Збереження цінних документів (стр. 3 из 3)

Працівникам діловодства необхідно суворо дотримувати вимоги своєчасного оформлення копій документів що відправляються, у першу чергу документів постійного терміну зберігання. Це необхідно для майбутнього використання документів, тому що й у публікаціях, і в посиланнях на підставу при видачі довідок оцінка "незавірена копія" знижує цінність джерела.

5. Юридична сила документу. Цей критерій примикає до попереднього, оскільки юридичну силу мають головним чином правильно оформлені оригінали. Маються, щоправда, деякі категорії документів, у яких юридичною силою володіють і другі, і треті екземпляри (наприклад, різного роду договори, акти), і навіть копії (посвідчення про утворення, акти цивільного стану), і виписки (наприклад, з наказів, рішень), але за умови наявності всіх реквізитів документу. Тому важливо в процесі діловодства правильно оформляти документи, особливо постійного збереження.

6. Дублетність документів. Цей критерій відіграє велику роль при доборі документів на державне збереження в зв'язку з широким поширенням дублетних документів у всіх установах, організаціях і на підприємствах. Дублетний документ — це один з екземплярів документу, розмноженого з оригіналу. Ціль такого розмноження — розсилання установам чи структурним підрозділам документа для підвищення оперативності роботи або для інформації.

Розмножені документи бувають машинописні, у виді ксерокопій, видрукувані на ротаторі, ротапринті, виконані за допомогою іншої множної апаратури і навіть виготовлені типографським способом (переважно для розсилання підвідомчим установам). В останні роки у зв'язку із широким поширенням в установах множної техніки практикується розмноження багатьох одержуваних документів, виконання яких доручається декільком структурним підрозділам чи співробітникам. Це полегшує роботу виконавців.

Якщо при доборі на державне збереження перевага віддається оригіналам чи їх копіям, то для повсякденної роботи в канцелярії й в архіві установи доцільно використовувати дублети. Мова йде головним чином про документи, якими постійно користаються: плани, звіти, накази, особливо по особовому складі. Для того щоб зберегти основні екземпляри цих документів у гарному стані, варто мати дублети, які можна буде знищити, якщо вони будуть не потрібні.

Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів, передбачає в ряді випадків прийом звітів до складу фонду установи-автора й у складі фонду вищестоящої установи з подальшою експертизою в стінах держархиву. Якщо матеріали цих установ передають у різні архіви, то така дублетність у масштабі АФ у даний час представляється доцільною.

7. Поглиненість змісту. Цей критерій застосовується особливо широко при експертизі поточної планової і звітної документації: зміст місячних звітів поглинається квартальними звітами, зміст квартальних звітів поглинається річним звітом; зміст оперативних зведень поглинається за великий відрізок часу; плани квартальні і місячні складаються на основі річного і практично поглинені ним.

Поглинання змісту відбувається і по іншій лінії: звіти структурних підрозділів поглинаються звітом установи, звіти підвідомчих організацій частково поглинаються зведеним звітом по галузі (чи по установах однієї галузі в масштабі району, області).

На державне збереження відбирається зведений документ, що поглинув зміст первинних, що легко зробити в рамках однієї установи. Значно складніше це виконати при рішенні питання про збереження звітів підвідомчих організацій, тому що поглинання відбувається не повне.

8. Фізичний стан документу. Цей критерій — допоміжний і застосовується в окремих випадках. Один з випадків застосування цього критерію — наявність сильна ушкоджених документів, наприклад були залиті водою і злиплись, ушкоджені цвіллю так, що частину тексту зовсім неможливо прочитати. У цих випадках, як правило, встановлюється, чи відносяться ці документи до основного в конкретній установі чи до допоміжного. Ті справи і документи, втрата яких збіднить комплекси документів за визначений період, не дасть можливості в майбутньому історикам всебічно вивчати якусь серйозну проблему, передаються на реставрацію. Ті ж документи, що хоч і містять корисну інформацію, але не є основними, можуть бути виділені для знищення відповідно до критерію фізичного стану.

Варто мати на увазі, що документи особливої цінності повинні зберігатися, як би сильно зіпсовані вони не були: техніка реставрації розвивається, документи, що здавались безнадійно зіпсованими в 30-х роках, тепер відновлюються. Уже на початку 50-х років у Центральній науково-дослідній лабораторії Главархіву СРСР фотографували в інфрачервоних променях архівні документи з цілком вицвілим текстом, і на фотографії текст було ясно видно. Можна припустити, що документи, що не читаються сьогодні, можуть бути прочитані в майбутньому.

Інший випадок застосування цього критерію: сильно зіпсований важливий документ (річний звіт чи огляд діяльності, протоколи і т.п.), а крім того, маються другий і третій екземпляри. У цьому випадку не знищують офіційно оформлений оригінал, а до нього приєднують копію, якою користуються при необхідності.

Розробка критеріїв ведеться давно, вироблялися вони поступово, мінялося розуміння сутності деяких критеріїв, мінялися формулювання і уявлення про цінність найбільш важливих критеріїв. Процес цей продовжується, можливо, з'являться нові критерії, а нині існуючі будуть переосмислені.

3 Закінчений опис справ постійного зберігання виробничого підприємства «Горизонт»

Список використаної літератури

1. Проблеми збереженості документних матеріалів. – Л., 1977.

2. Розробка комплексних норм часу на роботи, що виконуються в державних архівах. – М., 1989.

3. Калакура Я.С. Архівоведення. – К., 1998.

4. Руководство по підтримці температурного режиму в архівосховищах. – М.. 1976.

5. Крайська З.В., Челліні Е.В. Архівоведення. – М., 1996.

6. Вибір технічних засобів обладнання архівів. – М., 1982.

7. Основні правила роботи відомчих архівів. – М., 1986.

8. Архівознавство: конспект лекцій. / Карасьова Г.В. – Запоріжжя, 2003.