Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.
Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или
национальных языках в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.
К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.
В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.
Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.
3.2. Реквизиты
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. В России состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 29 реквизитов. Для каждого вида документа определён состав реквизитов в зависимости от его назначения.
Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) государственный герб РФ (если организация имеет право на размещение герба на своих документах);
2) герб субъекта РФ (также если организация имеет на это право);
3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);
5) наименование организации (полное или сокращённое);
6) справочные данные об организации;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
10) адресат (адрес получателя, наименование, лицо которому направлено);
11) заголовок к тексту;
12) текст;
13) подпись;
14) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Наименование организации — адресанта документа даётся в полном и сокращённом виде. Однако сокращать названия организаций произвольно нельзя. Названия учреждений пишутся сокращённо, только если такое сокращённое название указано при регистрации в официальном документе.
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счёта в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Например, 25.10.08 или, допускается, 25.10.2008. После двух чисел, обозначающих число и месяц ставятся точки, после числа, обозначающего год, точка не ставится.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое даётся ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:
На №__________ от ___________
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим:
«На № 4520/144 от 17.05.98».
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому отправляется письмо) — указываются на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются адрес и почтовый индекс, а затем фамилия и инициалы получателя.
Инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нём формой предложного падежа с предлогом «о» или «об». Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О покупке кирпичного завода
Заголовок желательно не должен превышать двух строк, если же строки две, употребляется абзац. Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается».
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Е.Н. Пименова
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.А. Попова
Главный бухгалтер Подпись А.А. Ганенко
При подписании письма несколькими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагают на одном уровне:
Директор «ООО РемстройПласт» Директор «ООО ПКФ Союз»
Подпись А.А. Долгов Подпись А.А. Ворламов
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
4. Деловая переписка
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве организаций письма превалируют над остальными документами.
Письмо - общепринятое название большого числа разновидностей
информационно-справочных документов, используемых для решения главным образом текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.
Различают письма циркулярные, информационные, гарантийные,
сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, договорные письма, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, коммерческие письма и ряд других.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- документы оформляются на специальных бланках - бланках для писем- и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
- текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью
характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст