Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации (стр. 9 из 15)

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за ходом исполнения документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

- учет и анализ результатов исполнения.

Основными полномочиями отдела по контролю за исполнением документов являются:

- регистрация, учет и постановка документов на контроль;

- своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах по срокам и объемам выполненных работ;

- регулярное информирование руководителей администрации о состоянии исполнения (сколько и каких документов исполнено и не исполнено и кем);

- информирование исполнителей о приближении сроков исполнения документов;

- выдача информации о контролируемых документах по запросу.

Документы ставятся на контроль, если:

- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;

- в документах установлены конкретные задания и сроки исполнения;

- предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения.

Контролю подлежат также некоторые служебные документы с просьбами, ходатайствами перед администрацией края, требующие подготовки ответов.

В целях контроля за ходом исполнения распорядительных документов отдел по контролю:

- уведомляет отделы, управления, комитеты, департаменты администрации края, местные администрации о постановлениях, распоряжениях главы администрации края, правительства края, взятых на контроль;

- высылает запросы о представлении информаций;

- напоминает о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль;

- получает информации по контролируемым постановлениям, распоряжениям; проверяет их полноту и качество, ведет учет поступления информаций по срокам; делает отметки в контрольных делах о фактическом исполнении документов, выясняет причины их невыполнения;

- ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю;

- в необходимых случаях информирует главу администрации, его заместителей, вносит предложения и организует проверки фактического выполнения распорядительных документов непосредственно в подразделениях администрации края, местных администрациях;

- запрашивает от подразделений, местных администраций материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

- проводит проверки организации делопроизводства в приемных руководства администрации, ее подразделениях, местных администрациях;

- согласовывает проекты пос5тановлений и распоряжений главы администрации, правительства края, визирует их;

- осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства, контроля за исполнением документов, проводит семинары по обмену опытом работы с документами в аппарате администрации, ее подразделениях, местных администрациях.

Формы контроля за исполнением распорядительных документов.(рис. 3.2.)

Рассмотрим подробнее каждую из них:

1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме.

2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль.

3. Представление сведений. Отдел по контролю обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, местных администраций, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.

4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся социально-экономической обстановки в крае, поставленных на контроль, когда их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют представители структурных подразделений, местных администраций, силовых ведомств, организаций и предприятий края, на которых возложена ответственность за выполнение данного распорядительного документа.

Представление “Час контороля”

сведений

Формы контроля

Напоминание Система запросов

Рис. 3.2. Формы контроля за исполнением распорядительных документов

В ходе “Часа контроля“, который проводится главой администрации края или председателем правительства края, на основании высказанных замечаний и предложений должно быть принято решение, которое позволит решить все вопросы по исполнению данного постановления или распоряжения, с учетом мнения всех заинтересованных сторон. Это решение обычно оформляется в виде дополнительного постановления или распоряжения, которое уточняет данный распорядительный документ.

Так в администрации края прошел “Час контроля“ по Постановлению главы администрации Краснодарского края “О наведении порядка в лесопользовании и в реализации деловой древесины в круглом виде”, который был вызван фактами грубых нарушений в лесопользовании. Принимаемые администрацией края решения по ограничению вывоза деловой древесины за пределы края и на экспорт, ответственность за которые была возложена на администрации районов (городов), управление лесами и органы УВД, не принесли желаемых результатов. Постановление оставалось невыполненным. Информация о состоянии дел была проанализирована отделом по контролю за исполнением служебных документов и направленаглаве администрации края в виде служебной записки. Руководством было принято решение о проведении “Часа контроля”. Отделом по контролю было предложено всем государственным органам и заинтересованным сторонам представить свои объяснения и подготовить предложения по выполнению Постановления.

Заседание проводилось заместителем председателя правительства края. На “Часе контроля” в ходе выступлений, реплик, поправок и обсуждений было принято решение признать состояние выполнения Постановления неудовлетворительным. После проведения “Часа контроля” главой администрации края было принято дополнительное Постановление “О внесении изменений и дополнений в Постановление главы администрации Краснодарского края “О наведении порядка в лесопользовании и в реализации деловой древесины в круглом виде”. В этом Постановлении указаны дополнительные меры по наведению порядка в лесопользовании, которые касаются тех государственных органов и коммерческих организаций, от которых зависит качественное его исполнение. В результате ужесточения требований и мер контроля, число нарушенийв лесопользовании и реализации деловой древесины пошло на убыль. Но этот вопрос остается под пристальным вниманием отдела по контролю до полного выполнения Постановления в целом.

Контролируемые документы считаются выполненными и могут быть сняты с контроля при выполнении всех мероприятий, содержащихся в заданиях. Основанием для снятия документа с контроля являются вновь принятые постановления, распоряжения, а также представленные в администрацию доклады, справки, информация. Постановления, распоряжения главы администрации, правительства края снимаются с контроля постановлением главы администрации по мере их исполнения. Проект постановления подготавливает отдел по контролю на основании информаций, представленных непосредственными исполнителями распорядительных документов, которые свидетельствуют о выполнении. Снятие постановлений, распоряжений с контроля не означает прекращения их действия. Продление сроков исполнения распорядительных документов допускается как исключение.

Контроль за выполнением Указов Президента Российской Федерации, постановлений вышестоящих государственных органов осуществляет правовое управление администрации края, о чем составляет по установленной форме информацию для главы администрации, председателя правительства края. Сроки исполнения, установленные распорядительными документами вышестоящих органов, переносу не подлежат.

Следовало бы рассмотреть вопрос о передаче функций контроля за исполнением Указов Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации в отдел по контролю за исполнением служебных документов, так как директивные документы регионального и федерального уровней в большинстве своем имеют общую направленность. Это помогло бы избежать противоречий в законотворчестве на разных уровнях власти.

Итоги работы отдела подводятся один раз в год, оформляются служебной запиской “О состоянии контроля за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации, правительства края“, которая направляется руководству края, руководителям структурных подразделений администрации края и руководителям местных администраций для ознакомления и принятия мер по устранению имевших место недостатков.

В 1997 году на контроле отдела находилось 882 документа, принятых в 1991-1997 гг. Анализ и обобщение информации о ходе их выполнения позволили снять с контроля 301 распорядительный документ, по 64 документа был продлен срок исполнения. Срок исполнения 381 документа не истек. (приложение 4)

Из документов, снятых с контроля, были выполнены в полных объемах и в установленные сроки 192 документа или 61 процент. Вместе с тем, анализ этих цифр говорит о том, что каждый третий документ, снятый с контроля в 1997 году, был выполнен не полностью. Регулярно проводимая аналитическая работа с поступающей информацией о реализации постановлений и распоряжений, позволила расширить сферу контроля администрации края и повысить уровень исполнительской дисциплины. Оставшийся на контроле на 01.01.98 года 581 распорядительный документ можно распределить по структурным подразделениям администрации края следующим образом (табл.3.1)