полутора страничках машинописного текста, а еще лучше – на одной странице.
Хорошее письмо должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму.
Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных слов и
выражений [18; 117]. Более подробно эту проблему рассматривают и другие
авторы, такие, как Т. Н. Николаева и С. И. Илларионов (Приложение 6).
Деловые беседы, совещания надо стараться проводить за час – полтора.
Если сроки совещания затягиваются – значит, оно плохо подготовлено. Не
стремитесь проводить их часто. Каждый должен отвечать за свой участок
работы. Не разрешайте никому, и сами не прерывайте речь выступающего.
Старайтесь проводить совещания регулярно: в одни и те же дни, в одно и то
же время, в одном и том же помещении [13; 98].
Р. Фишер и У. Юрии выделяют и такую не менее важную форму деловых
контактов как презентация, которая дает возможность привлечь нужных
политических и общественных деятелей, бизнесменов, спонсоров и убедить их
предпринять какие-то действия для решения насущных проблем. В отличие от
переговоров, презентация рассчитана на большую аудиторию, где не должно
быть информации, насыщенной специальными терминами, частными фактами,
проводится во второй половине дня в течение не более 2-х часов, включает
вручение сувениров, пресс-конференцию, обмен речами, «фуршет» и т.п. [17;
201].
По мнению Д. Ф. Энджел, деловые контакты немыслимы без такого важного
атрибута делового этикета как визитная карточка. Визитные карточки имеют
очень широкое распространение не только в официальном, но и в неофициальном
общении. Основное предназначение визитной карточки - заочно «представить»
своего владельца и «действовать» от его имени. Существуют определенные
правила оформления визитных карточек (формат и соответствующие сведения о
владельце), которые должны строго соблюдаться для официальных лиц и
деловых людей. Визитные карточки применяются для поздравлений, выражений
соболезнования, выражения благодарности, заочного прощания в случае
отъезда, представлений кого-либо, приглашений на прием, при перемене
адреса. В каждом из перечисленных выше случаев карточка либо
прикладывается, либо посылается (Приложение 7) [20; 398].
В основе правил делового этикета лежат общие предпосылки и основные
принципы. Первые выделяет И. Алехина в виде следующих постулатов: к любому
человеку, с которым имеешь дело в бизнесе, следует относиться с одинаковой
учтивостью и уважением; правила этикетного поведения одинаковы для мужчин и
для женщин [1; 13].
Д. Беклешов в рассматриваемой сфере предлагает три основных правила:
золотое правило: относитесь к другим, ко всем без исключения, так, как вы
бы хотели, чтобы относились к вам; пять волшебных слов: пожалуйста,
благодарю Вас, отлично сделано; не смешивайте спиртное и наркотики с
бизнесом [3; 27].
Р. Фишер и У. Юрии считают, что просто быть вежливым, доброжелательным
и т.д. недостаточно. Они выделяют следующие принципы: делай все вовремя; не
болтай лишнего.
- Думай не только о себе, но и о других.
- Одевайся, как положено.
- Говори и пиши хорошим языком.
Рассмотрим подробнее эти положения [17; 156].
Мало того, что опоздания мешают работе, - они есть признак того, что на
человека нельзя положиться и он скверный исполнитель. Вполне очевидно, что
наличие такого отрицательного качества, как несвоевременность выполнения
обязательств влияет на служебное продвижение. Требование все делать вовремя
касается и всей иной профессиональной и служебной деятельности. Все дела
должны делаться в срок! Поэтому важным является умение рассчитать
необходимое для выполнения время.
Всегда следует иметь в виду известный закон Мерфи: "Если какая-нибудь
неприятность может случиться, она случается" и следствия из него (1. Всякая
работа требует больше времени, чем вы думаете. 2. Если четыре причины
возможных неприятностей заранее устранены, то всегда найдется пятая. 3.
Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к
худшему. 4. Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, всегда
находится другая, которую надо сделать раньше).
Кроме того, полезно держать в уме и второй закон Чизхолма: "Когда дела
идут хорошо, что-то должно случиться в самом ближайшем будущем". Так что
время на выполнение заданий надо выделять с запасом, учитывая те возможные
проблемы, которые трудно прогнозировать [17; 157].
Суть принципа «Не болтай лишнего» в том, что человек обязан хранить
секреты своей организации. Причем речь идет о всех делах фирмы или
учреждении, где он работает, - от технологических до кадровых. То же можно
сказать и о тех подробностях своей личной жизни, о которых могут поведать
друг другу сослуживцы.
Думай не только о себе, но и о других. Без этого не может быть и речи о
каких-либо успехах. Не учитывать мнение и интересы покупателя, клиента или
партнера - все равно, что пытаться лететь в вакууме, махая крыльями. Один
из бизнесменов сказал по этому поводу: «Все неприятности происходят из-за
эгоизма или зацикленности на своих интересах, например, иногда стараются
навредить коллегам, чтобы заработать преимущество в конкуренции с
сослуживцами или выдвинуться в рамках собственного заведения».
Всегда надо иметь в виду, что у всех есть свои интересы и во всякой
точке зрения содержится частица истины, даже если вам кажется, что ваш
оппонент или собеседник абсолютно не прав. Поэтому непреложным требованием
делового этикета является необходимость уважать чужое мнение и стремление
понять его. Кстати, терпимость и скромность отнюдь не помешают вам быть
уверенным в себе.
В принципе «Одевайся, как положено» самое главное – это необходимость
вписаться в окружение на службе, а внутри этого окружения – в контингент
работников вашего уровня. Ваша одежда должна быть выбрана со вкусом -
соответствовать моде по фасону и цветовой гамме. То же касается обуви и
прочих аксессуаров. Если сразу после работы вам предстоит деловой ужин, то
не одевайтесь в вечерний туалет, иначе люди подумают, что у вас к ним
личный, а не профессиональный интерес (Приложение 8) [17; 157].
Принцип «Говори и пиши хорошим языком» означает, что все произносимое
и написанное вами - записки, письма и т.д. - должны не только нести ясную и
целенаправленную мысль, но и быть изложены хорошим языком, причем все имена
собственные должны произноситься и писаться без ошибок. В случае трудностей
с грамматикой и правописанием пользуйтесь словарями, учебниками и услугами
более грамотных сотрудников. Необходимо запретить самому себе использовать
бранные и нецензурные выражения - даже чужие, которые вы пересказываете
[17; 157].
Деловой этикет включает правила проведения деловых встреч, презентаций,
приемов, правила пользоваться визитными карточками, правила деловой
переписки, правила обмена подарками и сувенирами, правила телефонных
переговоров и т.д.
Деловые встречи стали реалиями российской жизни, где решают
принципиальные вопросы и принимают согласованные решения. Деловые встречи
могут проводиться в форме бесед и переговоров. Если беседа – это обмен
взглядами, точками зрения, информацией, то цель переговоров – найти решение
проблемы, привести к разумному соглашению, достичь взаимопонимания [15;
112]. Проведение переговоров – это большое искусство, требующее знания
основ психологии, социологии, политологии, юриспруденции, делового этикета.
В процессе переговоров люди хотят:
-добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило
сталкиваются интересы;
-достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за
противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.
Чтобы достичь этого надо уметь:
a) Решить проблему;
b) Наладить межличностное взаимодействие;
c) Управлять эмоциями.
За столом переговоров могут сойтись люди, имеющие различный опыт
ведения переговоров. Они могут иметь различный темперамент (например,
сангвиник и холерик) и различное специальное образование (например,
техническое и экономическое).
В соответствии с этим большим разнообразием отличается и сам ход
переговоров. Они могут протекать легко или напряженно партнеры могут
договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не
прийти к какому-либо соглашению. Существуют три метода ведения переговоров:
- Вариационный метод.
При подготовке к сложным переговорам надо выяснить следующие вопросы:
- в чем заключается идеальное решение поставленной проблемы в комплексе?
- от каких аспектов идеального решения можно отказаться?
- в чем следует видеть оптимальное решение проблемы при дифференциальном
подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?
- какие аргументы необходимы, для того чтобы должным образом отреагировать
на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением
интересов и их односторонним осуществлением?
- какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и
с помощью, каких аргументов?
Такие рассуждения выходят за рамки чисто альтернативного
рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета
деятельности живости мышления и реалистических оценок.
- Метод интеграции.
Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости
оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и
вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого
метода не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им
следует в тех случаях когда, например партнер игнорирует общественные