Деловые и личные качества секретаря-референта (стр. 4 из 5)
2. Сбросьте флажок Разрешить быстрое сохранение, после чего щелкните по ОК.
§1.6. Сохранение документа в другом формате
Для создания и редактирования документов во всем мире используется множество различных программ, поэтому вам, вполне вероятно, может понадобиться сохранить свой документ в другом формате, - чтобы тот человек, для кого ваш документ предназначен, смог прочесть ваш документ и работать с ним, используя свою программу обработки текстов. Диалоговое окно Сохранение документа позволяет, помимо всего прочего, сохранять документ в файлах различного формата.
Word может сохранять вашу работу в файлах следующих форматов, не считая стандартного формата Word (помните, однако, что список в диалоговом окне Сохранение документа будет зависеть от набора форматов, которые вы установили при инсталляции Word):
• Шаблон документа
• Только текст
• Текст с разбиением на строки
• Текст DOS (для приложений MS-DOS, использующих расширенный набор ASCII) :
• Текст DOS с разбиением на строки
• Текст в формате RTF (описательный формат, применяющийся для конвертирования документов)
• WordStar 4.0-7.0
• (Microsoft) Works для MS-DOS 3.0
• (Microsoft) Works для Windows 3.0, 4.0
• Word для Windows 2.x (Word 2 for Windows)
• Windows Write (Microsoft Write for Windows),3.0, 3.1
• WordPerfect 5.0, 5.1 for MS-DOS 3.x-5.x, 6.0
• Microsoft Word для Macintosh 4.0, 5.0, 5.1 (сохранить в формате документа
Word, используемого системой Word для Macintosh 6.0)
Чтобы записать ваш документ в файле другого формата, сделайте следующее:
1. Выберите команду Файл - Сохранить как.
2. Из списка Тип файла выберите нужный формат файла. Word автоматически вставит правильное расширение файла в конце имени вашего документа.
3. Если необходимо, укажите другой диск или папку, в которой вы хотите сохранить документ.
4. Вы можете также изменить имя файла (но не расширение - часть имени, отделяемую точкой).
5. Щелкните по кнопке Сохранить.
 |
Первый шаг на пути к открытию файла - диалоговое окно Открытие документа, в котором вы видите список документов, находящихся в текущей папке. Если документ, который вам нужен, находится где-то в другом месте, вы можете выйти из текущей папки и поблуждать по другим папкам и дискам. Щелчок по отображаемым в списке папкам позволяет зайти в них и увидеть список содержащихся в них документов; кнопка Переход на один уровень вверх позволяет перейти на один уровень выше в иерархии папок, а также перейти на другой диск. Однако если ваш диск велик и содержит большое количество папок и документов, такой бессистемный поиск может потребовать много времени и, в конце концов, вывести вас из терпения, так и не дав результатов.
Если вы не можете быстро найти документ в диалоговом окне Открытие документа, то вам стоит воспользоваться областью Поиск файла, удовлетворяющего условиям, расположенной внизу диалогового окна Открытие документа.
Органы управления в этой области позволяют дать Word команду найти документ за вас. Вам останется лишь откинуться на спинку стула и путешествовать по проспектам и уголкам вашего жесткого диска.
Диалоговые окна Открытие документа. Вставка файла. Вставка рисунка и Открытие источника данных содержат область Поиск файла, удовлетворяющего условиям и кнопку Отбор, которые позволяют искать файл. Инструкции, приведенные ниже, равным образом относятся к любому из этих четырех окон. Чтобы найти нужный файл, сделайте следующее:
1. Выберите соответствующую команду, чтобы вывести на экран диалоговое окно. Например, диалоговое окно Открытие документа вызывается командой Файл - Открыть.
2. В поле Имя файла напечатайте имя, или часть имени, или шаблон поиска имен. В шаблонах поиска Word понимает два специальных символа:
• Звездочка (*) замещает любое число символов в имени файла. Например, чтобы найти все файлы Word, напечатайте “*.doc”.
• Вопросительный знак (?) замещает один символ в имени файла. Например, чтобы найти все главы книги, которую вы пишете, с именами“chap01. doc”, “chap02.doc” и т. д., наберите в поле Имя файла “chap??.doc”.
 |
 |
Вы можете также производить поиск без использования специальных символов. Для этого достаточно набрать часть имени - любую последовательность символов, которые содержатся в имени. Например, введя “Име”, вы сможете найти файлы с именами “Именины. dос”, “Пример 1.doc” и “Пример2. dос”.
Можно также щелкнуть по кнопке со стрелкой вниз, расположенной справа от поля Имя файла, чтобы выбрать один из списка имен или шаблонов имен, которые вы использовали в этом сеансе работы.
3. Можно также использовать поле Тип файла, чтобы найти файлы определенного формата из тех, что Word позволяет открыть. Например, выбрав в этом поле “*.dot”, вы найдете все шаблоны документов Word, “*'.txt” позволяет найти все текстовые файлы, а “*.*” даст вам список всех файлов. Список возможных типов в этом окне зависит от установленных на компьютере средств преобразования текстовых и графических файлов, которые вы выбрали при установке Word.
4. Если вы хотите найти все файлы в папке, содержащие определенный текст (даже если этот текст содержится не в тексте документов, а в их диалоговых окнах Свойства), введите этот текст в поле Текст (свойство).
5. Если вы хотите найти файлы, с которыми вы работали в последний раз, в определенный день или после определенной даты, укажите диапазон дат в поле Изменен.
Возможные значения в этом поле таковы: Вчера, Сегодня, На прошлой неделе, На этой неделе, В прошлом месяце, В этом месяце и В любое время. 6. Щелкните по кнопке Найти, чтобы начать поиск.
Когда Word завершит поиск, он отобразит список всех найденных файлов. Поля в области Поиск дают вам только самые основные возможности поиска документов. Кнопка Отбор в диалоговом окне Открытие документа открывает диалоговое окно Отбор документов, которое предоставляет множество мощных инструментов для самых разнообразных видов поиска файлов.
§2.2. Использование кнопки Отбор для поиска файлов
Диалоговое окно Открытие документа (как и окна Вставка файла. Вставка рисунка и Открытие источника данных) содержит инструменты, позволяющие найти файлы на разных дисках, доступных вашему компьютеру - то есть не только на установленных в нем дисках, но и на сетевых дисках в локальной сети, к которойвы подсоединены. Скорее всего этих инструментов вам будет вполне достаточно для любых мыслимых случаев поиска файлов.
| |
вы подсоединены. Скорее всего этих инструментов вам будет вполне достаточно для любых мыслимых случаев поиска файлов.
Однако нередко бывает так, что вы не можете припомнить каких-либо свойств документа, который вам нужен. Для таких непростых случаев поиска файлов пользуйтесь диалоговым окном Отбор документов.
Чтобы осуществить поиск документа с помощью диалогового окна Отбор документов, делайте следующее:
1. Выберите команду Файл Открыть.
2. Перейдите на тот диск и в ту папку, из которой вы хотите начать поиск.
3. Введите всю известную вам информацию о файле в области Поиск файла, удовлетворяющего условиям.
4. Щелкните по кнопке Отбор. Word выведет на экран диалоговое окно Отбор документов:
Однако нередко бывает так, что вы не можете припомнить каких-либо свойств документа, который вам нужен. Для таких непростых случаев поиска файлов пользуйтесь диалоговым окном Отбор документов.
Чтобы осуществить поиск документа с помощью диалогового окна Отбор документов, делайте следующее:
1. Выберите команду Файл Открыть.
2. Перейдите на тот диск и в ту папку, из которой вы хотите начать поиск.
3. Введите всю известную вам информацию о файле в области Поиск файла, удовлетворяющего условиям.