Судя по статьям Судебника, русской канцелярии середины ХVI в. хорошо известны такие документы, как Жалобница –"официальное заявление о противоправных действиях должностного или частного лица, в отношении жалующихся и с просьбой о восстановлении его прав и защите", Кабала – "документ, устанавливающий имущественную зависимость одного лица от другого; документ о денежном долге, долговое обязательство", Крепость –"обобщающее название Кабал и Кабальных записей", Отпись –"расписка в приеме денег, возвращаемого долга", Приговор –"отдельный документ или часть документа, содержащие судебные или административные решения облеченных властью лиц", Речи – "протокол, дословная запись показаний определенного лица" и др. Судебники, безусловно, оказывали серьезное регламентирующее воздействие на жизнь русского государства, на его управление, но они не ставили своей задачей охват всех ситуаций, которые могли потребовать составление документа. Ни Судебники, ни другие законодательные акты не предписывали правил деятельности канцелярии, правил составления документов. Случаи упоминания отдельных документов в Судебниках исключительно важны, но задачи реконструкции документных жанров в их возможном разнообразии требуют использования и других источников.
Архивные материалы свидетельствуют, что в начале ХVI в. появляются новые тексты организационно-распорядительной и учетной документации. Среди них часто встречается Отписка в значении "документ служебной переписки между местными канцеляриями". Обиходным делом становится составление разного рода Смет – "документов, содержащих учетные и расчетные данные".
В ХVI в. начинает функционировать в качестве канцелярского документа текст с названием Память, до этого времени употреблявшийся лишь в бытовом обиходе и имевший значение личной памятной записки. Памятью в начале ХVI в. могли назвать и документ, представлявший собой духовное завещание и именовавшийся Рукописанием, или Духовной, или Вкладной, или Данной. На фоне текстов такого плана в середине ХVI в. формируется Память как документ, представляющий собой распоряжение, предписание старшего по положению липа (а вскоре и учреждения) на конкретные действия своим подчиненным.
Со второй половины ХVI в. в связи со значительным территориальным ростом русского государства острее ощущается потребность в передаче распоряжений по организации внутренней жизни страны, по передаче распоряжений в пространстве. До этого в пространстве передавались преимущественно междукняжеcкие или междугосударотвенные договоры и иные подобные акты: Ряд, Докончание, Укрепление, Целование, Ярлык, некоторые Грамоты. Большинство же прежних распоряжений было предназначено для передачи во времени: Заповедь, Завещание, Рукописание, Душевная грамота, содержащие сведения по разделу владений Книги, Крепости, Крепи, Кабалы; другие же тексты имели постоянное временное действие и значение: Правда, Судебник, Судница и некоторые другие.
В ХVI в, появляются документы, относящиеся к разъездам по территории государства в связи со служебными поручениями. Командируемому вручался Наказ, содержащий предписание о том, что нужно сделать или как поступить в том или ином случае. Если командированный выезжал для проведения следствия по какому-либо делу, то на основании расспроса местных людей он составлял Обыск – целый суммарный отчет о выяснении вопроса, о проведенном следствии. Обыск составлялся на основании отдельных Сысков, излагающих результаты выяснения, исследования конкретного самостоятельного дела иди вопроса. По возвращении командированный представлял в направлявший его приказ письменный Доезд – отчет о выполнении административного поручения, связанного с поездкой вне места службы.
Увеличение территории и всего государственного хозяйства потребовало новых учетных и отчетных документов. В это время значительно растет число разного рода Росписей, употребляющихся для перечисления вещей, денег, документов; Роспись могла представлять собой списочный состав служилых людей; Росписью называлась смета, примерный расчет расходов или предстоящих дел; в жанре Росписи составлялись разнообразные списки, перечни земель, укреплений и многого другого подобного.
Приведенные примеры указывают на особенно характерный для XVI века процесс смысловой специализации близких по теме документов. Другое ярко выраженное явление этого периода - дифференциация словесно-семантической структуры деловых текстов, получающая отражение в композиции текста, его формуляре. Так, некоторые похожие на Роспись виды документов приобретали право на самостоятельное существование со своим собственным именем. Например, Десятня большей частью текста тоже представляла собой список, но это был "списочный состав людей в территориальных подразделениях". Несколько отличался и формуляр Десятни: в начале текста сообщалось, кому, за что и в каком количестве полагается денежное жалование, а уже затем следовал описок служилых людей. Отчасти сходны с Росписями появившиеся на рубеже ХVI-ХVII вв. документы с названием Перечень – "перепись людей, опись предметов, составленные по определенному признаку" (1618 г.); Список в значении документа о людском составе воинского или административного подразделения, где все лвди перечисляются поименно (1563 г.); Реестр – "перечень, краткая опись людей, предметов, документов" – но у этих документов нет полного совпадения ни в содержании, ни в формуляре. Роспись, например, представляла собой по сравнению с Реестром более подробное описание людей, предметов, документов.
В период укрепления Русского централизованного государства задачи деловой письменности все усложняются, а функции ее расширяются. В XVI в. и особенно во второй его половине резко увеличивается число различных Книг, при помощи которых учитываются, регистрируются факты по разным вопросам.
Учет различных сведений в Книгах был свойствен и канцелярии ХV в. Так, сохранилась за 1467 г. Ямская книга, в которой записывались совершенные ямщиками по государственной надобности поездки. Существовали Крестоприводные книги (1497г.), Писемные книги (1499 г.). Казенные книги (1515 г.) и некоторые другие по сравнительно частным вопросам. Общими же для всей территории Русского государства явились Писцовые книги как результат описаний крестьянских дворов и земельных угодий в каждом владении. С середины ХVI в. описание земель сочетается с отделом части земли новым владельцам – это фиксируется в Писцовых и отдельных книгах (1555 г.). В период между общими описаниями появляются Приправочные книги (1555 г.) и Дозорные книги (1572г.), фиксировавшие изменения в состоянии прежде описанного хозяйства.
Тематика Книг II половины ХVI в. весьма разнообразна: Верстальная (1566 г.), Записная и отводная (1569 г.). Вотчинная (1571 г.). Обыскная пустошная (1573 г.), Оценная (1576 г.), Даточная (1582 г.); особенно много разновидностей Записных книг, в которых канцелярии регистрировали различные Кабалы, Порядные, Ссудные, Купчие записи и т.п.
Из новых наименований документов конца ХVI в. назовем Отпуск в значении документа с приказанием отправиться куда-либо. Слово Отпуск было известно русской администрации и раньше, но в ХVI в. оно называло не текст, а действие, регулируемое дипломатическими правилами: отсылку иностранных представителей в свое государство.
В условиях завершения государственной централизации пересматриваются прежние права на владение, сохраняются или отменяются пожалования на поместья, владельцы уточняют свои права на вотчины. По этой причине очень распространилось употребление специфических вторичных деловых текстов - Выписей, удостоверяющих существование подлинного текста целого документа, преимущественно Книги, Выписи функционировали как самостоятельные документы: такова, например, была роль Выписи с писцовых книг (1500 г.). Разъезжей выписи (I5I8-I9 гг.). Выписи с таможенной книги (1521 г.). Отдельной выписи (1562 г.), Данной льготной выписи (1564 г.). Межевой выписи (1589 г.), Оброчной выписи (1593-94 гг.) и др.
Необходимость подтверждать свои права на владения, имущество породила и специальный реквизит документа, продлевающий, усиливающий его верительные качества. Этот реквизит, располагаемый под основным документом, назывался Подписью или Подпиской и приравнивался к самостоятельному документу.
В бытовом значении начинает употребляться в начале ХVII в. слово Договор. Если раньше таким документом фиксировались соглашения об установлении определенных правоотношений между княжествами, государствами, то теперь акт с таким названием утверждает взаимные обязательства между частными липами.
С первой половины ХVII в. происходит все большая "демократизация" документов в том смысле, что ими оформляются теперь в волостных, посадских, земских избах решения групп людей одного социального положения, "мира". Так, распространяются Мирские приговоры – своеобразные договоры между неофициальными лицами с общим решением по определенному вопросу. Появляется жанр Выбора. Первоначально это слово встречаем в упоминаниях в смысле права избрать из своей среды должностных лиц. В первом из подлинных документов видим, как избирают из "лучших торговых людей" помощников писцу и подьячему, а в следующем избирают уже самого подьячего. Интересно, что для называния документа этого же жанра, но содержащего просьбу о поставлении своим руководителем духовного лица, употребляется слово Излюб – с приставкой церковнославянского происхождения.
В первой половине ХVII в. завершается формирование русской документной системы, во второй происходит дальнейшее ее совершенствование, главным образом за счет появления документов со сложными терминологическими названиями: Статейная речь (1645-46 гг.), Установленный договор (1649 г.), Родословная роспись (после 1659-60 гг.). Похоронный обыск (1666 г.). Приемная расписка (1678 г.), Свободное письмо (1688 г.) и мн.др. Отмечается дальнейшая дифференциация значения определяемого слова (называющего жанр) или основного определения к нему, выражающаяся употреблением второго или даже третьего определения: Таможенная выпись (1623 г.), Отпускная таможенная выпись (1705 г.), Таможенная зачетная выпись (1715 г.), Проезжая память (1629 г.). Проезжая подорожная память (1699 г.).