Анализ исполнения социально-правовых запросов архива кадровой документации западного административного округа города москвы за период с 2004 по 2006 годы (стр. 3 из 4)
- информационное письмо – официальное письмо архива за подписью руководства, содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу.
Архивные справки, архивные выписки, архивные копии составляются на бланк архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка», «Архивная копия». Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Не совпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных данных не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, изложенных в документе. В этом случае эти данные оговариваются в тексте понятием «так в документе». Следует особо обратить внимание, что фразой «так в документе» оговариваются расхождения, несовпадения и неточные названия, сокращение слов, аббревиатуры, отсутствие имен, отчеств, инициалов или наличие одного из них и т.д., а не цитаты из архивных документов причем данная фраза пишется непосредственно за тем словом (словами, буквой и т.д.), которое поясняется.
В архивной справке не допускаются комментарии и собственные выводы исполнителя. В конце справки допускается указание на номер фонда, описи, дела и листа, но и на вид НСА. Следует различать понятия «сведений не имеется» и «документов не имеется». Первое означает, что в просмотренных документах за запрашиваемый период информация о конкретном человеке не обнаружена, но документы за данный период находятся на хранении в архиве. Второе означает, что интересующих документов в архиве на хранении нет.
При подготовке ответа на запрос о подтверждении работы в особых (вредных) условиях следует просматривать не только приказы и карточки формы Т–2, но и лицевые счета, расчетно-платежные ведомости. В случае отсутствия каких-либо документов (а не сведений), подтверждающих факт вредных условий труда, информация дается в конце архивной справки.
В случае небрежного оформления документов, поступающих в архив, неоднозначного прочтения текста архивных документов, сложностей в текстовом изложении архивного документа, а также в спорных случаях или по просьбе заявителя архив готовит ответ на запрос в виде копий архивных документов.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, прием связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушать начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В случае выдачи копий архивных документов предусматривается составление сопроводительного письма за подписью руководства архива. В нем должна быть ссылка на постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации № 6 и Пенсионного фонда Российской федерации № 19 от 27 февраля 2002 г. Об утверждении перечня документов необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации», которыми допускаются к рассмотрению для исчисления пенсии лицевых счетов, выдаваемые архивными организациями.
Копии документов, выдаваемых архивом, должны быть оформлены в соответствии с «Основными правилами» (п. 8.4.6.5.); на обороте каждого листа должны проставляться поисковые данные документа, на обороте последнего листа проставляются заверительные надписи, все листы копии документов должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителей.
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке структурного подразделения архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации. Готовый ответ подписывается руководством архива (архивная справка и зав. отделом или зав. сектором) на информационном (сопроводительном) письме печать не ставится.
Копия ответа (архивная справка, выписка и т.д.) остается в деле и заверяется исполнителем. При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. На документе проставляется дата подписания документа руководителем архива, а не дата его исполнения и печати.
Справки о начислении заработной платы:
В архивной справке о заработной плате для предоставления в Пенсионный Фонд РФ, сведения даются только за пять лет (60 месяцев). Если необходимы сведения за больший период, то сведения предоставляются в хронологическом порядке, но не более пяти лет на каждом бланке. Сведения о заработной плате включаются в архивную справку, т.к. они приложены в архивных документах: суммирование начислений не допускается.
В случае отсутствия начислений в лицевых счетах, составленных отдельно на каждый месяц, так и на год в архивной справке ставиться прочерк, а в примечании пишется «в лицевых счетах по заработной плате за месяц(ы) начислений нет».
В случае отсутствия лицевых счетов, составленных отдельно на каждый месяц в примечании пишется «лицевые счета по заработной плате за месяц(ы) отсутствуют».
В случае несоответствия отчислений в Пенсионный фонд 1% от итоговой суммы начислений, такие отчисления следует указывать в тексте справки после итоговой суммы начислений в скобках. При этом в примечании дается ссылка на данный факт: отчисления в Пенсионный фонд за год(ы), месяц(ы) указаны в скобках. В остальных случаях отчисления в Пенсионный фонд не указываются.
2.2. Количественный анализ запросов поступивших в архив
В данном разделе проведен количественный анализ социально-правовых запросов исполненных за период с 2004 по 2006 гг. по документам Сектора документов хлебопекарной промышленности Архива кадровой документации Западного административного округа Главного архивного управления города Москвы.
Архив организован в 2004 году в соответствии с Распоряжением Начальника Главархива Москвы «О передаче в ведение Архивов кадровой документации документов находящихся на хранении а Архивных отделах округов».
За указанный период работы сектора, сотрудниками архива исполнено около 800 поступивших запросов социально-правового характера. В соответствии с целью исследования данные показатели были использованы для проведения сравнительного и количественного анализа запросов (Рис. № 1).
Рисунок 1. Соотношение видов социально-правовых запросов в общей
выборке
Запросы о размере заработной платы - 50,7%; о подтверждении страхового стажа работы - 34%; о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда - 3,6%; консульских - 0,4% от общего количества запросов
Данные представленные в диаграмме подробно приведены в отчетной таблице (таб. № 1) по результатам исполнения социально-правовых запросов за 2005 – 2006 гг.
Таблица № 1. Результаты исполнения социально-правовых запросов
| Всего | ||
| 2005 г. | 2006 г. | |
| Поступило за указанный период (запросов) | 415 | 379 |
| Из них: | ||
| о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда | 15 | 14 |
| о подтверждении страхового стажа работы | 138 | 132 |
| о размере заработной платы за период менее 5 лет | 39 | 32 |
| о размере заработной платы за период более 5 лет | 170 | 162 |
| консульских запросов | 3 | 0 |
| Всего выдано документов | 475 | 427 |
| Из них: | ||
| архивных справок | 365 | 340 |
| архивных копий и выписок | 10 | 14 |
| отрицательных ответов | 100 | 73 |
Полученные данные позволяют составить расширенный количественный профиль ответов на запросы социально-правового характера, выдаваемых гражданам и организациям, что является весьма важным для оценки динамики работы сектора архива в целях обеспечения законных прав и интересов граждан. Кроме того, это позволяет сделать вывод об уровне востребованности тех или иных архивных справок, об их качественных особенностях, о степени социально-экономической активности граждан в связи с введением персонифицированного учета пенсионных прав граждан. Полученные данные графически представлена в диаграмме № 1 и № 2.
Диаграмма №1.Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера за 2005 г.* (указано в % от общего кол-ва)
* (за период с 1 апреля по 31 декабря 2005 г.)
1 - 0,7% консульских запросов;
2 - 2,4% архивных копий и выписок;
3 - 3,6% о подтверждении работы в особых (вредных) условиях труда;
4 - 9,4% о размере заработной платы за период менее 5 лет;
5 - 24% отрицательных ответов;
6 - 33,2% о подтверждении страхового стажа работы;
7 - 40,9% - о размере заработной платы за период более 5 лет.
Диаграмма №2.Соотношение выданных документов сектором АКД ЗАО в ответ на запросы социально-правового характера за 2006 г.* (указано в % от общего кол-ва)
* (за период с 10 января по 30 сентября)