Для того чтобы прием пошел четко и организованно, заранее продумывается схема его проведения. Для разработки ее нужно знать:
- когда приезжает делегация;
- на какой срок;
- сколько человек будет в составе делегации;
- какие имеются пожелания у делегации и рекомендации у руководства принимающей стороны;
- откуда ожидается приезд делегации;
- планируется ли подписание соглашения и т.д.
В зависимости от этих данных и составляется программа пребывания. Основными элементами этой программы являются:
- порядок проведения встречи;
- определение вида приема с учетом цели, ради которой он организуется;
- место проведения;
- порядок встречи и проводов;
- персональный состав встречающих;
- приветствия и представления, приветственные речи;
- рассадка по автомашинам;
- деловая часть программы (встречи, беседы, переговоры);
- подписание документов;
- завтрак или обед;
- ознакомительные поездки на предприятия;
- визиты;
- посещение культурного мероприятия;
- вручение подарков;
- окончательные проводы.
Осуществление программы пребывания делегации - дело очень трудное и хлопотное.
Проект программы заранее передается отправляющей стороне для согласования с главой и членами делегации. После этого производится окончательная редакция и составляется смета расходов.
Если делегация являются гостями, то им оказывается максимум внимания и в этом случае принимающая сторона обеспечивает все, что связано с пребыванием делегации.
Если же делегация едет за свой счет, то принимающая сторона несет расходы, связанные только с выполнением протокольной части программы пребывания. Все остальное (питание, размещение в гостинице, транспорт и т.д.) обеспечивает направляющая сторона.
Кроме того, необходимо составить список приглашенных, для чего необходимо заблаговременно заполнить и разослать приглашения, составить меню и план рассадки за столом, если речь идет о завтраке, обеде, ужине.
Программа приема делегации
| Время | Мероприятие |
| 10:00 | Прибытие делегации в главный офис компании "Командор", на автомобиле |
| 10:00-10:30 | Торжественная встреча делегации |
| 10:30-11:45 | Ознакомительная поездка в центральный торговый центр компании "Командор" |
| 12:00 | Открытие деловой встречи в конференц-зале компании "Командор" |
| 12:15-14:45 | Круглый стол "Проблемы и новые перспективные технологии в производстве мебели. Формирование рынка офисной мебели в Красноярске" |
| 15:00-16:00 | Обед в ресторане |
| 16:00-17:30 | Переговоры с представителями компании "Командор" по объемам поставки офисной мебели, подписание документов, подведение итогов деловой встречи. |
| 17:30-18:30 | Экскурсия погороду |
| 18:30-19:00 | Перерыв на кофе |
| 19:00-20:00 | Посещение дома-музея Сурикова |
| 20:00-22:00 | Прием для членов делегации и приглашенных лиц |
| 22:00 | Окончательные проводы делегации |
Заключение
В заключение, можно сделать следующий вывод.
Овладение навыками делового общения является необходимым для будущих деловых людей: продавцов-консультантов, экономистов, менеджеров и других.
В настоящее время специалистами разработано немало рекомендаций, касающихся различных аспектов правильного общения, выбора соответствующих стратегий поведения, влияния. Эти навыки в будущем помогут сыграть важную роль при продажах, заключении сделки или подписании контракта и пригодятся в нашей профессиональной деятельности.
Таким образом, от умения достигать взаимопонимания при общении зависит в большой степени эффективность, продуктивность труда специалиста.
Список использованной литературы
1. Алешина Ю.Е. Индивидуальное и семейное психологическое консультирование / Ю.Е.Алешина. - М.: Независимая фирма "Класс", 2004. – 400 с.
2. Андреева Г.М. Социальная психология / Г.М.Андреева. - М.: Изд-во Моск. ун-та, 1980. - 416 с.
3. Андриенко Е.В. Социальная психология: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. Заведений / Е.В.Андриенко. - М.: Академия, 2004. - 264с.
4. Барышева А.В. Как продать слона или 51 прием заключения сделки / А.В.Барышева. - Спб: Питер, 2007. – 197 с.
5. Володин А. Секреты делового общения // Журнал "Бизнес-форум T". - 2004.- №4.
6. Григорович Л.А. Педагогика и психология: Учеб. пособие для студентов вузов / Л.А.Григорович, Т.Д.Марцинковская. -М.: Гардарики, 2003. - 475 с.
7. Ерохина Е.А. Этика и психология делового общения (электронный текст) / Е.А.Ерохина. – Томск: ТГУ, 2000.
8. Казаринова Н.В.Межличностное общение: Конспект лекций / Н.В.Казаринова. - Изд-во Михайлова В.А., 2000. – 64 с.
9. Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации: Учеб. Пособие / В.Б.Кашкин. – Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000. – 175 с.
10. Кибанов А.Я. Этика деловых отношений: Учебник / А.Я.Кибанов, Д.К.Захаров, В.Г.Коновалова. – М.: ИНФРА-М, 2004. - 368 с.
11. Киричук Н. А. Тренерский сундучок / Н.А.Киричук. - Новосибирск, "Издательство "Ин-кварто", 2001. – 64 с.
12. Кондратьев М.Ю. Азбука социального психолога-практика / М.Ю.Кондратьев, В.А.Ильин. - М.: ПЕР СЭ, 2007. - 464 с.
13. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие / Ф.А.Кузин. - М.: Ось-89, 2002. - 320 с.
14. Кузнецова Н. 10 советов… как выбрать униформу для персонала торгового зала // Журнал "На стол руководителю". -2006. - №25.
15. Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие / С.В.Мельникова. – Ульяновск: УлГТУ, 1999. – 106 с.
16. Психология и этика делового общения. Учебник для вузов. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 326 с.
17. Сафьянов В.И. Этика общения: Учебное пособие / Сафьянов В.И. - М.:Изд-во МГУП "Мир книги",1998. - 164 с.
18. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению Учебное пособие / Е.Н.Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. – 126 с.
19. Смирнов Г.Н. Этика бизнеса, деловых и общественных отношений / Г.Н.Смирнов. - М.: Изд-во УРАО, 2001. - 136 с.
20. Социальная психология: Хрестоматия: Учебное пособие для студентов вузов / Сост. Е.П.Белинская, О.А.Тихомандрицкая. - М: Аспект Пресс, 2003. - 471 с.