Звідси правило: не проводьте переговори іноземною мовою, якщо недостатньо володієте нею, оскільки вся ваша увага буде зосереджена не на суті переговорів, а на мові.
У більшості випадків різномовні учасники переговорів звертаються до послуг перекладачів. Потрібно підібрати такого перекладача, який міг би забезпечити правильність і точність перекладу повідомлення. Знавці іноземних мов, здатні передати всі нюанси і тонкощі, закладені в словах виступаючого, ціняться дуже високо.
Для ефективної організації перекладу можна скористатися порадами члена комітету Гарвардської програми по проведенню переговорів Д. Селекьюза. Суть їх полягає ось у чому:
· Делегація, яка уповноважена вести переговори, повинна мати свого перекладача. Не покладайтесь на послуги перекладача своїх партнерів, якщо жоден з членів вашої команди не володіє офіційною мовою переговорів.
· Перед початком переговорів проведіть коротку бесіду з перекладачем, поясніть йому суть і мету переговорів, ваші вимоги до перекладу. Стережіться перекладачів, які внаслідок своїх особистих інтересів чи егоїзму намагаються заволодіти перебігом переговорів чи направити їх по своєму руслу.
· Говорити слід невеликими реченнями, чітко виражати свої думки і не забувати про паузи, необхідні для перекладу сказаного. Завчасно обмірковуйте свої висловлювання, робіть їх максимально зрозумілими, уникайте скорочень і спеціальної термінології.
· Праця перекладача важка і відповідальна, тому час від часу давайте йому можливість відпочити. Перекладач може або бути бездоганною лінзою, або стати засміченим фільтром.
· Ставтесь до перекладача з повагою, достойною професіонала. Якщо у вас зав'яжуться дружні стосунки з перекладачем своїх партнерів, він може надати багато корисної інформації про своїх наймачів. Свої зауваження про якість перекладу, щоб уникнути непорозумінь під час переговорів, робіть після їх закінчення.
· Якщо з'ясується, що переклад було зроблено неправильно і присутні хибно зрозуміли виступаючого, то йому необхідно повторити свою думку такими більш простими словами, які будуть ліпше перекладені і стануть зрозумілими для слухаючих.
2. Візитні картки як засіб ділового спілкування
Ліквідація монополії держави на зовнішньоекономічні зв'язки відродила інтерес до етики ділових стосунків, норм і правил спілкування між партнерами як у межах країни, так і за кордоном.
Візитним карткам, як елементу ділових стосунків, просто не було місця в існуючій командно-адміністративній системі, тоді як наші іноземні партнери, особливо в розвинутих країнах Європи і США, завжди надавали їм належну увагу. Використовуються візитні картки в таких випадках: інформування в момент знайомства про себе і свою фірму чи підприємство; інформування про себе осіб, в контактах з якими зацікавлені; підтримання контактів з партнерами, поздоровлення зі святом чи іншою подією; вираження подяки, співчуття, а також супроводження подарунка чи квітів.
Залежно від призначення умовно можна виділити чотири основні типи візитних карток:
Варіант А. На візитній картці вказується прізвище, ім'я та по батькові, посада, найменування і адреса організації, в якій працює особа, а також її робочий і, при необхідності, домашній телефон. Це класичний приклад ділової візитки. Виготовляється вона виключно на білому картоні чітко встановленого розміру — 9x5 см. Текст друкується розбірливим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма — рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі — назва фірми, де працює власник картки. По центру — його ім'я і прізвище (у нашій практиці — ім'я, прізвище та по батькові), під ними — посада. В лівому нижньому кутку — адреса фірми, у правому — телефони. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв'язку. Цей тип картки використовується при наявності знайомства і застосовується як м'яка, ненав'язлива форма вияву вашої зацікавленості і надії на співробітництво.
Варіант Б. На візитній картці вказуються П.І.Б. і посада особи, але без вказівки координат.Візитні картки цього типу використовуються для спеціальних і представницьких цілей. Якщо вам вручають таку картку, це означає, що ваш співрозмовник просто представляє себе для полегшення спілкування і не налаштований на продовження знайомства. Просити його написати на картці свої координати не слід.
Представлений тип візитної картки використовується особами, що займають досить високу посаду (міністрами, керівниками великих підприємств, представниками президента тощо). Застосовується така картка на неофіційних зустрічах, у тому числі на прийомах для вручення дамам.
Варіант В. Спільна чи сімейна візитна картка. На картці вказуються прізвища, імена та по батькові подружжя, а також їх домашня адреса і телефон.
Варіант Г. Візитна картка фірми, підприємства, організації чи відділу. Цей тип картки використовується для поздоровлення партнерів від імені фірми, наприклад, в День незалежності, на Різдво Христове тощо.
У практиці ділових стосунків існує велика кількість відмінних від вищенаведених основних типів карток, що застосовуються за межами бізнес-сфери. Це можуть бути візитки діячів мистецтва, науки, церкви тощо. Розмір таких карток, шрифт, розміщення тексту і колір паперу не регламентуються суворими правилами і тому можуть бути виконані на різних матеріалах, мати найрізноманітніші кольори і найвигадливіші шрифти. Зустрічаються також візитні картки з кольоровим фото її власника. Бувають візитні картки, складені вдвічі, як книжечка, із зазначенням розташування фірми, під'їзду до неї, місця стоянки автомобілів.
Розглянемо основні положення азбуки ділових стосунків:
Направлення візитної картки рівноцінне візиту.
Більш ввічливо залишати візитну картку особисто. Візитна картка, яку її власник, особисто відвідуючи, залишає для особи, яка не змогла його прийняти з поважних причин, повинна бути із загнутим куточком. Дехто надає значення тому, як і який кутик візитної картки загнутий — верхній, нижній, а також з якого боку. Тому щоб уникнути непорозумінь, пов'язаних з неправильним в різних країнах тлумаченням загину, рекомендується загинати правий край картки на 1/4 так, щоб було чітко видно його слід, а потім розправити картку. Загнуту картку залишають або в офісі, в резиденції партнера або у нього вдома, це свідчить про те, що ви особисто залишили її, а це ознака найбільшої поваги і шаноби.
Візитну картку, що подається через посередника (кур'єра чи водія) або поштою, загинати не потрібно. Бажано, по можливості, написати декілька слів на картці. Такий запис не дасть змоги використати її будь-якою сторонньою особою в корисних цілях. Якщо картка залишається особисто, надпис на конверті робиться олівцем, якщо ж надсилається поштою,— то авторучкою. Відповіді на візитні картки необхідно давати протягом доби і також візитними картками.
Зашифровані скорочення на візитних картках, які раніше були досить поширені, в наш час застосовуються дуже рідко. Але, оскільки вони час від часу зустрічаються, необхідно знати їх значення:
P.R . — /Pour remercier/ — виразподяки;
P.F. - /Pour fete/ — поздоровленнязісвятом;
P.F.C. — /Pour/aire connaissance/ — задоволеннязнайомством;
P.F.NA — /Pour feliciter Nouvel An/ — поздоровленнязНовимроком;
Р.Р.С. — /Pour prendre conge/ — напрощання;
Р.Р.Р. — /Pour prendere part/ — готовністьдопомогти;
Р.С. — /Pour condoleances / — виразспівчуття:
Р.Р. — /Pour presentation/ — заочневідрекомендування.
Візитнікарткизіскороченнями P.P., PP.С. та P.R. залишаютьсябезвідповіді. НавізитнікарткизіскороченнямиР.С, Р.Р.Р. та P.F. даютьвідповідьсвоєювізитноюкарткоюзіскороченням P.R. НавізитнікарткизпобажаннямищастяуновомуроцівідповідаютькарткоюзабревіатуроюP.F.Nj4., якщо свято ще не минуло. В разі деякого запізнення одночасно дається (у скороченому вигляді) вираз подяки та побажання щастя, наприклад P.R.P.F.
Припустимо, вас поздоровили зі святом. Написавши на своїй картці в лівій нижній частині абревіатуру — P.R., краще всього її в той самий день вислати своєму партнеру. Дякувати за поздоровлення партнера по телефону або вручати особисто йому свою візитну картку з висловленням подяки не прийнято. Якщо ж ви це зробили, то, скориставшись вашим дзвінком і вислухавши подяку, партнер може нав'язати ділову розмову для обговорення конкретного питання, до якого ви, ймовірно, не готові. Цілком можливий і такий варіант, коли особиста зустріч, на якій ви планували віддати свою картку, за якихось причин не відбудеться. В обох випадках ви будете виглядати недостатньо вихованим.
Перебуваючи у чужій країні під час національних свят, ви повинні першим поздоровити своїх партнерів. Не лякайтесь, що, наприклад, в Японії не зрозуміють абревіатуру відповідних французьких виразів. Існуючі правила, норми і традиції, стандартна міжнародна символіка однаково розуміються в усіх цивілізованих державах. На візитних картках можна робити і більш розгорнуті написи, звичайно від третьої особи, наприклад: «...дякує за увагу», «Найкращі побажання до Нового року», «...щиро дякує», «...бажає всього найкращого».
Заочне представництво в країні перебування звичайно здійснюється таким чином. Перш за все ви знайомитесь з консулом, послом чи будь-якою офіційною особою досить високого рангу в посольстві своєї країни. Поінформувавши його про мету свого візиту і бажання познайомитися з особою, що вас зацікавила, ви берете його візитну картку. Картка консула — гарантія серйозності ваших намірів, і якщо бізнесмен, що вас зацікавив, готовий з вами познайомитися, він вишле вам свою візитну картку. В такому випадку ви телефонуєте за вказаним у ній номером і домовляєтесь про зустріч.
Від'їжджаючи з країни перебування, свої візитні картки з абревіатурою Р.Р.С. ви залишаєте своїм партнерам, з якими б бажали підтримувати стосунки і в подальшому.