Принципы составления коммерческой переписки (стр. 2 из 4)
Следующее письмо - это письмо-запрос(Прил.3).В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации обобъекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, срокипоставки, качество и другие характеристики товара. В коммерческой, перепискесоставленной в этой работе письмо-запрос используется для выясненияфирмой-потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партииинтересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.
Третье письмо - это ответна запрос(Прил.4). Ответ на запрос в значительной степени зависит отсодержания самого запроса. В случае, например, если в запросе содержаласьпросьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос можети не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержатьконкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьбаприслать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительнымписьмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемыеданные, как и происходит в нашей переписке.
Если в коммерческойпереписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров покаким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средствсообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание(Прил.5). Содержание и тон письма-напоминания зависит от того, насколько важныдля предприятия сведения или действия, задерживающиеся в связи с отсутствиеминформации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержатьодну или две части. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственнонапоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшегоотсутствия вестей от партнера. В том случае, если информация не является важнойили если никаких обязательств еще и не было, то вторая часть письма опускается.В приведенной ниже переписке письмо-напоминание написано без второй части таккак обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письмазаинтересованы в сохранении партнерских отношений с получателями.
Следующее письмо - этописьмо, отправленное в ответ на напоминание, письмо-просьба(Прил.6). Этоконечно, не значит, что на напоминания надо отвечать всегда просьбами - письмопросьба посылается в тех случаях, когда необходимо изложить какую-либо просьбуот лица предприятия или организации. В данном случае письмо-просьба являетсякак бы дополнением к запросу, то есть в ней содержится просьба прислатьдополнительную информацию о товаре и образец. Также там содержится просьба опредоставлении скидки и гарантий поставки.
Ответ на просьбу взначительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может бытьлюбое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбугарантировать поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтомуответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо(Прил.7)Гарантийное письмо в общем случае содержит подтверждение определенных обещанийили условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуацииона содержит подтверждение сроков поставки и скидок.
Письмо-заказ(Прил.8) - это вид делового письма,содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенныйтовар в определенном количестве, при оговоренных условиях. В нашем случае этообращение к продавцу, содержащее просьбу поставить компакт-диски на ранееоговоренных условиях в количестве 4000 штук.
Ответом на заказ(Прил.9) в общем случае можетявляться, подтверждение заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможносопроводительного письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказпринят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п.Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам невысылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работетакого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердыегарантии относительно сроков и условий поставки.
В связи с условиями,гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трехдней с момента получения заказа. Поэтому компакт-диски высылаются с приложениемк ним сопроводительного письма(Прил.10). Сопроводительное письмо исоставляется при отправке адресату каких-либо документов или материальныхценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают себя только в томслучае, когда они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъясненияпо поводу присылаемого. Но в приводимом здесь случае сопроводительное письмоиспользуется в двойном качестве - с одной стороны, это сопровождение партии компакт-дисков,с другой - сопровождение дополнительных каталогов выпущенных и планируемых квыпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельностисопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполнеуместно.
Письмо-подтверждение (Прил.11) служит для подтвержденияполучения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случаефирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара иотсутствия претензий по качеству.
Коммерческоепредложение или оферта(Прил.11) посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю овозможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также можетпосылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая.Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальнымпокупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороныпродавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавцапоставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме.Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенноговремени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количествотовара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срокдействия оферты и т.д.
Ответы на оферту могут содержать различные сведения.Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающийего согласие, именуемый в таком случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракти заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения,то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласенсо всеми ..... до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условийили не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылаетсяпредложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-занизкой популярности этого исполнителя (Прил.11).
Заключение
В данной работе былирассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определенияи области применения каждого делового письма; была описана хозяйственнаяситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описаннойхозяйственной ситуацией. Также была написана коммерческая переписка, содержащаядвенадцать писем, расположенных в таком порядке, чтобы в наибольшей степениудовлетворять выбранной хозяйственной ситуации.
Все вышесказанноепозволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.
Список использованных источников
1. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческийсловарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.
2. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа,1994, 231 с.
здесь схема переписки
Приложение 2
 |
EMI France Ltd.,
60, boulevard Lefebvre,
F75732 PARIS CEDEX 15
Tel. (1) 48 56 51 00, Fax (1) 48 56 51 01,
Telex : LCPARI 20000361
ILR/AR 001 1996 05 27
ООО “Арт Компакт”
Россия,
Москва,
Саратовская 567,
410000
Уважаемые господа:
[Новый компакт-диск группы Queensryche]
Нам стало известно,что ваша фирма проводила исследования спроса на лазерные компакт-дискиразличных исполнителей, которые показали устойчивую популярность группыQueensryche.
Какэксклюзивные дистрибьюторы фирмы EMI в Восточной Европе мы рады предложить вамсвои услуги. В 1996 году выходит новый альбом группы Queensryche. Его выпускпланируется осуществить в июне этого года. Мы надеемся, что эта информациязаинтересует вас и позволит прислать конкретные сведения о ваших интересах вэтой области.
ИскреннеВаш
Нач. отд.продаж Jaques L. Roches
EMI France Ltd.
Приложение 3
 |
ООО Арт Компакт,
Россия, Москва,
Саратовская 567,
Тел. (095) 485 65 00, (095) 485 65 01
Факс (095) 485 65 01
ВВВ/АБ 001 1996 05 30