Учет поступивших товаров ведется в карточках (или книгах) складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим показателям. Данные о количественном учете обобщаются бухгалтером в ведомостях движения товаров, которые являются документами их аналитического учета. Синтетический же учет движения товаров ведется в сводной ведомости, составляемой на основании данных аналитического учета.
При журнально-ордерной форме учета поступление товаров и тары отражают в ведомости по дебету счета 41. Оборот по дебету счета 41 по каждой строке учетного регистра должен быть равен общей сумме прихода товаров в соответствующем товарном отчете. Остатки товаров на начало и конец отчетного периода в учетном регистре также должны совпадать с показателями в товарном отчете. По окончанию месяца в учетном регистре по счету 41 «Товары» подсчитывают итоги, которые сверяют с соответствующими показателями учетных регистров по другим счетам. Например, сумму товаров, полученных от поставщиков, сверяют с данными учетного регистра по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по графе дебетования счета 41). Итоги дебетовой ведомости переносят в журналы-ордера по кредиту соответствующих счетов. Контроль за своевременностью и полнотой оприходования товаров и их сохранностью осуществляется также сопоставлением данных по поступившим товарам от поставщиков в учетном регистре по счету 41 с данными журнала-ордера по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками удобно вести в регистре, где совмещены операции по кредиту счета 60 (журнал-ордер) и по его дебету (ведомости). Данные в этот учетный регистр вносятся по строкам, так называемым линейно-позиционным способом, то есть записи по каждому платежному документу поставщика, как в журнале-ордере, так и в ведомости производят по одной и той же строке. Такой способ позволяет вести контроль за поступлением товаров, а также обеспечить синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками, для этого в журнал-ордер и ведомость введены графы для отражения сальдо на начало месяца, оборотов, а также остатка на конец месяца по счету 60. Если сальдо кредитовое, то товар получен, но оплата не произведена (имеется задолженность поставщикам);
Дебетовое сальдо означает наличие оплаты за не поступивший товар (товар находится в пути) или полученного аванса (предоплаты)
Учет поступления товаров на склад торговой организации может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товара (партионный или сортовой). Под партией понимается количество товаров, поступивших одновременно по одному транспортному документу. При сортовом способе хранения каждый вновь приобретенный товар определенного сорта присоединяют к ранее поступившему товару того же наименования и сорта, то есть товары хранят по сортам.
Аналитический учет поступления товаров в бухгалтерии может вестись сортовым, сальдовым и партионным способами. Бухгалтерия должна обеспечить тождество аналитического учета оборотам и остаткам синтетического учета на первое число каждого месяца (сумма прихода по аналитическим счетам в денежном выражении должна равняться дебетовому обороту синтетического счета 41 «Товары».
II. Анализ товарных запасов и поступление товаров на оптовом предприятии
1. Значение, задачи и информационное обеспечение анализа товарных запасов и поступления товаров на оптовом предприятии.
Одним из основных звеньев в сфере обращения является оптовая торговля. Она накапливает на своих складах определенные ресурсы и снабжает товарами предприятия розничной торговли, общественного питания, промышленности, других отраслей национальной экономики. На оптовых предприятиях сортируют, фасуют, упаковывают и хранят товары. В условиях формирования и развития рыночных отношений оптовая торговля должна активно способствовать увеличению объема производства, расширению ассортимента и улучшению качества товаров, успешному развитию розничной торговли, общественного питания, более полному удовлетворению потребностей населения в товарах народного потребления. Оптовые предприятия призваны совершенствовать звенность товародвижения, развивать централизованную доставку и кольцевой завоз товаров. В настоящее время наряду с положительным в деятельности оптовых предприятий имеются существенные недостатки. Нередко не соблюдаются сроки поставки товаров, нарушаются договорные обязательства по объему, ассортименту и качеству поставляемых товаров. Оптовая торговля мало занимается вопросами оптимизации распределения товарных ресурсов по экономическим районам.
Торговая деятельность оптовых предприятий характеризуется объемом, составом, ассортиментом и структурой товарооборота. Оптовый товарооборот представляет собой реализацию товаров крупными партиями предприятиям розничной торговли и общественного питания для последующей продажи населению, производственных целей и внерыночного потребления. Основная цель анализа торговой деятельности оптовых предприятий – выявление, изучение и мобилизация резервов развития товарооборота, улучшения обслуживания покупателей, совершенствования товародвижения. В процессе анализа необходимо дать оценку выполнения планов оптового товарооборота и поставки товаров покупателям; изучить их в динамике; выявить и определить влияние факторов на развитие оптового товарооборота, изучить причины недостатков в торгово-экономической деятельности, если они имеются, и разработать меры по их устранению и предупреждению; определить стратегию и тактику маркетинговой деятельности оптового предприятия. Анализ должен показать, как оптовое предприятие в своей хозяйственной деятельности учитывает социально-экономическое развитие обслуживаемого региона, производственные возможности промышленных предприятий и других поставщиков, наличие у них товарных ресурсов, объем и структуру предполагаемого поступления товаровиз других регионов, ближнего и дальнего зарубежья.
При анализе торговой деятельности оптового предприятия используются данные планов его экономического и социального развития, бизнес-планов, бухгалтерской и статистической отчетности. Многие статистические отчеты в оптовой торговле составляют с использованием натуральных измерителей, что позволяет углубить результаты исследований.
2. Особенности анализа товарных запасов и товарооборачиваемости на оптовом предприятии.
Анализ поступления товаров на оптовые базы имеет важное значение, так как оно является основой обеспечения оптового оборота, выполнения договоров на поставку товаров оптовым покупателям, формирования товарных запасов.
Анализ поступления товаров на оптовые предприятия заключается в следующем:
1. Оценивается динамика поступления товаров в общем объеме и по отдельным товарным группам в стоймостных и натуральных показателях. Динамика поступления товаров в стоймостном выражении оценивается в сравнении с динамикой оптового оборота. При этом следует определять степень обеспеченности запланированного объема оборота оптовой торговли договорами поставки товаров. Коэфициент обеспеченности оборота рассчитывается по формуле:
Коб=Пдп/Ооп
Где Коб – коэффициент обеспеченности оборота;
Пдп – поступление товаров по договорам поставки;
Ооп – оборот оптовой торговли;
2. Рассчитывается структура поступления товаров и ее изменение в динамике. При этом важным является сравнение структуры поступления товаров со структурой оптового оборота.
3. Проводится анализ поступления товаров по источникам поступления. Все источники поступления товаров подразделяются по отраслевому признаку (промышленные предприятия, сельскохозяйственные организации, другие оптовые предприятия, импорт, прочие организации и предприятия) и по территориальному признаку ( местные, иногородние, зарубежные).
По каждому источнику определяется динамика поступления товаров, процент выполнения договоров на поставку товаров, удельный вес и его изменение в общей сумме поступления товаров.
4. Оценивается ритмичность поступления товаров в целом, по товарным группам, отдельным источникам поступления и отдельным поставщикам товаров.
5. Анализируется поступление товаров по поставщикам. По каждому поставщику оценивается выполнение договоров на поставку товаров по сумме, по количеству и ассортименту товаров, по качеству, цене, по срокам и порядку поставки товаров, выявляются случаи нарушения договорных обязательств, устанавливаются причины и виновные в нарушении договоров поставки.
6. Анализ поступления товаров на оптовые предприятия, как и в розничной торговле, завершается составлением баланса оборота и комплексной оценкой
Для обеспечения эффективной хозяйственной деятельности необходимо проведение глубокого экономического анализа, как текущего , так и оперативного.
В экономическом аспекте оперативный анализ нацелен на решение задач, которые стоят перед оперативным управлением деятельности торговых предприятий. Главной задачей такого анализа является контроль за состоянием, составом, оборачиваемостью товаров по данным первичного учета. Оперативный анализ представляет собой систему повседневного изучения состояния товарных запасов, с целью быстрого вмешательства в необходимых случаях в процесс организации торговли для обеспечения эффективного ее функционирования.
Диапазон текущего анализа товарных запасов и товарооборачиваемости значительно шире. Этот анализ проводится на базе официальной отчетности и системного бухгалтерского учета. Он позволяет оценить динамику товарных запасов за месяц, квартал, год нарастающим итогом. Текущий анализ является наиболее полным анализом товарных запасов и товарооборачиваемости, вбирающим в себя результаты оперативного анализа. Выявленные в ходе такого анализа резервы означают навсегда потерянные возможности прироста эффективности, поскольку относятся к прошлому периоду. В процессе такого анализа регистрируются достигнутые результаты и учитываются лишь в будущей работе.