Функционально-стоимостной анализ систем управления (стр. 3 из 4)

3. Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используют АВС-анализ, который предполагает разбивку элементов объекта на три группы:

группа А — дорогостоящие элементы (детали, узлы);

группа В — элементы средней стоимости;

группа С – элементы низкой стоимости.

Таблица 3

Таблица наибольших разностей стоимости функций

Описание функции	Наименование соответствующего элемента	Относительная разность стоимостей
1. ...	…	…
2. ...	…	…

Таблица 4

Классификация зон сосредоточения затрат

Группа элементов	Доля от общего числа элементов, %	Доля от общих затрат на объект, %
А	5	75
Б	20	20
С	75	5

Для выявления зон наибольшего сосредоточения затрат используют данные расчетов по формуле (2) и данные табл. 3, на основе которых составляют список функций с наибольшими затратами. В этот список включают функции (элементы), которые одновременно имеют наибольшие значения в табл. 3 н наибольшие положительные значения Ri. Кроме того, выделяют функции с наибольшими отрицательными значениями Ri, для реализации которых необходимы дополнительные затраты.

Другой способ выделения зон наибольшего сосредоточения затрат состоит в том, что на основании табл. 3 и 4 составляют два списка таких зон: первый (главный) список включает функции (элементы), которые одновременно вошли в табл. 3 и группу элементов А в табл. 4, второй (дополнительный) список включает функции элементов, которые одновременно вошли в табл. 3 и группу В в табл. 4.

Существует еще один подход выявления зон наибольшего сосредоточения затрат. В соответствии с изложенной выше классификацией функций затраты обычно имеют следующее нормативное распределение:

основные функции 20—30 %;

вспомогательные функции 40—50 %;

ненужные функции 5—10 %.

При оценке функций нередко обнаруживается, что на осуществление вспомогательных функций приходится чрезмерно большая доля затрат (60—70 %), т. е. здесь заложены основные резервы снижения себестоимости.

В результате проведения информационно-аналитического этапа получаем следующую документацию:

· таблицу анализа функций системы управления и ее конструктивную функциональную структуру;

· перечень главных, основных, вспомогательных и ненужных функций;

· список критериев развития, основных показателей и требований, предъявляемых к улучшаемой системе;

· сводную таблицу стоимостей функций;

· список и характеристику зон наибольшего сосредоточения затрат;

· постановку задач по устранению элементов с ненужными функциями;

· постановку задач по удешевлению функций, содержащих излишние затраты;

· список неясных вопросов, возникших при сборе, систематизации и анализе информации, для последующего обсуждения со специалистами;

· перечень и описание возникших идей по улучшению системы управления.

При выполнении информационно-аналитического этапа можно отметить следующие характерные ошибки:

- слабое привлечение знаний и опыта специалистов других служб из-за ложной боязни потерять свой авторитет или из-за нежелания, а иногда и неумения, наладить с ними деловые контакты;

- получение слишком скудного или чрезмерно большого объема информации об исследуемом объекте, на что затрачивается слишком много времени и ресурсов; поэтому следует ограничиваться оптимальным объемом информации, определяемым конкретными целями анализа и временем, оговоренном в плане работы;

- пренебрежение известными правилами делопроизводства; вся собранная и обработанная информация должна систематизироваться и надежно храниться для повторного использования.

Весьма характерной ошибкой является отвлечение на одну из первых идей, возникших в процессе сбора и анализа информации. Идея может показаться интересной, перспективной. Появляется желание заняться ее разработкой и, по существу, прекратить дальнейший сбор и анализ информации. От таких соблазнов следует уходить, не изменяя главным принципам системного анализа.

Функционально-стоимостной анализ системы управления на примере ООО «Литекс».

Рассмотрим пример, иллюстрирующий использование ФСА на втором этапе (пп. 2.1.-2.7.)при решении задачи усовершенствования системы управления предприятием.

2.1. Сфера деятельности ООО «Литекс» - строительномонтажные работы, капитальный и косметический ремонт зданий и сооружений. Основные объекты, на которых «Литекс» ведет работы, находятся в г. Барнауле.

2.2. Так как масштаб деятельности данного предприятия сравнительно небольшой, организационная структура ООО «Литекс» сравнительно проста и может быть схематически представлена данным образом:

Рис. 1. Принципиальная схема организационной структуры ООО «Литекс».

Единоличным начальником данной фирмы является ее генеральный директор. Ему непосредственно подчиняется его заместитель, секретарь, менеджер по финансам, а также бухгалтерия. Заместитель генерального директора отвечает за ход работ на объектах, контролирует работу агентов по снабжению, вспомогательных служб. Агенты по снабжению выполняют заказы прорабов на поставку необходимых материалов, оборудования, инструментов.

По мере необходимости руководитель фирмы создает рабочие группы по решению тех или иных конкретных задач. Подобные задачи обычно возникают в самом начале выполнения заказа, когда нужно оформить необходимые документы, получить разрешение соответствующих инстанций, уладить все юридические аспекты дела, разработать проектные документы, согласовать сметы и т.д. Обычно в рабочую группу входят менеджер по финансам, работник из бухгалтерии и один из прорабов. В зависимости от значимости заказа подобной рабочей группой руководит генеральный директор либо его заместитель.

2.3. Список основных требований к системе управления данным предприятием можно сформулировать таким образом:

- обеспечение работы предприятия без простоев,

- выплата дивидендов учредителям предприятия,

- своевременная уплата налоговых платежей в бюджет, во избежание штрафных санкций,

- обеспечения выполнение заказов, максимально удовлетворяющих запросы клиентов,

Можно выделить следующие критерии развития:

- качество выполняемых работ,

- скорость выполнения заказов,

- затраты на управленческую деятельность.

Теперь выявим функции, которые выполняет каждое звено этой структуры:

Таблица 5

Анализ функций системы управления.(п.2.4.)

Элементы		Функция
Обозна-че-ние	Наименование	Обозна-че-ние	Описание
Г	Генеральный директор	Фг1	руководство фирмой
		Фг2	поиск объектов
		Фг3	взаимодействие с заказчиками
		Фг4	руководство рабочей группой
З	Замес-титель гене-раль-ного дирек-тора:	Фз1	контроль хода выполнения работ на объектах
		Фз2	наблюдение за соответствием строящихся объектов проектным документам
		Фз3	периодический контроль явки рабочих на работу
		Фз4	взаимодействие с заказчиками
		Фз5	распределение заработной платы рабочим, прорабам, снабженцам
		Фз6	периодический контроль деятельности агентов по снабжению
		Фз7	+ руководство рабочей группой
М	Менед-жер по финан-сам:	Фм1	минимизация расходов фирмы
		Фм2	минимизация выплаты налогов
		Фм3	контроль безналичных денежных операций
		Фм4	+ программное обеспечение бухгалтерии
С	Секре-тарь:	Фс1	функции секретаря-референта
		Фс2	функции отдела кадров (прием, увольнение работников)
Б	Бухгал-терия:	Фб1	бухгалтерский учет
		Фб2	выдача заработной платы работникам фирмы
		Фб3	выдача наличных сумм подотчетным лицам
		Фб4	+ юридическая поддержка фирмы
П	Прораб:	Фп1	контроль качества и темпов выполнения работ на одном объекте
		Фп2	контроль наличия достаточного количества материалов и инструментов на вверенном ему объекте
		Фп3	направление заказов в отдел снабжения
А	Агенты снабже-ния:	Фа1	обеспечение выполнения работ на объектах через выполнение заказов прорабов
		Фа2	составление ежемесячных авансовых отчетов
В	Вспом. службы:	Фв1	складирование материалов
		Фв2	хранение техники
Р	Рабочая группа:	Фр1	оформление необходимой для заключения договоров документации
		Фр2	проработка юридических и других сопутствующих вопросов, связанных с выполнением работ на объекте
		Фр3	получение разрешений соответствующих инстанций на проведение тех или иных работ
		Фр4	подряд проектных организаций для разработки необходимых проектов и чертежей
		Фр5	составление смет и т.п.

Примечание: главная функция данной системы – обеспечить выплату дивидендов вкладчикам, основные функции выделены жирным шрифтом, вспомогательные – обычным шрифтом, ненужных функций нет.