Становление эффективных систем управления технологического развития фондов библиотек происходило в течение всего периода их функционирования.
В библиотечной сфере деятельности технология определяется как «совокупность библиотечных процессов и операций, а также приемов, методов и средств их осуществления, направленных на создание и сохранение библиотечной продукции и выполнение библиотечных услуг» [32, c. 98]. И. С. Пилко предлагает рассматривать библиотечную технологию с двух позиций: 1) как практическую деятельность по производству и предоставлению пользователям библиотеки информационной продукции и услуг; 2) научную дисциплину о технологических принципах, нормах и правилах библиотечной деятельности [59].
На наш взгляд справедливо высказывание И. С. Пилко, в котором утверждается, что «наиболее пытливые исследователи находят крупицы технологического знания о библиотечном фонде в глубокой древности» [60, c. 18]. Действительно, исходя из сегодняшнего осмысления библиотечной технологии, можно констатировать, что первые шаги по организации технологии учета фондов библиотек были предприняты в одной из известнейших библиотек древности – Александрийской. В соответствии с системой классификации Каллимаха художественная литература подразделялась на шесть разделов – эпосы, элегии, ямбы, мелика, трагедии, комедии; а научная литература – на пять: история, риторика, философия, медицина, законодательство. Рядом с названием каждой работы указывались первые несколько слов текста, количество свитков и число строк в каждом свитке [68].
Этот пример свидетельствует о том, что в работе библиотекарей была четкая специализация – учет новых поступлений, работа с фондом, обеспечение сохранности книг, т.е. уже в то время были заложены основы современных технологических процессов и операций, направленных на рациональную и управляемую организацию работы с использованием различных средств (учетных форм, систем сохранности фонда).
Идеи знаменитого немецкого философа, математика, богослова, юриста и историка Готфрид-Вильгельма Лейбница (1646–1716 ), уделявшего особое внимание вопросам организации внутренней работы библиотеки, воплотились в жизнь при работе с собраниями трудов ученых того времени [59].
В начале 1798 г. Гёте подготовил документ, в котором изложил требования к организации работы библиотеки. Основной акцент сделан на обеспечении контроля за сохранностью фонда и за тем, как им пользуются. Особо важной признана необходимость ведения учета новых поступлений и книговыдачи. Гёте ввел четкую систему учета и отчетности работы библиотеки; собирая и анализируя управленческую информацию, принимал решения и вносил изменения, в том числе и в библиотечную технологию учета фонда [42].
Проецируя данную систему на современный этап развития библиотек, можно сказать, что Гёте был одним из родоначальников, заложивших подходы к отчетности и мониторингу основных производственных показателей: комплектования, обработки, учет, расстановки изданий и пр.
XIX век был периодом дальнейшего развития библиотечной теории, совершенствования библиотечной техники и технологии в научных и публичных библиотеках, разработки проблем организации библиотечных фондов. Ведущая роль в исследовании этих проблем принадлежала работникам крупных научных и государственных публичных библиотек. Среди ярких представителей этого периода можно назвать В. И. Собольщикова, В.В.Стасова, И. А. Крылова и других. В. Ф. Одоевский считал, что во главу угла такой библиотеки, как публичная, должен быть поставлен учет фондов, обеспечивающий и их сохранность, и правильное комплектование, и обслуживание.
Важным результатом разработки вопросов формирования библиотечных фондов в 1920-у гг. стало преодоление узкого прагматизма в их решении и негативного подхода к отдельным процессам организации фондов, в том числе и к технологии учета и контроля.
К концу 1930-хгг. в советском библиотековедении активно разрабатывались проблемы комплектования, организации, управления библиотечными фондами, результатом чего явилась публикация трудов и пособий А. Н. Барабанова, В. Н. Денисьева, О. С. Чубарьяна. Ю. В. Григорьев активно исследовал вопросы организации библиотечных фондов.
В 1934 г. Ю. В. Григорьев издал конспект курса "Организация библиотечных фондов", где впервые в истории становления учебной дисциплины «Библиотечный фонд» учету был посвящен один из семи разделов[69].
Проблемы учета в системе формирования и управления библиотечных фондов находят место и в трудах таких видных библиотековедов, как И. М. Фрумин, Ю. Н. Столяров[65], К. Л. Воронько [25]. Изучению этого вопроса посвятила ряд публикаций Н. Е. Мироненко[68].
В ХХ в. вопросам организации учета библиотечного фонда уделялось большое внимание. Научные исследования проводились в рамках совершенствования процесса библиотечного учета, рационализации библиотечных циклов, качеством технологических процессов, научной организации труда (В. Г. Дригайло, Н. С. Карташов, А. В. Кокорев, М. С. Слободяник, И. М. Фрумин).
Учет библиотечного фонда — важнейшее условие его сохранности, контроля за движением документов, составляющих фонд библиотеки. Включение вопроса организации учета в качестве подпрограммы в Национальную программу сохранения библиотечного фонда Российской Федерации свидетельствует о большом значении этого процесса для полноценного функционирования всей библиотечной системы[31].
За годы разработок теории и исследований организации учета библиотечных фондов сложилась определенная система понятий. Понятийный аппарат составляют специальные термины и определения. Основным, ключевым понятием является учет библиотечных фондов. Определение этого понятия на разных этапах развития библиотековедческих исследований претерпевало изменения. Они были обусловлены поисками оптимального определения операций, составляющих процесс учета, и различными точками зрения на этот процесс теоретиков и практиков библиотечного дела. Эти разногласия отразились в официальных документах. Так, ГОСТ 76—96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизаци[6] устанавливает определение термина учет фонда» как - «комплекс операций, обеспечивающих получение точных данных об объеме, составе, движении фонда, его стоимости и являющихся основой финансовой отчетности о фонде и составной частью мероприятий по обеспечению его сохранности». В этом определении совмещено сущностное и ролевое значение учета, что делает его расплывчатым и неконкретным.
Более лаконичное определение учета дано в Инструкции «Об учете библиотечного фонда».
Под «учетом библиотечного фонда» понимается - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[9, c. 243]. Однако и это определение не в полной мере отражает содержательное понятие учета, сводя его к технологическим процессам. Между тем учет представляет собой систему, элементы которой, дополняют друг друга.
Нельзя не согласиться с мнением С.В. Митрофановой, которая считает, что наиболее оптимальным, но не окончательным вариантом является определение, представленное в “Библиотечной энциклопедии”. Согласно данному в ней определению, учет — это система регистрации документов, принятых в фонд библиотеки, и ведения документации о величине, составе и движении фонда по установленным правилам[14, c. 936].
Современная система учета библиотечного фонда осуществляется в целях:
– формирования точных и достоверных данных о всех видах документов, составляющих документный фонд библиотеки;
– обеспечения контроля за движением документов и их сохранностью в соответствии с действующим законодательством;
– предоставления учетной информации органам государственной статистики, другим заинтересованным юридическим лицам, в некоторых случаях и физическим лицам, имеющим на то право;
– последовательности применения установленных единиц учета, не допуская их самовольного изменения;
– соблюдения преемственности в организации учета в целях обеспечения сопоставимости учетной информации.
Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условностей информативная и управленческая функция осуществляется с помощью суммарного (интегрированного) учета, контрольная - индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, поэтому усиливаются контрольные функции учета[47, c. 17].
Объектами учета библиотечного фонда являются документы,
поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы.
Для характеристики доступности документов, их распространенности библиотеки в современной практике осуществляют учет фонда в унифицированных учетных единицах.
Единица учета фонда — условно выделенный единичный документ или совокупность однотипных документов для обеспечения контроля сохранности библиотечного фонда и удобства поиска в нем тре6уемых материалов[53, c.11].
Под отдельной физической единицей необходимо понимать самостоятельный материальный объект, т. е. книгу, журнал, папку, кассету, диск и т. п.
Экземпляр — это оригинал или копия отдельного названия, состоящая из одной или нескольких физических единиц. Эти показатели далеко не всегда совпадают. Так, художественное произведение, изданное в двух томах, может быть представлено в библиотеке в трех экземплярах, т. е. в шести физических единицах (а не в шести экземплярах).