4. Щелкните по кнопке Отбор. Word выведет на экран диалоговое окно Отбор документов:
5. Изучите список свойств в области “Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям”. Если список в этой области уже содержит какие-либо критерии поиска, не нужные вам в данный момент, вы можете выделить такой критерий щелчком мыши, после чего щелкнуть по кнопке Удалить и, таким образом, стереть этот критерий из списка. Если вы сотрете таким образом все критерии, список в области Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям будет содержать надпись “Найти все файлы”.
6. В списке Свойство выберите нужные свойства документа, по которым вы собираетесь его искать.
7. В списке Операция выберите условие, которое будет применено к данному свойству. Значения в списке Операция зависят от выбранного свойства. Например, для свойства Состав в этот список входит пункт “Содержит фразу”, а для свойства Дата?создания условие “Не позднее)).
8. В поле Значение введите значение свойства, соответствующее нужному файлу. Возможные значения также зависят от выбранного свойства. Например, если выбрано свойство Дата создания, вы должны ввести дату, а если выбрано свойство Автор последних изменений, вы должны ввести имя человека, который последний раз изменял этот файл.
9. Выберите одну из двух опций - “И” либо “ИЛИ”. Опция “И” указывает Word найти только файлы, которые соответствуют как данному критерию, так и всем остальным критериям, помеченным опцией “И”. Опция “ИЛИ” указывает Word найти файлы, которые соответствуют либо данному критерию, либо другому критерию, установленному вами.
10. Щелкните по кнопке Добавить, чтобы добавить сформированный вами критерий в список “Найти файлы, удовлетворяющие следующим условиям”.
11. Повторяйте шаги с 6 по 10, пока вы не установите все критерии, которым должен удовлетворять искомый документ.
12. Если вы хотите искать не только в текущей папке, но и во всех содержащихся в ней папках, установите флажок Просмотр подкаталогов.
13. Щелкните по кнопке Найти, чтобы запустить процесс поиска. По окончании поиска (который может занять заметное время) Word отобразит список найденных файлов в диалоговом окне Открытие документа. После этого вы можете проделать с найденными файлами какую-либо операцию.
Диалоговое окно Отбор документов позволяет устанавливать еще несколько опций поиска файлов. С одной стороны, вы можете сказать Word, что свойства найденного документа должны в точности соответствовать тому, что вы ввели в поле Значение', с другой стороны, можно приказать программе найти все варианты, достаточно похожие на значения в поле Значение. Можно также сохранить набор установленных критериев поиска, чтобы впоследствии использовать его снова.
Учет регистра букв. Чтобы заставить Word учитывать регистр букв в значении, установите флажок С учетом регистра.
При этом Word будет находить только те файлы, свойства которых в точности соответствуют значению с учетом расстановки заглавных и строчных букв. Если этот флажок сброшен, регистр букв при поиске игнорируется.
Сохранение набора критериев для поиска. Установив сложный критерий для поиска определенного набора документов, имеет смысл сохранить этот критерий, чтобы впоследствии иметь возможность использовать его снова. Для этого сделайте следующее:
1. Щелкните по кнопке Сохранить. Появится диалоговое окно Сохранение правила отбора.
2. Введите имя для сохраняемого набора критериев. Оно должно соответствовать по смыслу тому набору документов, который ищется по этим критериям. Затем щелкните по ОК.
Открытие набора критериев. Если вы предусмотрительно записали набор критериев поиска, которыми вы раньше пользовались, то, чтобы воспользоваться этим набором снова, сделайте следующее:
1. Выберите команду Файл - Открыть и в диалоговом окне Открытие документа щелкните по кнопке Отбор.
1. Щелкните по кнопке Открыть в диалоговом окне Отбор документов, чтобы вывести на экран диалоговое окно Открытие правила отбора.
3. Щелкните по нужному вам набору критериев, а затем по кнопке Открыть. Список критериев в этом наборе появится в диалоговом окне Отбор документов.
4. Щелкните по кнопке Найти, чтобы запустить процесс поиска.
Как уже было сказано в работе секретаря большую роль играет его деловые качества. Одним из такого набора настоящего профессионала секретаря-референта является его умение работать с компьютерной техникой, позволяющее ему своевременно выполнять свои поручения, связанные не только с подготовкой документов для руководителя, но и много других возможностей, которое сейчас предлагает оргтехника.
Такое умение строится на каких-то основных параметрах, базах знаний компьютерной техникой. Один из таких основных, базисных навыков работы и является работа с файловой структурой - в частности работа с сохранением и поиском файла.
Список используемой литературы.
Раздел I.
1. Басаков М. И. Основы делопроизводства. "Феникс", 1997.
2. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. М.: Высшая школа, 1989.
3. Веселов П. В. Профессия - секретарь. М.: 1994 г.
4. Соловьев Э. Я. Современный этикет. "Ось-89", 1998.
5. Серова Г.А., Андреева В. И., Литвинцева И. А. Секретарское дело. М.: 1996.
Раздел II.
1. Борланд Р. Эффективная работа с Word 7.0 для Windows 95. /Перев с англ. Спб: "Питер", 1996 , 1104 с.