Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации (стр. 8 из 15)

Кроме того в структуре имеются особо выделенные элементы системы контроля:

1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации края осуществляет:

- учет контролируемых документов, поручений главы администрации и председателя правительства края, данных ими на планерных совещаниях и ход их исполнения;

- анализ результатов исполнения и исполнительской дисциплины;

- по поручению руководства администрации, правительства края и инициативно проверяет выполнение отдельных распорядительных документов.

2. Контрольно-аналитическое управление администрации Краснодарского края, подчиненное непосредственно главе администрации края и председателю правительства. Это управление выполняет функции контроля за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятий, организаций и территориальных административных органов администрации края. (приложение 3)

3.1. Отдел по контролю за исполнением служебных документов организационного управления администрации Краснодарского края

На отдел по контролю за исполнением служебных документов возложена организация и координация работы по контролю за исполнением постановлений и распоряжений главы администрации и председателя правительства края, а также реализация конкретных мер по повышению персональной ответственности должностных лиц и государственных служащих за своевременность и полноту выполнения распорядительных документов.

Отдел по контролю за исполнением служебных документов является одним из органов системы линейного контроля, который согласно структуре аппарата краевой администрации входит в организационное управление. Организационное управление находится в прямом подчинении главы администрации края, а непосредственно подчиняется заместителю главы администрации по работе с кадрами, органами местного самоуправления, СМИ, взаимодействию с политическими партиями и общественными объединениями. Эта подчиненность не случайна, так как организационное управление организует мероприятия, проводимые с участием главы администрации и председателя правительства края, координирует деятельность структурных подразделений администрации, отвечающих за обеспечение содержательной части мероприятий, проводимых с участием руководства края, составляет текущие и преспективные планы работы. Кроме этого управление занимается формированием и обучением кадрового резерва органов государственного управления, ведением учета, отчетности и анализом исполнения распорядительных документов, а также организацией проверок исполнительской дисциплины в департаментах, управлениях, комитетах и отделах администрации края. Главная задача организационного управления - помочь руководству края в принятиии и реализации управленческих решений. Здесь прослеживается попытка администрации создать систему обратной связи. Управление должно осуществляться с учетом анализа критических материалов, публикуемых в СМИ, недостатков, отмеченных представителями политических партий и общественных объединений, мониторинга мнения населения края. Умение правильно и конструктивно реагировать на критические материалы, способность администрации поддерживать деловые контакты с оппонентами является одним из важных показателей состояния контроля и исполнительской дисциплины.

Структура организационного управления:

Управление организационно состоит из отдела кадров, отдела по контролю за исполнением служебных документов, отдела профессиональной подготовки государственных служащих, инструкторов, подчиняющихся непосредственно начальнику управления. (рис. 3.1.)

Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля. Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание поведение людей.

Начальник управления

Зам. начальника Зам. начальника

по кадрам по конторолю

инструкторы

отдел кадров отдел по отдел по

профессиональной контролю за

подготовке исполнением

государственных служебных

служащих документов

Рис. 3.1. Структура организационного управления

Объединение отдела по контролю , отдела кадров и отдела по профессиональной подготовке государственных служащих в одном управлении кажется правильным, так как люди являются неотъемлемым элементом контроля. Более того при разработке системы контроля нужно принимать во внимание поведение людей. Система контроля помогает определить профессиональные качества, необходимые сотрудникам, установить стандарты, используемые для оценки их деятельности, построить систему вознаграждений и наказаний на основании полученных результатов работы. Сотрудники, на которых распространяется система контроля должны быть заинтересованы в предложении видов и форм контроля для того, чтобы их труд оценивался на основании реальных стандартов. При разработке процедуры контроля принимается во внимание поведение сотрудников департаментов, управлений, комитетов и отделов, которые являются непосредственными исполнителями распорядительных документов. В администрации края руководство сделало процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации. Основная идея такой наглядности состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки, а в том, чтобы предотвратить их. В свою очередь это увеличивает возможности контроля максимально сближать реальные результаты с намеченными. Но при этом возникает ситуация, когда сотрудники организации знают, что их ошибки и достижения в тех областях, где установлены четкие стандарты и выполняется процедура контроля, послужат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Другими словами, можно сказать, что появляется тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобные измерения не проводятся.

В нашем случае сотрудники уделяют основное внимание делопроизводству, срокам исполнения всего постановления или отдельных его пунктов, которые тщательно контролируются отделом по контролю. Содержательная часть и глубинная суть исполнения документа не подвержены столь глубокому контролю, а значит остаются без должного внимания исполнителей. Можно сказать, что односторонний контроль обеспечивает эффективное достижение какой-либо определенной цели, но в то же время препятствует достижению интегральных целей организации во многих важных областях.

Другой поведенческий эффект контроля заключается в том, что он побуждает людей выдавать организации непригодную информацию. При разработке проекта распоряжений и постановлений администрации подразделения могут стараться устанавливать заниженные показатели достижения цели и завышенные сроки исполнения, увеличивая вероятность реального их достижения и получения вознаграждения при подведении итогов.

Для того, чтобы этого не происходило, сотрудники должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Если в процессе контроля у сотрудника или подразделения в целом возникли какие-то проблемы с системой контроля, то они должны иметь возможность обсудить их со специалистами по контролю. Практика свидетельствует о том, что нельзя перегружать подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание.

Контроль и проверка исполнения эффективны лишь в том случае, если они являются составной частью работы с кадрами.

Целью работы отдела по контролю является обеспечение эффективности управления на основе действенного контроля за сроками и качеством исполнения распорядительных документов и принятия своевременных мер по их выполнению.

Для администрации края важным фактором является признание населением эффективности ее работы.

Для достижения указанных целей система контроля за исполнением документов обеспечивает выполнение следующих основных задач: