Теория организации 6 (стр. 5 из 10)
На последующих шагах оптимизации, кроме сказанного, предусматривают перераспределение ресурсов с некритических путей на работы критического пути. Для этого, в частности, нередко перераспределяют исполнителей между работами однотипного профессионального содержания.
Другими важными средствами сокращения затрат времени и средств на выполнение работ согласно сетевым графикам являются:
- унификация работ - в этом плане на практике широко используют стандарты ЕСКД (единой системы конструкторской документации), ЕСТД (единой системы технологической документации), другие унифицированные системы организации процессов (разработки организационно-распорядительной документации; технологической подготовки производства; постановки новой продукции на производство...);
-автоматизация процессов - для решения этой задачи в практике организационного проектирования широко используют САПР -системы автоматизированного проектирования; АСТПП - автоматизированные системы технологической подготовки производства ;САП- системы автоматизированного программирования; АСНИ- автоматизированные системы научных исследований; автоматизированные системы экспертизы инвестиционных проектов и другие системы автоматизации организационных процессов и другие CAD/CAM/CAE/PDM-системы;
- разработка технически обоснованных норм времени на выполнение работ, наиболее часто используемых в организационном проектировании (нормирование труда в научных организациях и инженерных службах предприятий; нормирование труда руководителей, специалистов и служащих; нормирование труда всех категорий рабочих, в том числе занятых обслуживанием производства; создание системы микроэлементных нормативов времени; применение математических методов и вычислительной техники при нормировании труда; применение фотографии рабочего дня и хронометража при анализе трудозатрат; разработка специальных приборов для хронометражных наблюдений...);
- повышение квалификации исполнителей на основе целевой подготовки специалистов в системе высшего и среднего профессионального образования; широкого применения инновационных методов подготовки специалистов; переподготовки кадров; дистанционного самообразования в компьютерных сетях; освоения новых технологий для использования в организационных проектах и других методов, направленных не только на снижение затрат
- времени и средств в организационном проектировании, но и обеспечивающих непременное развитие объектов организационного проектирования на основе научно-технического прогресса.
2.6. Матрица-модель управления программой.
Матрица-модель управления целевой программой, пример которой изображен на рис.6, позволяет в наглядной форме определить структуру временного творческого коллектива, который возглавляет главный инженер проекта или менеджер проекта. В других, более сложных случаях , ту же задачу может выполнять: самостоятельная дирекция программы, головное учреждение программы, центр управления программой, отдел министерства или другое учреждение управления, которое на основании сетевого графика определяет численность исполнителей, распределяет ресурсы, контролирует результаты работ. Из матрицы-модели управления (рис. 2.6) видно, что программно-целевое управление разработкой и выполнением оргпроектов дополняет вертикальные линейно-иерархические структуры управления более короткими горизонтальными структурами.
Исполнителей из названных на рис.2.6 служб на время выполнения работ согласно матрицы-модели управления программой освобождают от
оперативной работы соответствующих отделов или цехов для своевременного и качественного выполнения программных заданий. По завершении работ программы они продолжают исполнять свои обязанности по функциональной службе. Матричный метод, как показала практика, позволяет отбирать для выполнения программных заданий наиболее квалифицированных исполнителей, что существенно повышает качество работ с одновременным сокращением их сроков.
Рис2.6 Матрица-модель управления программой реконструкции цеха
Рабочие документы организационных проектов обычно разрабатывает бюро планирования (оно обозначено на рис.2.6.), которое формирует целевую программу при участии других служб:
ЦТБ - центральное технологическое бюро,
БМ - бюро мощностей,
БН - бюро материальных нормативов,
ОПО - отдел проектирования оснащения,
ИНО - инструментальный отдел,
ОПС - отдел программных станков,
ОМА - отдел механизации и автоматизации,
БР - бюро реконструкции,
ОГМ - отдел главного механика,
ОГЭ - отдел главного энергетика,
ПЭО - планово-экономический отдел,
ОМТС - отдел материально-технического снабжения,
ОКС - отдел капитального строительства,
ТБ - технологическое бюро цеха,
ЦРБ - цеховая ремонтная база,
РЕМПРИН - мастерская по ремонту приспособлений и инструмента,
РМЦ - ремонтно-механический цех.
3. Разработка рабочей документации целевой программы
3.1.Разработка графика Гантта
График Гантта, равно как и календарный график относится к рабочей организационно-распорядительной документации целевой программы. Для его разработки рекомендуется изучить системы имитационного моделирования инвестиционных проектов, например, MSOfficeProject.
После запуска данного приложения активизируем команду Файл-> Создать в
результате чего на экране отобразится следующее окно (Рис.3.1)
Рис.3.1Рабочееокно MS Office Project
Перед вводом данных необходимо добавить столбец, который в будущем заполнится данными об исполнителе работы. Имя столбца «Исполнитель».
Для отражения общего расписания работы над проектом необходимо указать рабочие дни и часы в календаре проекта наряду с обычным нерабочим временем (например, вечерами и выходными днями) и особыми нерабочими днями (например, отпусками). В меню Сервис выбрать команду Изменить рабочее время. После выполнить ряд следующих команд:
1. В области отображения дней при нажатой левой кнопке мыши выделить все дни с понедельника по пятницу.
2. Установить маркер в позиции Нестандартное рабочее время. Установить время работы. (с 8.00 до 17.00)
3. Посредством нажатой левой клавиши мыши выделить колонку всех дней субботы и установить работы (с 9.00 до 18.00)
4. Воскресные дни отметить нерабочими вышеуказанным способом, установив маркер в позиции Нерабочее время. Таким же образом выделить нерабочие дни.
Результат проделанных команд отображен на рис. 3.2.
Рис.3.2 Изменение рабочего времени
В соответствии с наличием двух типов задач: критической и простой необходимо создать второй календарь для простого типа задач. Отличие данного календаря состоит в установке субботы выходным днем.
Далее вводим значение в поле столбца «Название задачи». Одновременно с этим производим ввод остальных данных по работе: Длительность, Начало, Предшественник, Исполнитель. Ввод вышеуказанных данных осуществляется посредством двойного щелчка на выбранном поле. После чего на экране отображается активное окно (рис.3.3) «Сведения о задаче».
Рис.3.3 Сведения о задаче
В поле название ввести наименование работы. В поле Начало ввести начальную дату. В поле Длительность вводим ожидаемое время. После этого переходим к вкладке Дополнительно. (рис.3.4)
Рис.3.4 Сведения о задаче (вкладка «Дополнительно»)
В зависимости от типа выполняемой задачи устанавливаем в поле Календарь соответствующий тип «Стандартный» или «Копия Стандартный»
Далее выбираем вкладку Предшественники.(Рис.3.5) В ней в поле Название задачи выбираем ту задачу, которая предшествует выполнению текущей.
Рис.3.5 Сведения о задаче ( вкладка «Предшественники»)
Аналогичным набором действий руководствуемся для остальных задач. После этого на экране отображается график Гантта (рис.3.6)
Рис.3.6 График Гантта (завершенный вид)
3.2. Календарный график работ
Календарный график работ создается по схеме с использованием программы «MicrosoftProject 2003».
Календарный план содержит:
а) Наименование этапов;
б) Длительность их выполнения;
в) Дата начала и окончания этапа;
г) Назначение ответственного за выполнение этапа;
Вводу основных данных по этапу задачи предшествует установка создание двух календарей для соответствующих типов задач (критическая и простая).
Календарь-средство планирования, определяющее рабочее время для ресурсов и задач.
В Microsoft Office Project 2003 используются календари четырех типов, определяющие доступность ресурсов и способ планирования задач:
1) Базовый календарь
2) Календарь проекта
3) Календарь задачи
4) Календарь ресурса
Вид отрезков, отображающих выполняемые задачи можно отформатировать с помощью Диаграммы Гантта.
1. В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта.
2. В меню Формат выберите команду Макет.