Административные документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.
Элементы речевого этикета
В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.
Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.
- Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.
Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений. По ГОСТу 6.38-72 "Организационно-распорядительная документация. Единый формуляр-образец" не следует употреблять — текстовое сокращение т. при указании фамилии в подписи, упомянутый ГОСТ указывает также, что инициалы должны ставиться после фамилии; если перед фамилией стоит сокращение т., то инициалы могут не указываться.
- В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.
- Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.
- Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т.п.
Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.
Заключение
Итак, выполнив данную работу, мы пришли к выводу, что деловое общение - процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом с целью достижения определенного результата. Оно является неотъемлемой частью нашей жизни, имеет свои правила и приемы.
И можно выделить три формы делового общения:
1. Деловая беседа - устный контакт между собеседниками. Ее участники должны иметь полномочия для принятия и закрепления выработанных позиций. К функциям деловой беседы относятся: решение стоящих перед участниками задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов.
2. Деловая переписка - деловое письмо (служебное послание в виде официального документа, а также в форме запросов, предложений, претензий, поздравлений и ответов на них).
При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности.
Этика деловой речи учит не только с уважением относиться к партнеру, но и находить адекватные словесные формы выражения всей гаммы нравственных чувств к собеседнику. В любом случае этика общения должна стоять на первом месте при разговоре, даже с незнакомым человеком. Этика делового общения поможет Вам настроить сотрудников на дружественный лад. Профессиональная этика поможет в общении с сослуживцами и сгладит некоторые неровности. Бизнес этикет поможет в работе с клиентом и заказчиком, учитывая что этика бизнеса на данный момент ценится превыше всего.
Литература
1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи. Справочное пособие. Серия “Высший балл”. Ростов н/Д.: Феникс, 2002 – 384 с.
2. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения и официальной переписки. – М.: ИВЦ “Маркетинг”, 1993 – 74 с.
3. Максимова В.И. Русский язык и культура речи: Практикум. M.: ГАРДАРИКИ, 2001 – 413 с.
4. Казарцева О.М. Культура речевого общения: теория и практика обучения. Учебное пособие – 4-е издание: Флинта: Наука,2001.496 с.
5. Формановская И.И. Вы сказали: «здравствуйте» (Речевой этикет в нашем общение) изд.2-е.-М.: Знание,1987. – 160 с.
6. Русский язык и культура речи: Учебник (под ред.проф. В.И.Максимова.
7. Культура русской речи. Учебник для вузов /Под ред.проф. П.К. Траудиновой и проф. Е.Н. Ширяева. – М.: издательство НОРМА (издательская группа НОРМА – ИНФРА. М),2000-560 с.
8. Формановская И.И. Речевой этикет и культура общения: Науч-попул. - М.: Высш. шк., 1989 - 159 с.
9. Культура русской речи. Учебник д/вузов, под. ред. Л.К.Глаудиновой и проф. Е.Н.Ширяева.- М.: Изд. НОРМА – ИНФРА. М., 1998. - 560 с.
10. Головин Б.Н. Основы культуры речи: Учеб. Пособие. – М.: Высш. школа, 1980-330с.