Результаты переоценки БФ оформляются актом комиссии, который является основание для внесения изменений в данные бухгалтерского учета и в КСУ БФ.
Таким образом, переоценка фонда – очень важная и сложная финансовая и учетная операция, которая требует предельного внимания и профессиональной подготовки библиотекарей.
До настоящего времени библиотечные фонды относились к тому виду основных фондов, на которые не начислялась амортизация, т.е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Износ рассчитывается исходя из стоимости основных фондов и нормативного времени нахождения их в эксплуатации. Это положение распространялось не на все типы библиотек и не на все виды документов в фондах библиотек.
17 марта 2009 г. вступила в силу новая Инструкция по бюджетному учету (Инструкция N 148н). Ее действие распространяется на отношения, возникшие с 1 января 2009 г [83].
Одним из существенных изменений, вносимых Инструкцией N 148н является новый регламент учета библиотечного фонда, а именно начисление на него амортизации. Заметим, что в некоторых бюджетных учреждениях (библиотеки, выставочные залы, образовательные учреждения и т.п.) библиотечные фонды составляют большую часть общего имущества учреждений и их стоимость, а также количество экземпляров представляют собой значительные величины.
В настоящее время, как показало исследование, библиотечный и бухгалтерский учет этих ресурсов осуществляется по-разному. Библиотечному учету подлежат все документы, составляющие фонд библиотеки, бухгалтерскому – выборочно, электронные ресурсы, находящиеся в сети, учитываются в порядке их использования, т.е. имеет место нарушение принципа полноты учета. Принцип полноты бухгалтерского учета не соблюдается также в отношении документов, информация которых зафиксирована не только на различных носителях, но и в пределах одного вида документов. Как правило, документы на бумажных носителях, за исключением архивных документов, периодических изданий и обменных фондов, подлежат бухгалтерскому учету. Принимая библиотечный фонд за единую целостную систему, бухгалтерские службы фиксируют стоимость фонда общей суммой. С одной стороны, такое правило упрощает учет и обеспечивает доверие библиотечному учету, с другой стороны, как мы считаем, нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов». Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несут администрация библиотеки, сотрудник в соответствии с должностными обязанностями. В трудовом договоре работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета.
В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке
Таким образом, учет является обязанностью каждой библиотеки, осуществляется в соответствии с библиотечным законодательством, бюджетным законодательством, иными законами и нормативно-правовыми актами государства и инструкциями.
2.2 Регламентация и автоматизация процессов учета библиотечных фондов
Учет библиотечных фондов – составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) [74]. Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.
Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель – предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.
Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.
Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.
На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.
В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» [9]. Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).
Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики [88].
Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.
Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.
В 2006 году в журнале «Библиотека» был опубликован для обсуждения проект новой «Инструкции об учете библиотечного фонда», разработанный коллективом Российской государственной библиотеки [12].
Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.
Электронный учет — учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет — это не самостоятельный вид, а способ ведения учета [64, c. 395].
Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки[78]
Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов[14 с. 155].
Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.