Следовательно, работодатель не может обязать работника заключить договор банковского счета для перечисления заработной платы.
Даже если работодатель заключит договор банковского счета в пользу работника (а это возможно в соответствии со ст. 430 ГК РФ), то работник все равно должен выразить банку свое намерение воспользоваться своим правом по договору. При этом он может и отказаться от прав по такому договору (п. 4 ст. 430 ГК РФ). Работник в любой момент имеет право расторгнуть заключенный в его пользу договор банковского счета.
Безусловно, в выплате заработной платы безналичным путем присутствуют и положительные стороны. Выплата заработной платы сотрудникам в безналичной форме имеет ряд преимуществ по сравнению с наличной выплатой. Прежде всего, такая форма позволяет максимально упростить процедуру выдачи заработной платы и сократить объем кассовых операций. Кроме того, сокращаются затраты учреждений, связанные с доставкой денежной наличности и их сохранностью; отпадают такие кассовые операции, как депонирование неполученного денежного довольствия (заработной платы) и сдача денежных средств на лицевой счет учреждения в ОФК.
При принятии решения о переходе на безналичную форму выплаты заработной платы необходимо, чтобы в коллективном или трудовом договорах содержались положения о возможности ее получения работниками в безналичной форме и условиях перечисления на банковский счет.
Если к моменту принятия решения о безналичном перечислении заработной платы трудовые договоры уже заключены, их можно дополнить соглашением. Оно должно быть подписано обеими сторонами, поскольку согласно ст. 57 ТК РФ изменения в трудовой договор можно внести только с согласия работника. Если в коллективном договоре такой способ выдачи заработной платы персоналу не предусмотрен, то желательно внести в него соответствующие изменения.
Следующим условием для перехода на безналичную форму оплаты является наличие согласия персонала. Свое намерение получать вознаграждение за труд на пластиковую карту они должны подтвердить документально, то есть написать заявление. Если они не согласны с введением безналичного порядка выплаты вознаграждения, то могут принять меры для урегулирования разногласий по поводу установления и изменения условий труда в порядке, либо индивидуального, либо коллективного трудового спора (гл. 60, 61 ТК РФ).
Для организации безналичного перечисления заработной платы на карточные счета необходимо заключить договоры между учреждением и банком, а также между персоналом и банком.
Для оформления договорных отношений учреждение представляет банку необходимый пакет документов. Поскольку единого перечня документов, представляемых в банк для оказания услуг по безналичному перечислению вознаграждения, не существует, каждый банк определяет его самостоятельно. Как правило, в него входят:
- учредительные документы;
- копия свидетельства о регистрации;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- приказ о назначении на должность руководителя учреждения;
- карточка с образцами подписей уполномоченных лиц и оттиском печати;
- список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк сведения и дискеты для зачисления зарплаты сотрудников на пластиковые карты;
- список сотрудников;
- график выплаты зарплаты;
- заявление от каждого сотрудника на открытие счета;
- ксерокопии документов, удостоверяющих личность работников (паспорта или иного документа, его заменяющего).
В рамках заключенного договора учреждение обязуется переводить банку денежные средства, с тем, чтобы он зачислял их на счета персонала. За данную операцию учреждение производит выплату банку комиссионного вознаграждения.
В свою очередь, банк обязуется открыть каждому сотруднику специальный карточный счет, на который будет зачисляться заработная плата, а также изготовить и выдать расчетные пластиковые карты.
Расчетная пластиковая карта - банковская карта, выданная владельцу средств на банковском счете, использование которой согласно условиям договора между банком-эмитентом и клиентом позволяет ее держателю распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств (п. 1.5 Положения № 266-П). Эти карты являются именными. На их лицевой стороне указываются фамилия, имя владельца, а на магнитной ленте записан его личный идентификационный номер (пин-код), который представляет собой четырехзначное число, передаваемое держателю карты при ее выдаче в специальном конверте. Он необходим для пользования банкоматами и электронными терминалами при оплате товаров и услуг.
После того как пластиковые карты получены, остается ознакомить сотрудников с правилами пользования ими. Пластиковая карта выдается на определенный срок. Кроме того, нужно проинформировать сотрудников о том, какие операции они могут проводить с ее помощью. Также важно объяснить им, как действовать в случае утери или кражи карты.
При увольнении работника учреждение должно письменно уведомить о дате его увольнения банк-эмитент.
Для того чтобы заработная плата поступила на карточные счета персонала, учреждение должно платежным поручением перечислить в банк средства в сумме, равной заработной плате, предназначенному к выплате. Эта сумма соответствует итоговой, отраженной в сводной ведомости (реестре), в которой указываются фамилии, имена, отчества работников, номера счетов и суммы зарплаты, подлежащие выдаче, конкретно по каждому работнику. Поскольку унифицированной формы реестра не предусмотрено, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно и образец этой формы прилагает к договору. Сводная ведомость (реестр) подписывается уполномоченными лицами учреждения, имеющими право подписи расчетных документов, и заверяется печатью. Как правило, она представляется в банк как в бумажном виде (в двух экземплярах), так и в виде электронного документа в формате, согласованном с банком. Информация, направляемая в банк в электронном виде, может быть представлена на дискете или передана по электронным каналам связи.
Согласно ст. 31 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» денежные средства работника банки обязаны перечислить не позднее следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа, если иное не предусмотрено законодательством или платежным документом. Для своевременного зачисления заработной платы на лицевые счета работников работодателю необходимо заранее, минимум за два дня до даты выдачи вознаграждения, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, отправить платежное поручение на перечисление заработной платы в банк.
Прежде чем отражать операции по безналичному перечислению вознаграждения в бухгалтерском учете, предстоит выяснить, какие при этом возникают затраты и за чей счет они покрываются.
Переход на безналичную форму сопровождается такими расходами:
- по единовременной плате за открытие карточных счетов (изготовление, оформление карточек);
- по плате за обслуживание счетов;
- по оплате комиссии за перечисление вознаграждения на карточки военнослужащих (гражданского персонала).
Определив перечень расходов, связанных с выдачей вознаграждения в безналичном порядке, выясним, кем они должны оплачиваться.
Минфин в Письме от 07.07.2005 № 02-14-10/2091 категорично заявил, что учреждения производить оплату услуг кредитных организаций за счет средств федерального бюджета не могут.
Учреждениям, финансируемым из бюджетов субъектов РФ, а также местных бюджетов, при оплате данных расходов следует учитывать нормы регионального, местного законодательства.
Если оплата услуг кредитных организаций законодательством не предусмотрена, их оплачивают либо за счет средств сотрудников, либо за счет средств учреждения, полученных от приносящей доход деятельности.
В Письме Минфина России № 02-14-13/1254, Федерального казначейства № 42-7.1-15/5.1-209 от 16.05.2006 «Об оплате банковских услуг по перечислению заработной платы на пластиковые карты» разъяснено, что производить оплату таких расходов за счет внебюджетных источников учреждения могут при условии, если указанные операции предусмотрены утвержденной в установленном порядке сметой доходов и расходов по внебюджетной деятельности и разрешением на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от приносящей доход деятельности.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что порядок учета расходов по их оплате на соответствующих подстатьях КОСГУ зависит от того, кто является плательщиком услуг, предоставляемых кредитной организацией. Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 25.12.2008 № 145н, данные расходы следует отражать:
- по подстатье 211 «Заработная плата» - оплата банковских услуг за счет средств работника;
- по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» - за счет средств работодателя по внебюджетной деятельности. Оплата стоимости изготовления пластиковых карт также производится по данной подстатье, поскольку входит в услуги банка по договору о банковском счете.
В трудовых или коллективных договорах указывается, какие расходы по заключению и обслуживанию договора банковского счета с использованием пластиковых карт несет работодатель, а какие - работник.
Рассмотрим порядок отражения в регистрах бюджетного учета операций по оплате банковских услуг по безналичному перечислению заработной платы с учетом того, кто является плательщиком услуг, оказываемых банком.
Например, сумма заработной платы сотрудника, начисленная за счет бюджетных средств, составила 10 000 руб. Ему предоставляется стандартный налоговый вычет в размере 400 руб. На основании его заявления заработная плата перечисляется на его карточный счет в банке для получения с использованием пластиковой карты. За оказанные услуги банком взимается комиссия в размере 0,2% от суммы перечисленной заработной платы, которая удерживается из заработной платы работника.