1.3 Психологические проблемы
Как видится АСД большинству сотрудников предприятия-заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором.
Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей - они точно знают, что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами.
По мнению руководства, все, что можно ждать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов.
После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться.
И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше.
У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством.
А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД.
1.4 Проблема кадров
Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу?
Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия.
В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию».
К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций.
Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.
ГЛАВА II. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, - это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.
Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.
Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).
На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, - это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.