Рис. 2.5. Схема мемориально-ордерной системы
бухгалтерского учета
В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно-материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета и отчетности проводятся инвентаризации материальных ценностей и денежных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49 [16].
Распределение служебных обязанностей в ЦБ № 2 производится по функциональному признаку, т.е. за каждой группой работников или отдельным работником, в зависимости от объема работ, закрепляется определенный участок.
Во главе централизованной бухгалтерии стоит начальник, основными функциями деятельности которого являются:
- кадровое обеспечение бухгалтерии;
- соблюдение трудовой дисциплины коллектива;
- контрольные функции в учете и отчетности.
У главного бухгалтера централизованной бухгалтерии следующие функции:
- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии по исполнению смет расходов на содержание обслуживающих учреждений на основе материальной централизации, механизации и использования прогрессивных форм и методов учета;
- обеспечивает своевременное качественное проведение инвентаризации денежных средств, имущественно - материальных ценностей, расчетов и бланков строгой отчетности в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией;
- составление достоверной бухгалтерской отчетности и предоставление её в установленные сроки и адреса;
- осуществляет контроль за правильным расходованием фонда заработной платы, соблюдением утвержденных смет расходов, штатов, должностных окладов, тарифных ставок;
- ведет книгу “Журнал-главная”.
Общая схема организации бухгалтерского учета ЦБ № 2 представлена на рис. 2.6.
Кроме того в структуре централизованной бухгалтерии предусмотрено три должности заместителя главного бухгалтера, каждый из заместителей имеет свой участок деятельности:
- Первый из них осуществляет контроль и учет расчетов с банком по бюджетным средствам, составляет периодическую и годовую отчетность;
- Второй ведет учет и контроль денежных средств в кассе бухгалтерии, а также расчеты с банками по внебюджетным счетам;
- Третий заместитель главного бухгалтера осуществляет в процессе своей трудовой деятельности учет и контроль в сфере расчетов по заработной плате. Сюда входит тарификация работников школ и детских садов, непосредственно начисление им заработной платы за отработанное время.
Структурное подразделение бухгалтерии представлено следующими группами:
1) материальная группа;
2) расчетная группа;
3) экономическая группа;
4) финансовая группа;
5) группа питания и родительской платы;
6) касса;
7) ревизионная группа.
Учреждения непроизводственной сферы в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают и расходуют различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, топливо, горючее и смазочные материалы, материалы для учебных целей, материалы для научных целей.
Материальная группа – ее основная функция – это осуществление учета и контроля в целях обеспечения сохранности материальной базы обслуживаемых школ, детских садов и прочих образовательных учреждений. На основании первичных документов (товарно-транспортных накладных, счетов по приходу и расходных накладных по расходу, актов на списание, а также лимитно-заборных карт) здесь осуществляется приход товарно-материальных ценностей к учету и их расход (списание). Осуществляется первичный контроль за законностью списания, составляются сводки документов по приходу и расходу.
Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в материальной группе представлена на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и
отчетности в материальной группе
Ежегодно коллектив группы проводит плановую инвентаризацию в обслуживаемых учреждениях, кроме того выполняются и выборочные проверки материальных ценностей. Работники группы также обязаны присутствовать при списании материальных ценностей в учреждениях и входить в состав комиссии, подписывающей акт на списание пришедших в негодность основных средств, материалов.
Итогом работы группы за месяц являются следующие мемориальные ордера:
1) мемориальный ордер № 9 по выбытию и перемещению основных средств;
2) мемориальный ордер № 10 по выбытию и перемещению малоценных быстроизнашивающихся предметов;
3) мемориальный ордер № 13 по расходу материалов.
В квартальной отчетности материальная группа представляет лишь расшифровки по остаткам материалов в кладовых садов и школ.
Годовая отчетность материальной группы представлена следующими типовыми формами:
- ф. № 5 отчет о движении основных средств;
- ф. № 6 отчет о движении материальных ценностей.
Расчетная группа осуществляет начисление заработной платы работникам, обслуживающим учреждения. Первичными документами здесь являются:
табеля учета отработанного времени;
приказы руководителей о принятии и увольнении работников;
приказы об изменении в тарификации.
Используя эти документы работники осуществляют начисление заработной платы, а также производят удержания из заработной платы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Выписывают авансовые ведомости, платежные ведомости на выплату заработной платы Учет автоматизирован. Руководитель расчетного отдела ежемесячно на основании сводных ведомостей составляет мемориальный ордер № 5 "Свод расчетных ведомостей по заработной плате".
Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в расчетной группе представлена на рис. 2.8.
Рис. 2.8. Схема организации и ведения бухгалтерского учета и
отчетности в расчетной группе
Ежеквартально и в годовую отчетность руководитель расчетного отдела дает расшифровку по балансовым счетам: 171 "Расчеты по социальному страхованию"; 187 "Расчеты по исполнительным документам и прочим удержаниям"; 198 "Расчеты по страховым взносам с Пенсионным фондом"; 199 "Расчеты с Фондом занятости населения"; 177 "Расчеты с депонентами".
Кроме того в обязанности руководителя расчетного отдела входит составление и сдача отчетов в пенсионный фонд, фонд медицинского страхования, соцстрах, фонд занятости, в отраслевой профсоюз.
Экономическая группа - занимается разработкой смет расходов учреждений, составляет проекты бюджета на год, используя объемные показатели, предоставляемые руководителями обслуживаемых учреждений. Также на основании тарификационных списков школ и детских садов, работники экономического отдела производят тарификацию педагогических работников.
Схема организации и ведения учетной работы и отчетности в планово-экономической группе представлена на рис. 2.9.
Финансовая группа - занимается учетом расчетов с поставщиками и подрядчиками, выдачей доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, оплаченных безналичной формой расчета. Составляет ежемесячно мемориальный ордер № 6 по расчетам с разными учреждениями и организациями. Также в финансовой группе осуществляется учет и контроль по расходу денежных средств в наличной форме расчета. Учет подотчетных сумм, прием и проверка авансовых отчетов. Составление месячной отчетности, мемориальный ордер № 8 "Расчеты с подотчетными лицами".
Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в финансовой группе представлена на рис. 2.10.
Группа питания и родительской платы ведет учет и контроль прихода и расхода продуктов питания в кладовых и пищеблоках детских садов. Осуществляется обработка первичных документов; по приходу – накладные поставщиков, по расходу – меню-требование.
Схема организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в группе питания и родительской платы представлена на рис. 2.11.
Для составления месячной отчетности предусмотрены мемориальный ордер № 11 по приходу продуктов питания и мемориальный ордер № 12 по расходу продуктов питания. Кроме того в обязанности работников группы входят ещё и следующие:
- проверка соблюдения утвержденных норм расхода продуктов питания при составлении меню-требований;
- ежемесячная проверка остатков продуктов питания на складах и пищеблоках детских садов;
- ежемесячные сверки расчетов с поставщиками продуктов питания.
Ежеквартально группа отчитывается партией составленных сводных смет по питанию детей в возрастных группах в денежном и натуральном выражении. Составляет ежеквартально и годовой отчет по форме № 3 ДС, являющейся сводом всех показателей детского дошкольного учреждения.
Группа питания и родительской платы осуществляет также учет и контроль за питанием детей в школах (завтраки), а также питание детей в группах продленного дня. Первичными документами являются отчеты по питанию учащихся школ, где отражены и месячный состав, и дни питания с приложением к отчету корешков талонов на питание обслуживающей школу столовой, где в каждом талоне кроме указанного количества учащихся ещё отражается и денежная стоимость предоставленного питания. Работники группы осуществляют счетную проверку данных отчетов и составляют ежемесячно мемориальный ордер № 7 по расчетам в порядке плановых платежей.
