Обов'язково копії планів надсилаються до Мінюсту України, плани підвідомчих підрозділів передаються до начальників управлінь.
Управління юстиції є багато структурним органом координація роботи в якому здійснюється керівництвом управління відповідно до посадових інструкцій, затверджених начальником управління , як правило з урахуванням зонально-предметного принципу.
Для ефективної праці управління необхідно узгодженість роботи відділів, а особливо при плануванні роботи; при виконанні наказів вказівок Мін'юсту України, Державного секретаря Мін'юсту України та його заступників; при організації та проведенні виїздів у міста та райони з метою перевірки надання практичної допомоги, вивчення та впровадження позитивного досвіду роботи;
при підготовці методичних та інструктивних матеріалів з питань, віднесених до компетенції управління; при підготовці завдань підвідомчим органам юстиції, узагальнені практики застосування законодавства з питань, віднесених до компетенції управління, вироблення пропозицій по удосконаленню законодавства; при здійсненні заходів по підвищенню ділової кваліфікації працівників органів та установ юстиції.
Координація роботи підрозділів з питань вирішення яких потребує комплексності, здійснюється керівництвом управління згідно до наказу про розподіл між ними обов'язків.
Оперативна взаємодія забезпечується фахівцями відділів під керівництвом та контролем керівників структурних підрозділів.
Управління юстиції може надсилати різноманітні завдання та доручення, до нищестоячих управлінь наприклад витребування довідок, звітів та іншої інформації дані доручення називаються завданнями до управлінь юстиції. Дані завдання надсилаються до управлінь згідно плану роботи обласного управління юстиції.
Завдання готуються структурними підрозділами негайно після затвердження плану та надсилаються на місця не пізніше 10 днів до встановленого терміну виконання. Завдання необхідно чітко формулювати надаючи методичні рекомендації, встановивши термін виконання з врахуванням того, щоб реалізація матеріалів була закінчена у термін встановлений планом.
Завдання також надсилаються за вказівкою Мінюсту України у окремих випадках поза планом за вказівкою начальника обласного управління згідно до постанови колегії.
Оперативний контроль за своєчасністю та якістю виконання завдань та доручень здійснюється відповідними начальниками відділів. У випадках порушення виконавчої дисципліни з'ясовуються причини та вносяться пропозиції до відповідальності винних працівників.
У своїй роботі управління має справу з різноманітною документацією, що потребує розгляду посадовими особами управління. На розгляд начальника управління передаються доручення Мін'юсту, державного секретаря Мін'юсту та його заступників, документи які надійшли від керівників Верховної Ради України, голів постійних комісій Президента України, керівників Адміністрації Президента, Прем'єр Міністра України та членів уряду, голови обласної держадміністрації та його заступників, голови обласної Ради, керівників обласних відомств інші найбільш важливі документи адресовані на його ім'я та передбачені діючим законодавством.
Первинні звернення громадян, а також скарги на дії підпорядкованих працівників розглядають начальники структурних підрозділів управління.
Керівник управління або структурного підрозділу зобов’язаний розглянути документ не пізніше наступного дня з моменту реєстрації, а термінові –негайно у накладеній резолюції повинна бути ясна та вичерпна вказівка про порядок, характер і термін виконання, про необхідність витребування матеріалів або виїзди на місця та інше. У випадку прийняття іншого рішення питання в обов'язковому порядку узгоджується з керівником, який вчинив первинну резолюцію про, що робиться відмітка на документі.
Проходження документа з резолюцією з часу її накладання керівниками та безпосереднього виконання не повинно перевищувати одного дня.
Бувають випадки коли виконання документу доручається кільком підрозділам або посадовим особам то документ передається відповідному виконавцю вказаному в резолюції першим, який несе відповідальність за виконання та організовує перевірку або іншу роботу з документом у повному обсязі, при необхідності знімає копії або робить виписки та передає керівнику відповідного відділу.
Документи, які подаються на підпис начальнику управління візуються виконавцями, начальниками структурних підрозділів, а також відповідними заступниками відповідаючими за діяльність того чи іншого підрозділу.
Київське обласне управління юстиції готує документи щодо пропозиції про внесення змін та доповнень в діюче законодавство ці документи візуються начальником відділу правової освіти методичного керівництва юридичними службами та довідково-кодифікаціїної роботи, а також керівниками відповідних структурних підрозділів.
Відповідальність за терміни виконання та якість підготовки документів покладається на виконавців, начальників структурних підрозділів, заступників начальника управління.
В управлінні також діє відповідальність за несвоєчасне оформлення та відправлення адресату документів, яка накладається на спеціаліста відділу звернень громадян, документування та контролю який приймаючи документ на відправку зобов'язаний на копії поставити дату одержання і підпис.
Управління юстиції здійснює такі основні функції – організовує виконання наказів та доручень Міністерства юстиції України, Державного секретаря Мін'юсту України та його заступників; організація взаємодії з Верховною Радою України, центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування, а також обласною радою та облдержадміністрацією; організація прийому громадян; питання методичної роботи, вивчення розповсюдження позитивного досвіду роботи; організація виїздів у міста та райони інші функції.
В період проходження магістерського стажування в управління я детально ознайомилася з умовами та порядком прийому громадян. Отже прийом громадян в обласному управлінні юстиції здійснюється щоденно з 9.00 до 17.00 годин, згідно затвердженого графіка. Організаційне забезпечення щоденного прийому громадян здійснює начальник відділу звернень громадян, документування та контролю.
У випадку звернення на прийом громадян та юридичних осіб з питань, які не входять до компетенції органів та установ юстиції, працівники апарату зобов'язані надавати чіткі кваліфіковані роз'яснення про порядок розгляду таких звернень посилаючись на діюче законодавство з вказівкою органа, до якого необхідно звернутися.
Письмові звернення громадян приймаються для вирішення в апараті обласного управління юстиції, як правило при наявності (пояснення) з підвідомчих органів, установ юстиції.
Виходячи з конкретних обставин спеціаліст відділу звернення громадян… за узгодженням з керівниками підрозділів приймає для вирішення безпосередньо в апараті скарги громадян і при відсутності у них відомостей з підвідомчих органів, установ юстиції.
У випадку направлення громадян у відділи, надалі організація прийому та облік покладається на керівників структурних підрозділів, які зобов'язані проінформувати спеціаліста відділу звернень громадян, документування та контролю для обліку, реєстрації та контролю.
Начальники відділів зобов'язані оперативно реагувати на звернення громадян відносно неналежного прийому у відділах, скарг з цього питання передавати керівництву управління.
Начальник управління здійснює прийом у випадках, якщо рішення за скаргою прийнято одним з його заступників, а також виходячи з характеру звернення, з яким звернувся громадянин.
Начальники структурних підрозділів забезпечують своєчасний розгляд скарг, звернень громадян з прийому, доручення підвідомчим органам та установам юстиції. По результатам вирішення звернень громадян у встановлений законом термін надсилається чіткі вмотивовані відповіді з посиланням на законодавчий акт та роз'яснення порядку оскарження прийнятого рішення.
Відповіді до скарги з особистого прийому керівництва управління надаються керівниками, які здійснюють прийом. Начальник відділу звернень громадян… забезпечує належну організацію прийому та розгляду звернень щоквартально передає статистичний звіт з обліку звернень заступнику начальника управління згідно розподілу функціональних обов'язків.
Київське обласне управління юстиції відповідно до покладених на нього завдань:
- бере участь у забезпеченні реалізації державної правової політики, державної політики з питань громадянства, міжнаціональних та міграційних відносин;
- узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його повноважень, готує пропозиції щодо вдосконалення законодавства, проведення в Україні правової реформи та подає їх до Мінюсту;
- здійснює відповідно до законодавства реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та комітетів Автономної Республіки Крим, обласних Київської, Севастопольської міських державних адміністрацій, їх управлінь, відділів інших структурних підрозділів, а також місцевих органів господарського управління і контролю, що зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, веде реєстр цих актів;
- сприяє розвитку юридичних послуг з метою реалізації прав , свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб, здійснює у випадках передбачених законодавством, державну реєстрацію юридичних осіб, організовує у встановленому порядку в системі органів юстиції надання громадянам і юридичним особам додаткових платних послуг правового та технічного характеру;