Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи. (Рис 1.4.1)
информационная система
внутренний канал внешний канал
ОБРАБОТКА
НАКОПЛЕНИЕ
ХРАНЕНИЕ
ВЫДАЧА
ПРИМЕНЕНИЕ
Рисунок 1.4.1 Информационная система
Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.
В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и предоставления информации.
В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.
Для определения эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности стал использоваться показатель - отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации [4].
1.5 Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации
Во внутрифирменной системе информации используются компьютеры, оснащенные необходимым набором периферии, электронные пишущие машинки, средства телекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации, но прежде всего - ПЭВМ.
В процессе автоматизации управления ПЭВМ используются, преимущественно для:
· разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
· контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
· расчета заработной платы;
· контроля за поступлением заказов;
· анализа данных о сбыте продукции;
· регистрации поступления платежей;
· ведения учета и отчетности.
Важную роль играет использование ПЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ПЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).
Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему [2].
1.6 Система ведения записей
На основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации, разрабатываются системы ведения записей [4]. К важнейшим видам записей относятся:
- расчеты заработной платы рабочих и служащих;
- тексты контрактов и сопроводительная документация;
- тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;
- данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;
- данные для разработки планов и показатели самих планов.
1.7 Программные продукты, используемые на предприятиях
В 1986 году “крохотная” никому не известная компания Microsoft выпускает свою первую программу, текстовый редактор WORD. Никто не предполагал тогда, что через каких то 5-6 лет эта компания станет крупнейшей в мире по производству и разработке программного обеспечения. Сейчас ни одна фирма не обходится без таких программных продуктов как Access, Word, Excel и т.д., все эти продукты объединены в один программный пакет MS Office. Программный пакет MS Office наиболее подходит для организации работы в любой структуре, будь-то крупная фирма или же мелкое частное предприятие, в ней сочетаются лучшие средства для управления, делопроизводства, финансов, бухгалтерии предприятия. В данной дипломной работе предложен метод оценки экономической целесообразности производства ПЭВМ с помощью электронной модели, созданной с помощью одного из компонентов MS Office программы MS Excel (электронные таблицы).
2. ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MS EXCEL ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ МОДЕЛИ
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились версии 7.0 и выше, которые содержат много дополнительных возможностей [11].
К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.
Следует также упомянуть о различных помощниках (Ассистентах), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если существует более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются в основном комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одним из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач [10]. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц. Кроме этого, следует назвать следующие важные новшества программы Excel:
- менеджер файлов, который выдает подробную информацию о всех файлах;
- диалоговые окна-регистры;
- отдельная пиктограмма для форматирования;
- появление механизма Drag & Plot, предназначенного для быстрой активизации диаграмм.
2.1. Управление файлами
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам, что повышает эффективность их обработки.
Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New.
На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book (Книга) с добавлением текущего порядкового номера.
Загрузка рабочего документа.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле FileName. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.
Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save. После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ & % ( ) -), хотя это и не запрещено. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.
Автоматическое сохранение.
Вызовите директиву Add-Ins... из меню Tools, с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором должна появиться директива AutoSave... Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может задать интервал времени между моментами сохранения. Кроме того, в этом окне можно определить, должна ли программа выдавать запрос на сохранение и нужно ли автоматически сохранять все документы или только активный документ.
Создание резервных копий.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву SaveAs... из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится следующее диалоговое окно, имеющее название SaveOptions. В этом окне нужно включить опциональную кнопку AlwaysCreateBackup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.