· обеспечивается удаленное подключение к системе;
· предусмотрены стандартные средства повышения производительности труда конечного пользователя;
· предусмотрены интегрированные бизнес-приложения.
Эффективная ЭНС не сводится только к реализации указанных выше принципов. Существенную роль играет то, как эти компоненты работают совместно, каким образом они объединяются в одно целое.
Правильное использование принципов, лежащих в основе ЭНС, будет способствовать росту эффективности затрат органов власти при выполнении всего многообразия своих функций. Это ведет к снижению эксплуатационных расходов на поддержание вычислительной среды и высвобождает ресурсы для расширения предоставляемых услуг.
Существует ряд ключевых компонентов, которые позволяют государственному учреждению при построении ЭНС повысить эффективность своих затрат и более производительно использовать имеющиеся ресурсы:
· совместная работа (обеспечение свободного обмена данными между государственными служащими);
· публикация и поиск (накопление и совместное использование опыта);
· определение порядка действий и отслеживание результатов (анализ ключевых вопросов и выделение приоритетных направлений, таких как работа системы социального обеспечения, управление жилищным фондом, сбор данных о преступности или об уплате налогов);
· анализ данных (переход от накопления сведений к выявлению тех или иных тенденций, например, к выявлению демографических тенденций, анализу характеристик преступности, изучению случаев мошенничества);
· повышение квалификации (подготовка и обучение служащих).
Система ЭНС для государственных служб является надежной основой для обмена данными и совместной работы; она также содержит средства, позволяющие упростить доступ к данным, облегчить их анализ и быстрее предоставлять нужную информацию в ответ на тот или иной запрос.
Вторая составляющая эффективной системы ЭНС тесно связана с достижением высоких эксплуатационных характеристик в широком диапазоне деятельности государственных служб: управлении и финансировании, снабжении и материально-техническом обеспечении, предоставлении услуг и т.д.
Государственные службы, стремясь улучшить процессы выработки решений и свою внутреннюю работу, нередко сталкиваются с трудностями, связанными с большим объемом и сложностью данных, которые поступают из различных компьютерных систем. Для решения этих проблем многие организации создают хранилища данных. Такое хранилище содержит сгруппированную, представленную в унифицированном виде информацию, которая изначально была получена от других систем; оно является основой для принятия решений и анализа данных.
Третьим ключевым компонентом системы ЭНС является создание прочных отношений с населением и деловыми партнерами.
Интернет во все большей степени становится основным способом взаимодействия с населением. Оказываемые через Интернет услуги государственных служб могут предоставляться на дому (для тех граждан, у кого есть собственный доступ в Интернет) или через Интернет-центры, которые либо управляются федеральными или местными органами власти, либо организуются при библиотеках, почтовых отделениях, универсамах. При этом необходимо, чтобы ни один гражданин не оказался ограничен в своих гражданских правах в силу социальных или экономических причин.
Важную роль при оказании помощи государственным службам в обеспечении эффективных и доступных услуг должны сыграть партнеры этих служб. Подобная помощь заключается как в предоставлении технологии для управления средствами передачи данных (такими средствами, к примеру, являются установленные в почтовых отделениях и универсамах компьютеры, которые подключены к Интернету и доступны для всех желающих), так и в разработке и внедрении новых технологий (например, электронных смарт-карт).
Значительная часть расходов государственных учреждений связана с закупками товаров и услуг, а также с материально-техническим и финансовым обеспечением этих закупок. Повышение уровня автоматизации при формировании и проверке заказов и платежей позволит высвободить значительные ресурсы и направить их, вместо выполнения административных функций, на непосредственное предоставление услуг.
В качестве одного из направлений совершенствования договорной работы предлагаем привести систему работы с договорами к централизованной. Выделить в структуре ООО «Торговый дом «Сервис» отдел для повышения эффективности договорной работы и минимизации рисков торговой фирмы путем регламентации и стандартизации процедуры согласования и подписания договоров. Предлагаем также Регламент, являющийся руководящим документом, обязательным для исполнения всеми структурными подразделениями ООО «Торговый дом «Сервис». Регламент определяет единый порядок подготовки, согласования, заключения, изменения или дополнения и хранения договоров, а также права, обязанности и ответственность лиц, участвующих в процессе ведения договорной работы в торговой фирмы.
Регламент должен быть введен в действие Приказом по предприятию после соответствующего утверждения Советом Директоров ООО «Торговый дом «Сервис» и регламентировать права и обязанности сотрудников фирмы при согласовании и утверждении договоров.
Начальник Договорного отдела на основании нижеизложенных критериев принимает решение о передаче договора на согласование, определяет Куратора Договора, Службы компании, у которых Договор должен пройти согласование, контролирует прохождение согласования Договора, контролирует соответствие Договора нормативно-правовым требованиям.
Регистратор Договоров – сотрудник Договорного отдела, который получает все Договоры от начальника Договорного отдела и регистрирует их в базе данных, отвечает за прохождение согласования Договора, оформление замечаний согласующих служб.
Куратор Договора – сотрудник Компании в офисе, который отвечает за заключение и исполнение Договора, действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Куратор Договора является контактным лицом Компании перед Контрагентом и должен владеть всеми вопросами по курируемому Договору. Куратор договора определяется по природе (предмету) Договора.
Владелец бюджета - сотрудник Компании, который является ответственным за расходование средств по строго определенным бюджетам AFE (Авторизация расходования средств). Владельцы бюджетов определяются при подготовке и утверждении Бюджета Компании на год. Владелец бюджета может являться одновременно и Куратором Договора, если он инициирует и непосредственно координирует работу по данному Договору.
Исполнитель Договора – сотрудник Компании, который действует от имени Компании в рамках своих должностных обязанностей. Исполнитель договора инициирует Договор с согласия соответствующего Владельца бюджета и Директора по направлению, контролирует выполнение работ на местах и подтверждает физические объемы выполненной работы. Также Исполнитель Договора ставит согласование на финансовых документах.
Инициатор Договора – это Исполнитель Договора или Куратор Договора или Владелец бюджета, или Директор по направлению, который запросил Договор у Контрагента для рассмотрения и согласования или передал Типовой Договор в адрес Контрагента.
Директор по направлению – Заместитель Генерального директора, отвечающий за определенную сферу деятельности Компании согласно штатному расписанию, а также за действия подчиненных ему сотрудников.
В регламенте следует указать типы договоров, применяемые в работе ООО «Торговый дом «Сервис».
Типовой договор – договор, который содержит стандартные пункты, проработанные службами Компании, и требует меньше времени на его согласование. Кураторы Договоров должны прилагать максимальные усилия для оформления сделок на услуги многоразового характера и закупку ТМЦ по типовым договорам Компании.
Нетиповой договор – договор, который проходит согласование в компании в редакции контрагента. Должен заключаться. Нетиповой договор должен поступать на согласование, как правило, в случаях, когда закупаются технически сложные товары, работы, услуги или контрагент занимает монопольное или доминирующее положение на рынке.
Рамочный договор – договор, заключаемый на осуществление нескольких закупок без согласования тех или иных существенных условий конкретной закупки. При этом конкретные условия каждой закупки определяется Дополнением к договору (дополнительное соглашение, спецификация, заявка и т.д.). Рамочный договор может быть как типовым, так и нетиповым.
Схема согласования договоров.
1-й этап: поступление Договора на согласование.
Куратор должен стремиться к заключению Договора, проект которого разработан и утвержден внутри компании (типовой договор). В случае если на согласование поступает проект Договора, разработанный контрагентом, Куратор с целью заключения договора в форме единого документа должен предпринять все возможные меры для получения копии договора в электронном виде.
Инициатор перед передачей Договора в канцелярию компании обязан получить визы соответствующих Владельца бюджета и Директора по направлению, что подтверждает заинтересованности Службы в заключении Договора и наличие предусмотренных бюджетом компании денежных средств на соответствующую закупку.
Договоры должны поступать в канцелярию ООО «Торговый дом «Сервис» от Инициатора заблаговременно, не менее чем за полтора месяца до начала срока реализации договорных отношений в соответствии с утвержденными Советом директоров компании Производственной программой и Приказом Генерального директора, изданным во исполнение Производственной программы, кроме случаев, когда необходимость заключения договора не могла быть предусмотрена Инициатором при должной степени осмотрительности и заботливости при исполнении им своих должностных обязанностей.