________________________________________________________________________
тегіңізді, атыңызды, әкеңіздің атын өзгерткен болсаңыз, қашан, қайда және қандай себеппен өзгерткеніңізді көрсетіңіз
___________________________________________________________________________________________________________
если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине изменяли
3. Жынысы________________ 4. Туған күні, айы және жылы___________________________
Пол Год, число и месяц рождения
5. Туған жері________________________________________________________________________________________________
Место рождения (село, ауыл, қала, аудан, облыс, өлке, республика)
(село, деревня, город, район, область, край, республика)
6.Ұлты________________________________ 7. Азаматтық_______________________________________________________
Национальность Гражданство
8. Білімі _______________________________
Образование
| Оқу орнының атауы және оның тұрған жері Название учебного заведения и его местонахождение | Түскен жылы Год поступления | Бітірген немесе шыққан жылы Год окончания или ухода | Бітірмесе, қай курстан кетті Если не окончил, то с какого курса ушел | Қандай мамандық бойынша білім алды По какой специальности обучался | Оқу орнын бітірген соң, кім болып шықты, диплом немесе куәлік нөмірін көрсету керек Какую квалификацию получил в результате окончания учебного заведения, указать № диплома или удостоверения |
9. Қандай шетел тілдерін және ТМД халықтарының тілдерін білесіз _________________________________________________