При оценке просроченной задолженности следует иметь в виду, что у поставщика может числиться кредиторская задолженность своему покупателю – плательщику (частично взыскание с него платежа). На эту сумму нужно уменьшить размер задолженности.
При анализе прочей дебиторской задолженности необходимо иметь в виду, что относящиеся к ней суммы учитываются на различных статьях баланса. Анализируя прочую дебиторскую задолженность, следует рассмотреть те суммы, которые относятся к задолженности за подотчётными лицами по выданным им денежным средствами. При анализе рассматривается давность аванса, выявляются случаи длительного разрыва во времени между получением аванса и их расходованием. Нормальной можно считать задолженность, по которой ещё не истёк срок представления отчётов о расходовании средств.
Задолженность рабочих и служащих за квартплату и коммунальные услуги анализируется путём выяснения просроченных платежей и рассмотрения мер, принимаемых предприятием к их погашению.
В анализе прочих дебиторов находит отражение своевременность платежей рабочих и служащих за товары, приобретённые в кредит. Просроченная задолженность обычно выделяется в балансе отдельной статьёй. В пассиве баланса источником покрытия такой задолженности являются ссуды банка, полученных на оплату товаров и материалов, проданных в кредит. Если из-за несвоевременного погашения рабочими и служащими кредита их задолженность предприятию превышает имеющуюся у предприятия ссуду банка, сумма превышения рассматривается как дебиторская задолженность.
Анализ дебиторской задолженности должен также показать, как осуществляются расчёты по возмещению материального ущерба, начисленного возникшими недостачами и хищением ценностей, в том числе и по искам, предъявленным по взысканию через суд, а также суммы, присуждённые судом, но не взысканные. При анализе выявляют, своевременно ли предъявляются документы в судебно-следственные органы для возмещения ущерба.
Состояние кредиторской задолженности характеризует расчётные взаимоотношения с поставщиками, бюджетом, рабочими и служащими. При проверке сумм, относящимся к поставщикам акцептованным расчётным документам и неотфактурованным поставкам, следует иметь в виду, что их величина во многом зависит от равномерности и объёма поставок в конце отчётного периода, применяемых форм и порядка расчётов и т.д.
У ряда предприятий значительная часть кредиторской задолженности относится к просроченной задолженности поставщика.
При анализе причин финансовых затруднений рекомендуется детально рассмотреть факторы, оказавшие влияние на сохранение собственных оборотных средств, накопления сверхнормативных оборотных остатков товарно-материальных ценностей и возникновение дебиторской задолженности.
4. Особенности документального
оформления расчётов с поставщиками
и подрядчиками.
Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производится на основании заключённых между заказчиками (покупателями) и подрядчиками (поставщиками) хозяйственных договоров. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчётов (условия платежей).
Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о безналичных расчётах в РФ, а по экспортно-экспортным поставкам – в соответствие с правилами международных расчётов.
Условия внутри российских поставок формируются в соответствие с принятыми в стране условиями (франко-завод изготовитель, франко-станция отправления, франко-вагон, франко-станция назначения и др.), определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.
Условия экспортно-импортных поставок формируются на основе международных торговых условий «Инкотермо», установленных Международной торговой палатой. В соответствие с этими условиями чётко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несёт риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче товара. Приобретение материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами. При первом варианте для приобретения материальных ценностей на стороне предприятие назначает своего поверенного. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счёт договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется само вывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика.
При втором варианте (отдаленность поставщика от покупателя, и/или постоянство поставок) поставки осуществляет посредник – транспортное предприятие.
Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдаётся доверенность (ф. №М-2). См. приложение №10. Все доверенности в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности имеется роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.
Поступление сырья, материалов, оборудования на предприятие по второму варианту может осуществляться железнодорожным, автомобильным, морским и другими видами транспорта. Поставка через посредника может осуществляться только при наличии договора – контракта о поставке. Оплата за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными либо на бартерной основе до момента получения материальных ценностей либо после. Это зависит от условий договора (контракта).
По предъявлении доверенности и квитанции, поступившей от отправителя груза, экспедитор может получить груз в багажном отделении железной дороги, в речном порту, в аэропорту или раскредитовать (получить право на вскрытие вагона, выгрузку и приём груза).
Принимая груз, экспедитор должен проверить, нет ли на таре и упаковке следов боя, порчи, а также соответствует ли количество мест поступивших грузов данным, указанным в транспортной накладной. Если при приёмке груза возникнут сомнения в его сохранности (например, будут обнаружены повреждения вагонов, контейнеров, упаковки, отсутствие пломб и т.п.) экспедитор должен потребовать проверки всего груза с целью выяснения его сохранности совместно с представителем (весовщиком) транспортной организации.
При обнаружении недостачи сырья и материалов, боя, повреждённой тары, составляется коммерческий акт в двух экземплярах (один забирает экспедитор), который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации. В её адрес направляется претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция и другие) и предложением возместить сумму убытка. Для предъявления претензий к транспортным организациям законом установлен шестимесячный срок. Транспортные организации в течении трёх месяцев обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своём решении. Если отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двухмесячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки для ответа на претензионное письмо.
По договорённости (после согласования способа оплаты) экспедитор может получить груз непосредственно у поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов (счёт-фактура). См. приложение №12.
Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия.
При доставке автотранспортом, водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом вручает кладовщику один экземпляр товарно-транспортной накладной.
Вместе с поступившим грузом в адрес покупателя поступают сопроводительные документы. При отсутствие таковых (или в случае поступления груза с нарушением договорных условий, или не по назначению) груз принимается на ответственное хранение на забалансовый счёт №002, с сообщением отправителю, если имеются его реквизиты.
На этом счёте материалы, принятые на ответственное хранение, учитываются до тех пор, пока от поставщика не поступят документы или распоряжение о возврате материалов, об их отгрузке в другой адрес или реализации на месте.
За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.
Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определённым требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.