Після вирішення усіх питань, пов'язаних з дорогою, поселенням та розміщенням, повідомте гостей про результати та переходьте до складання переліку необхідної та корисної інформації.
Цей перелік включатиме:
- інформацію про політ до місця призначення та зворотний політ: номери рейсів; час і місце відправлення та прибуття; назву авіакомпанії та її телефонні номери;
- інформацію про наземний транспорт: підтвердження замовлення на машину; номер замовлення; іншу можливу інформацію про наземний транспорт;
- інформацію про поселення: назву готелю, у якому заброньовані номери; розташування готелю; номери телефонів та номер замовлення;
- список запланованих зустрічей;
- інформацію про організацію харчування та замовлення столів на ділові сніданки, ланчі та обіди (якщо вони були зроблені);
- коротку інформацію про бізнесменів, з якими будуть проходити зустрічі та переговори;
- контактний(і) телефон(и) та ім'я особи, з якою за необхідності можна зв'язатися.
При складанні програми візиту ваших гостей зверніть увагу на такі моменти:
- За можливості заплануйте прибуття гостя (гостей) напередодні проведення зустрічей та переговорів. При цьому поставте усі зустрічі першого робочого дня на пізній ранок, це надасть прибулим можливість максимально повно відновити свої сили після дороги.
- Намагайтеся не переповнити програму для ваших гостей, включивши до неї надто багато справ, які необхідно зробити. Так, якщо гості цілий день провели на зустрічах та переговорах, краще запланувати для них ранню вечерю у спокійній обстановці, ніж вечерю, потім відвідання театру і нарешті пізній прийом.
- Як тільки ви підготували програму візиту, якомога швидше відправте її факсом чи електронною поштою гостям для того, щоб вони мали час для остаточного затвердження її. З наближенням дня прибуття гостей ви можете ще раз зателефонувати їм, щоб остаточно підтвердити всі деталі і, можливо, за необхідності внести певні зміни.
Коли ви зустрічаєте ділового гостя-співвітчизника, ваші обов'язки такі самі, як і при зустрічі будь-якого гостя. Виявляйте турботу про нього, приділяючи максимальну увагу з ранку до вечора. Крім усього іншого це означає:
- підтвердження домовленостей і^;одо способу транспортування гостя з готелю до офісу фірми і назад;
- надання необхідних карт з визначеним маршрутом до офісу та від нього (у разі, коли ваш гість сам водить машину);
- зустріч гостя при вході та супроводження його до залу переговорів;
- забезпечення гостя прохолодними напоями, кавою або чаєм;
- подяку гостеві за те, що він приїхав;
- уважне слухання його виступу та зауважень;
- надання гостю певного вільного часу в ході робочого дня. Багато хто позитивно сприймає можливість мати короткий перепочинок, перерву між пізніми-денними засіданнями та вечерею.
Якщо ви — гість, ваші обов'язки не такі широкі та складні. У будь-якому разі неодмінно висловлюйте вдячність за турботу та увагу, надані вам господарями. Усі свої зауваження і можливе певне незадоволення тримайте при собі. Наприкінці вашого візиту ще раз подякуйте вашому господарю (вашим господарям) за все, що вони зробили для вас. Після повернення додому надішліть на адресу фірми, компанії, яка вас приймала, лист-подяку.
6. Як вдало прийняти зарубіжного гостя
Нині більше ніж раніше ми працюємо із зарубіжними партнерами. Цей процес передбачає не тільки наші поїздки за кордон, але і візити до нас бізнесменів із багатьох країн світу. Тому надзвичайно важливим є розуміння і правильне сприймання поведінки представників інших культур. Так, важко очікувати від бізнесмена з Азії при зустрічі з вами прямого погляду в очі, що є обов'язковим виявом поваги, уваги, відкритості в європейській, північно- та південноамериканській, а також австралійській ділових культурах. Для жителя Азії саме непрямий, відведений погляд є виразом поваги до співрозмовника. Отож, при зустрічі та співпраці з представниками інших країн запорукою успіху стає розуміння та повага своєрідності їх культурних традицій та звичаїв.
Для того, щоб допомогти зарубіжному гостю не відчувати себе стороннім, чужим у незвичних умовах незнайомої країни, необхідно:
- Ознайомитися з основними фактами історії, культурними особливостями та традиціями країни вашого зарубіжного гостя.
Простіше кажучи, вам треба знати та розуміти, звідки приїхав ваш гість. Уявіть собі ситуацію, коли під час вашої зарубіжної поїздки вас почнуть запитувати про життя донських козаків, і ви зможете зрозуміти, наскільки важливо знати країну зарубіжного ділового партнера. Ви повинні також бути у курсі поточних подій, що відбуваються в країні гостя.
Іван Гнатюк зустрів свого ділового партнера — канадця з Монреаля, який прилетів на переговори. По дорозі з аеропорту Іван, за нормами ділового етикету, розпочав неформальну бесіду, задавши питання: "Я знаю, що Канада дуже схожа на США, то які американські поп-артисти найбільш популярні у вас в Монреалі?" Іван забув (чи не знав), що канадці дуже гостро і негативно реагують на зауваження щодо схожості їх країни на південного сусіда: на їх думку, це свідчить про невизнання канадської своєрідності та самобутності. До того ж, франкомовна провінція Квебек, де розташований Монреаль, історично тісно пов'язана з Францією (мовою, традиціями, звичаями, культурою, в тому числі і музикою), і її жителі усіма способами намагаються демонструвати і підкреслювати свою особливість і своєрідність навіть у відносинах зі своїми співвітчизниками, які проживають в англомовних провінціях та територіях країни.
- Знати та правильно використовувати прийняті форми привітання та відповідні титули.Дуже простий жест — правильне, поважливе звертання до вашого зарубіжного гостя зразу продемонструє ваш професіоналізм, а також буде виявом вашої поваги як до конкретної особи, так і до культури його країни.
Павло Науменко зустрів в аеропорту партнера своєї фірми — жителя Гонконгу. Він упевнено привітав гостя низькими поклонами, що протягом кількох днів тренував вдома. Гість здивовано спостерігав за діями Павла: китайські бізнесмени вітаються, потискаючи один одному руку. Поклони як форма привітання традиційно використовуються в Японії.
- Знати та поважати традиції і звичаї країни вашого гостя, пов'язані із вживанням їжі та напоїв.
Враховуйте, коли прийнято снідати, обідати, вечеряти у країні ваших гостей. Так, у Греції та Єгипті ланч, як правило, починається о 14.00. Для Іспанії, Мексики звичний час для початку ланчу — 13.30. У США, Португалії, Франції — 12.00—12.30. Ланчі, як правило, тривають від однієї до двох годин. Вечірні обіди також починаються у різний час: у США — з 18.00 до 19.00; у Франції — о 20.00 і пізніше; у Мексиці — о 20.30 чи 21.00; в Італії — о 20.00.
Важливо також враховувати існуючі у кожній країні звичаї щодо обговорення ділових питань під час сніданку, ланчу чи вечірнього обіду. Так, ділові сніданки можна вважати найменш поширеними серед ділових їж у різних країнах світу (вважається, що найбільш популярні вони у США). Ділові вечірні обіди не прийняті у Португалії, Франції. Без сумніву, ділові ланчі — найбільш поширена в усьому світі форма ділової їжі. Щоправда, в деяких країнах бізнесмени, практично, не використовують час їжі для обговорення ділових питань. Так, у Франції ділові люди інколи говорять, що "бізнес обговорюється між грушами та сиром", маючи на увазі, що для ділових питань відводиться короткий проміжок часу наприкінці їжі.
Якщо зарубіжний гість виявив інтерес до кухні вашого рідного краю і бажає спробувати різні місцеві блюда, підіть йому на зустріч; але ні в якому разі не підштовхуйте його до вживання незнайомої та незвичної їжі. Також дуже уважно ставтеся до можливих існуючих обмежень у вживанні певних продуктів: мусульмани не їдять свинину; індуси — яловичину. Ознайомтеся з культурними традиціями вашого гостя і щодо вживання алкогольних напоїв.
- Завжди зустрічати гостя в аеропорту (або забезпечувати зустріч вашим співробітником).
Коли до вас приїжджає діловий партнер-співвітчизник, зустріч його в аеропорту бажана,ю але не обов’язкова. У ситуації із зарубіжним гостем зустріч в аеропорту – особливо важливий крок щодо виявлення поваги до представника іншої культури. Уявіть собі, наскільки комфортніше та впевненіше ви почуватимете себе на початку закордонного відрядження, коли знатимете, що вас будуть зустрічати прямо в аеропорту вашого місця призначення.
- Забезпечити наявність квітів, фруктів або солодощів у готельному номері, де проживатиме ваш зарубіжний гість.
Це дуже люб'язний жест, який допоможе гостю відчути щирість ваших привітань. Якщо ж надані гостю фрукти, солодощі або квіти відповідатимуть персональному смаку гостя, такий варіант буде ідеальним. Замовляючи квіти для готельного номера гостя не забувайте про те, що у деяких країнах різні квіти або їх колір можуть мати особливе, специфічне значення.
Сергій Ревень був запрошений на обід до свого мексиканського колеги додому. Бажаючи бути чемним гостем, Сергій купив чудовий букет жовтих гербер для господині. Вручаючи квіти, він помітив, що настрій господині різко змінився з радісного на сумний, та і всі присутні стали тихими й невеселими. Сергій не знав, що у Мексиці жовтий колір асоціюється зі смертю.
- Забезпечити засіб пересування гостя на весь час його перебування.Можливо, найприйнятнішим варіантом є надання вашому гостю машини з водієм. У такий спосіб ваш діловий партнер зможе спокійно знайомитися з пам'ятками архітектури та мистецтва, за бажанням їздити у магазини без вашої присутності.
- Підготувати цікаву програму вечірніх заходів для гостя.