Функционально-стоимостной анализ систем управления (стр. 2 из 4)
/. Подготовительный этап
1.1. Выбор объекта и определение целей ФСА.
1.2. Подбор и утверждение состава исследовательской группы.
1.3. Обучение специалистов группы основам ФСА.
2. Информационно-аналитический этап
2.1. Сбор и изучение информации об интересующих затратах, условиях работы и недостатках системы управления.
2.2. Построение структурно-функциональной схемы системы управления.
2.3. Определение списка основных показателей и требований к системе управления, критериев ее развития.
2.4. Анализ и классификация функций структурных звеньев управленческой системы.
2.5. Определение и сравнение стоимостей функций.
2.6. Выявление функциональных зон наибольшего сосредоточения затрат в системе управления.
2.7. Постановка задач поиска более рациональных и оптимальных информационно-технологических решений.
3. Поисково-исследовательский этап
3.1. Поиск улучшенных структурно-функциональных схем системы управления.
3.2. Моделирование улучшенных систем управления.
3.3. Поиск оптимальных параметров улучшенных систем управления.
3.4. Экспериментальное испытание новых систем управления.
3.5. Выбор наилучших вариантов систем управления.
3.6. Оформление результатов в виде схемы организационной структуры предприятия и закрепления за каждым звеном определенных функций, их согласование с заинтересованными подразделениями и утверждение.
4. Разработка и внедрение результатов ФСА
4.1. Составление и оформление необходимой документации (Положение об организационной структуре, Положение о должностных обязанностях, Штатное расписание) и рекомендаций по реализации результатов ФСА с уточнением расчетов эффективности.
4.2. Согласование предложений по п. 4.1 с заинтересованными подразделениями, службами и их утверждение.
4.3. Организация работы по реализации предложений.
4.4. Материальное и моральное поощрение участников разработки и внедрения рекомендаций по ФСА. Оформление отчета о выполненной работе с предложениями по улучшению проведения ФСА.
Особое внимание нужно уделить сбору и анализу информации (2 этап). Для начала необходимо выделить организационную структуру системы управления, определить функции каждого звена, выявить функциональные связи между отдельными звеньями. Следующий шаг - классификация функции (п. 2.4). Функции могут быть распределены на четыре группы: главные, основные, вспомогательные, ненужные.
Главные функции имеют главные элементы системы, их можно обозначить Ф0.
Основные функции относятся к элементам, которые непосредственно обеспечивают работу главных элементов; при исключении любой основной функции главная функция в принципе не может быть реализована.
Вспомогательные функции относятся к элементам, которые делают реализацию основной и главной функции более эффективной, более приемлемой или привлекательной для потребителя и т. п.; при исключении вспомогательной функции работоспособность исследуемой системы сохраняется, но ухудшаются некоторые показатели качества.
Ненужные функции относятся к элементам, которые не играют существенной (или никакой) роли в обеспечении работоспособности объекта и повышении его качества; таким образом, при исключении ненужной функции и соответствующих элементов показатели качества не ухудшаются, а некоторые могут даже улучшаться.
Определение и сравнение стоимости функций (п. 2.5).
Стоимость функций понимается в широком смысле, т. е. имеются в виду любые затраты, связанные с реализацией функций, связанные с реализацией функций.
Существуют два способа оценки стоимости функций. Первый — метод прямого расчета затрат на основании стоимости материалов, операций технологического процесса и т. д. Несмотря на высокую точность этого метода часто не удается (в связи с большой трудоемкостью сбора информации или отсутствием таковой) расчетным путем определить стоимость функций для изучаемого и аналогичных объектов.
Таблица 1,
Сравнение затрат на реализацию функции
| № по пор. | Варианты реализации функции | Показатели затрат | ||||||
| Затраты на заработную плату, Y1 | Затраты времени, Y2 | Затраты материалов, Y3 | Прочие затраты, Y4 | Суммарная стоимость, СУМ(Yi) | ||||
| 1 | Изучаемый объект | 3 | 2 | 5 | 4 | 14 | ||
| 2 | Аналог 1 | 1 | 3 | 3 | 5 | 12 | ||
| 3 | Аналог 2 | 5 | 4 | 1 | 3 | 13 | ||
| 4 | Патент 1 | 4 | 1 | 2 | 2 | 9 | ||
| 5 | Патент 2 | 2 | 5 | 4 | 1 | 12 | ||
В связи с этим чаще используют менее трудоемкий и более универсальный метод экспертных сравнений стоимостей функций для изучаемого и аналогичных объектов. При использовании этого метода для каждой функции заполняют форму (табл. 1), в которой по каждому показателю и для каждого варианта реализации функции устанавливается относительная шкала порядка, т. е. лучшему варианту присваивается стоимость 1, худшему — стоимость т, равная числу сравниваемых вариантов. В табл. 1 приведен пример относительной оценки затрат для пяти вариантов реализации функции, где вариант 4 (патент 1) имеет наименьшие затраты.
Разумеется, набор показателей затрат в табл. 1 для разных функций будет различным.
 |
Самая предварительная оценка затрат, определяемая по табл. 1, равна сумме оценок Yi. Более точная оценка затрат может быть сделана с учетом весовых коэффициентов:
где ki| — весовой коэффициент, принимает значения на отрезке [1, 10]; чем важнее показатель, тем выше вес.
При относительной оценке стоимостей функций важно выделить минимальную стоимость по табл. 1 или формуле (1) и максимальную допустимую стоимость (обычно соответствующую изучаемому объекту). Обе эти величины являются хорошими ориентирами при поиске улучшенных вариантов ТР при выполнении третьего, поисково-исследовательского этапа.
Таблица 2
Сводная ведомость стоимостей функций
| Описание функции | Наименование соответствующего элемента | Наименование показателей затрат (оценка стоимости функции) | Единица измерения | Стоимость функции | |
| мини-мально возможная | макси-мально допустимая | ||||
| 1 ... | 1 ... | 1.1. ... 1.2. ... | |||
| 2 ... | 2 ... | 2.1. … 2.2. ... | |||
Работу по оценке стоимостей отдельных функций оформляют в виде сводной таблицы стоимостей функций, форма которой дана в табл. 2. Следует заметить, что функция может иметь несколько показателей оценки, при этом в табл. 2 приводят только основные показатели.
Оценка функций и установление стоимостных ориентиров в виде минимально возможной и максимально допустимой стоимости функций делают процесс снижения затрат целенаправленным.
Выявление зон наибольшего сосредоточения затрат (п. 2.6).
При выявлении функциональных зон наибольшего сосредоточения затрат в изучаемом объекте можно использовать несколько подходов.
1. После выявления затрат на выполнение функций элементов для каждой из них определяют значимость отдельной функции(Pi) в общем спектре функционирования отдельного объекта.
 |
Далее определяют долю излишних и недостающих затрат
(2)
где Qi — относительные затраты на выполнение функции i-м элементом в процентах. Значение Ri соответствует доле повышенных (излишних) или пониженных (недостающих) затрат по отношению к стоимости изучаемого объекта.
Наибольшие положительные значения Ri соответствуют зонам наибольшего сосредоточения затрат. Если повышение эффективности работы объекта в целом является актуальной задачей, то следует рассматривать наибольшие отрицательные значения Ri повышения эффективности работы i-го элемента.
2. С помощью табл. 2 и 3 составляют таблицу наибольших разностей между существующей (в рассматриваемом объекте) и минимально возможной стоимостью функций, форма которой дана в табл. 3, где относительная разность берется между существующей и минимально возможной стоимостями по отношению к существующей. В этой таблице функции упорядочивают по уменьшению разностей до 5—10 %. Зоны наибольшего сосредоточения излишних затрат соответствуют наибольшим разностям стоимостей функций.