Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.
Ответные письма с благодарностью.
Поздравления.
Извинения.
Требования и запросы.
Соболезнования.
Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.
Служебные записки тоже делятся на виды:
распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;
благодарности и поздравления;
Напоминания, просьбы, проведение мероприятия.
В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.
Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:
Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения.. ? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?
Какие у него цели… ?
И еще один немало значащий момент: письмо должно строиться по схеме: внимание - интерес - просьба - действие.
Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.
Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу:
во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т.п. К сожалению, иногда должностные лица злоупотребляют формой обращения на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые гораздо старше их по возрасту, но говорят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме обращения на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Действительно, обращение на "ты", особенно публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня интеллекта. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным или наемным работником. Такое обращение унижает достоинство человека. Этикет служебных, деловых отношений требует строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (или даже с одним человеком), ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.
Деловые беседы, совещания надо стараться проводить за час- полтора часа. Если сроки совещания затягиваются - значит оно плохо подготовлено. От этого может быть больше вреда, чем пользы. Совещания отнимают уйму времени и не оставляют времени для работы. Коллективное решение вопросов - исключение из правил, а не правило. Нет необходимости сразу всем руководителям нести ответственность за все дела. Коллективная ответственность, как правило, проваливает решение вопроса. Каждый должен отвечать за свой участок работы. Не получится толкового обсуждения вопроса, если на беседу, совещание вы пригласите 20-30 человек. Выступлений будет много, результатов, как правило, никаких. Если вы хотите решить серьезную проблему, то пригласите тех специалистов, которых она непосредственно касается. Дайте им высказаться по очереди. Первыми пусть выскажут свое мнение "нижние чины", затем дайте слово главным специалистам. Не разрешайте никому прерывать речь выступающего.
Старайтесь проводить совещания регулярно: в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (комнате, зале). В противном случае вам никогда не удастся всех собрать.
Прежде чем принять решение о проведении совещания, задайте себе следующие вопросы:
Нужно ли это совещание? Что вы хотите на нем решить?
Нельзя ли решить эти вопросы лично вам…. ?
Сколько человек, кого конкретно пригласите на него… ?
Сколько времени потребует обсуждение вопроса……. ?
Для ответственного совещания, заседания свою речь, доклад готовьте сами. Не отводите себе роль озвучивающего средства. Специалисты сразу же поймут, владеете ли вы той или иной проблемой. Завершая совещание, сами подведите итоги, соотнесите окончательное решение с поставленными задачами, корректно оцените прозвучавшие на совещании предложения.
Итак, успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, любой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации.
Рекомендательное письмо сотруднику
Настоящим подтверждается, что Миронова Анна Владимировна работала в компании ООО «Восточная Громада» с 15.11.2008г по 25.12.2011 в должности внештатного психолога.
В её обязанности входило:
– Тестирование персонала в процессе формирования штата агентства;
– Работа с новыми сотрудниками с целью адаптации и максимальной реализации ресурсов сотрудников;
– Обучение сотрудников, индивидуальное консультирование;
– Разработка и проведение тренингов.
За время работы в нашей организации Миронова Анна Владимировна зарекомендовала себя как исполнительный, инициативный сотрудник, имеющий перспективы профессионального роста. Основным достоинством работы с Мироновой Анной Владимировна являлось постоянное совершенствование методов работы, понимание специфики и оперативное решение любых вопросов, индивидуальный подход.
Причины ухода Мироновой Анны Владимировна: развитие, интерес к новым возможностям, перспектива профессионального и карьерного роста в другой компании.
Поздеева. Елена
Миронова Анна Владимировна во время нашей совместной деятельности по обучению штатных сотрудников нашей компании проявила себя как высокопрофессиональный тренер, великолепный организатор и талантливый психолог. Агенты, в обучении которых Анна принимала участие, работают с компанией и по сей день, принося ей прибыль. Считаю возможным рекомендовать Анну в качестве независимого тренера для работы в сфере обучения персонала.
Поздеева Е.
Компания ООО «Восточная Громада»благодарит Миронову Анну Владимировну за сотрудничество. По нашему мнению, Анна – профессиональный специалист, с консультационным подходом при работе с запросами.
В период с 15.11.2009 по 15.12.2011 с ее участием выполнены следующие проекты:
– Проект
– Проект
– Проект
– Проект
Мы получили серьезную консультационную поддержку в ходе разработки конкурентных преимуществ продуктов и услуг.
Были проведены бизнес-тренинги. Искренне рекомендую Анну к сотрудничеству.
Елена.
Настоящим письмом подтверждаю, что Миронова А.В. исполняет обязанности системного администратора с 15.11.2009г по настоящее время.
В его обязанности входит:
– Настройка и поддержание сервера
– Поддержка рабочих станций
– Поддержка сайт
– Внедрение, настройка и поддержание базы данных товаров.
За время работы внесла ряд предложений, позволивших фирме привлечь новых клиентов, увеличить производительность сотрудников и значительно снизить расходы на междугороднюю связь. Переработал структуру сайта, разработал несколько дополнительных разделов.
Миронова Анна работает в команде, демонстрируя ответственность и исполнительность. Она и её подчиненные коммуникабельны, аккуратны, внимательны и постоянно совершенствуют свои профессиональные навыки.
Елена
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Анцупов А.Я., Шипилов А.И. Конфликтология. – М.: Юнити-Дана, 2004.
2. Арсеньев Ю.Н. Управление персоналом. Модели управления. – М.: Изд-во ГРИФ УМО РФ, 2005.
3. Галькович Р.С., Набоков В.И. Менеджмент и менеджер. – Пермь: Дело, 2006.
4. Джордж М. Искусство релаксации: снятие напряжения, преодоление стресса, самопомощь. – М.: АСТ, 2002.
5. Зигерт В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов. – М.: Экономика, 2000.
6. Ликсон Ч. Конфликт: семь шагов к миру. – СПб.: Питер, 2002.
7. Съедин С.И. Основы управления. – М.: Дело, 2004.
8. Чернышев В.Н. Человек и персонал в управлении. – СПб.: Энергоатомиздат, 1997.