1 Протипожежне забезпечення архіву. 3
2 Експертиза цінності документів. Задачі експертизи. 8
3 Закінчений опис справ постійного зберігання виробничого підприємства «Горизонт». 17
Список Використанної Літератури. 20
У комплексі робіт із забезпечення схоронності документів важливе місце приділяється питанням технології збереження документів. Створення оптимальних умов для їх збереження — головна задача архівістів. Вимоги до схоронності документів у державних і відомчих архівах однакові. Розрізняються лише матеріальні можливості цих архівів. Технологія збереження документів, застосовна головним чином для документів на паперовій основі.
Варто пам'ятати, що документи зберігаються в архіві для того, щоб ними користатися протягом тих термінів, поки вони являють цінність: 3, 5, 10, 25, 40, 75 років, століття. Весь період збереження документи повинні бути захищені від несприятливих умов, псування їх фізичної основи і нанесеного на них тексту, а також від розкрадань і втрат через недбайливість.
Першою вимогою створення оптимальних умов збереження документів є наявність будинку (приміщення), що відповідає по всіх параметрах забезпеченню їх схоронності. Для державних архівів будують спеціальні будинки. За останні 10-15 років кількість спеціалізованих будинків для держархівів значно виросло, причому такі будинки будуються не тільки для центральних державних архівів, але і для держархівів усіх рівнів. Для будівництва використовуються як індивідуальні, так і типові проекти будинків. Частіше застосовуються типові проекти, розроблені для архівів з різним обсягом документів. І індивідуальні, і типові проекти передбачають ряд приміщень, що забезпечують нормальну роботу з документами.
Основні площі будинку приділяються під сховища; вони ізолюються від читального залу й адміністративних приміщень.
Крім них обов'язкові:
а) кімната для прийому і розбору знову поступаючих справ;
б) кімната для документів, уражених шкідниками (ізолятор);
в) робочі кімнати для співробітників у достатній кількості відповідно до санітарних норм;
г) читальний зал з окремою кімнатою для тимчасового збереження документів, а також з кімнатою для читання мікрофільмів, обладнаною довідковою апаратурою;
д) приміщення для знешкодження документів з автономною витяжною вентиляцією, де при необхідності може бути встановлена дезинфекційна камера;
є) кімнати для реставрації і плетіння документів, з них одна маленька, котра може бути використана для варіння клеїв;
ж) кімната для прийому їжі співробітниками і дослідниками (при відсутності спеціальної їдальні чи буфета) і ін.
Будинки держархівів повинні розташовуватися по можливості віддалині від промислових підприємств, що забруднюють повітря промисловими викидами, а також великих водойм, тому що пил, гази (сірчисті, окиси азоту) і зайва вологість негативно впливають на паперову основу і барвники, якими виконані тексти документів.
Знову побудовані будинки обладнаються кондиціонуванням із системою протипилових і протигазових фільтрів чи калориферним опаленням, поєднаним з вентиляцією і зволоженням повітря, що дозволяє звільнити сховища від труб опалювальної системи і тим самим виключити загрозу затоплення документів водою. Стіни сховища повинні бути рівними, оштукатуреними. Підлоги застеляються лінолеумом чи фарбуються олійною фарбою для зручності щоденного вологого прибирання.
Деякі відомчі архіви теж мають спеціально побудовані будинки архівосховищ. При будівництві спеціалізованих будинків для відомчих архівів можуть використовуватися проекти типових будинків державних архівів місткістю 200 і 150 тис. одиниць збереження. Найбільш реальний варіант будівництва спеціалізованих приміщень для архівів — проектування адміністративних будинків, заводоуправлінь і т.д. з урахуванням наявності в них архівних приміщень необхідної ємності. При відсутності спеціальних приміщень під архів приділяються приміщення, які можна пристосувати для сховища. З числа таких варто виключити горищні і підвальні приміщення, а також приміщення, що мають магістральні трубопроводи (газові, водопровідні, каналізаційні й ін.). Наявність трубопроводів немагістрального характеру допускається тільки в сховищах документів короткострокового збереження (3-5 років). Трубопроводи, що знаходяться в сховищах, варто ізолювати.
Сховища повинні бути віддалені від лабораторних, виробничих, складських і побутових приміщень, пов'язаних зі збереженням і застосуванням хімікатів і харчових продуктів щоб уникнути проникнення в сховища шкідливих для паперу хімічних речовин, гризунів і комах.
Приміщення архіву потрібно ізолювати від інших приміщень, щоб вони були недоступні для сторонніх осіб. Архів повинен мати: сховища, робочу кімнату для співробітників, кімнату для роботи дослідників (читальний зал). Якщо архів має на збереженні особливо цінні справи, то для них бажано мати окреме сховище. У сховища сторонні особи допускаються у виняткових випадках і тільки в супроводі співробітника архіву. У неробочий час двері опечатуються і здаються під охорону. Двері архіву оббиваються металевим листом з азбестовою прокладкою, мають міцні замки. На вікнах, якщо їх розташування не виключає доступ ззовні, установлюються розстібні металеві ґрати. Окремо розташовані приміщення архіву обладнуються архівною сигналізацією.
Важлива вимога до технології збереження — обладнання приміщень. У сховище встановлюються стаціонарні металеві стелажі (можливі дерев'яні, оброблені вогнезахищеною рідиною), для збереження особливо цінних справ і облікових документів —сейфи чи металеві шафи. Порядок встановлення стелажів наступний: ширина головних проходів (між рядами стелажів) — 120 см; проходи між стелажами — 75-80 см; відстань між стіною і рівнобіжним їй стелажем — 75 см; відстань між стіною і торцем стелажів — 45 см; відстань від підлоги до нижньої полиці — 20 см, а в цокольних поверхах — 30 см. Стелажі встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами й опалювальною системою. Такий порядок установки стелажів забезпечує щадний температурний і світловий режими зберігання справ.
Стелажі можуть виготовлятися промисловим способом і за замовленням установи. Розміри стелажу: висота — 220-240 см, ширина однобічного стелажу при горизонтальному збереженні коробок чи зв'язок — 35-40 см, відстань між полками по висоті — 40 см; при вертикальному збереженні ширина однобічного стелажу — 25-30 см; відстань між полками — 35 см. В останньому випадку можуть бути використані бібліотечні стелажі, що виготовляються промисловістю.
Якщо приміщення архіву має висоту більш 4 м, то для раціонального використання площі доцільно встановлювати двох'ярусні стелажі з міжярусними перекриттями і зручними сходами із зручними перилами, що забезпечують безпеку робіт.
Для збереження документів великого формату (калік, карт, планів) виготовляють спеціальні стелажі. Кальки можуть зберігатися в спеціальних шафах, що виготовляються промисловістю. Для збереження карт у розгорнутому виді можна влаштовувати спеціальні стелажі - "вішалки", де карти зберігаються в підвішеному стані.
У ряді державних і відомчих архівів застосовуються стелажі системи "компактус". Установка таких стелажів припускає наявність міцних перекриттів, що передбачаються при проектуванні нових будинків, чи спеціально підсилюються при реконструкції і капітальному ремонті приміщень. В іншому випадку це вимагає кваліфікованих інженерних рішень. Застосування стелажів "компактус" економічно вигідно, тому що дозволяє значно збільшити ємність сховищ на тих же площах за рахунок щільної установки пересувних стелажів. Переміщення стелажів у сховищі виробляється механічним способом чи за допомогою електронних пристроїв.
Ефективна експлуатація приміщень залежить від правильного визначення призначення службових приміщень, що допомагає в роботі з документами, і від раціонального розміщення документів у сховищах.
Для зручності і швидкості роботи в сховищах застосовуються відкидні і легкі пересувні столики, стійкі і легкі драбини. У робочій кімнаті встановлюються канцелярські меблі, у тому числі картотечна і канцелярська шафи, а також телефон.
Електропроводка в сховищах допускається тільки схована чи в газових трубах, освітлювальна арматура — напівгерметична; розподільні щити і рубильники, що відключають, встановлюються поза сховищем. Усе це забезпечує протипожежну безпеку. Основним протипожежним обладнанням є вуглекислотні вогнегасники, встановлювані за нормою: один на кожні 50 м2, але не менш двох на кожне окреме сховище. Інше протипожежне обладнання узгоджується з територіальною інспекцією Держпожнадзору.
У кожнім архіві розробляється план евакуації документів при надзвичайних умовах (пожежа, затоплення й ін.). У плані повинна бути передбачена першочергова евакуація особливо цінних документів (якщо вони в архіві є) і справ постійного зберігання.
У випадку проникнення в архів у неробочий час сторонніх осіб наказом керівника створюється спеціальна комісія, що складає про це акт і разом із працівниками архіву перевіряє наявність найбільш цінних справ (особливо цінних, постійного збереження, по особовому складі й ін.). Про пропажу таких справ повідомляється відповідному держархиву.
В архіві категорично забороняється: курити, застосовувати електронагрівальні прилади, легкозаймисті і вибухонебезпечні речовини і зберігати харчові продукти.
Експертиза цінності документів — визначення їх цінності з метою добору на державне збереження і встановлення термінів збереження. Визначення, дане ДСТ 16487 — 83, хоча і точне, але не розкриває сутності цієї роботи. В Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактується ширше, розкриває методологію, якою керується експерт. Експертизою цінності документів називається вивчення документа на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів збереження документів і добору їх для збереження.