- сводный бюджет доходов и расходов (в части расходов по реализации запасов материалов);
- сводный бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности (в части расчетов с поставщиками ТМЦ);
- сводный бюджет движения денежных средств, раздел «Внутрихозяйственные расчеты» (в части внутрихозяйственных расчетов с подразделениями РЖД по поставке ТМЦ);
- сводный прогнозный баланс (в части плановых остатков ТМЦ на начало и конец периода).
Сводный бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности предназначен для планирования и контроля остатков и движения дебиторской и кредиторской задолженности.
Информация из сводного бюджета движения дебиторской и кредиторской задолженности передается в следующие бюджеты:
- сводный бюджет движения денежных средств - в части движения средств по расчётам с дебиторами и кредиторами;
- сводный бюджет доходов и расходов - налоги, относимые на операционные расходы, данные о списании реструктуризированной задолженности по налогам;
- сводный прогнозный баланс в части задолженности по расчётам с дебиторами и кредиторами.
Сводный бюджет движения денежных средств предназначен для обобщения информации о движении денежных средств, сформированной на основе системы бюджетов. Информация из бюджета передается в баланс в части остатков денежных средств и задолженности по внутрихозяйственным операциям.
Основной задачей сводного прогнозного баланса является обобщение информации о финансовом состоянии подразделения и контроль целостности бюджетной модели.
Из других бюджетов в прогнозный баланс переходят остатки на начало и конец периода по запасам, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенному строительству, кредитам и займам. В бюджете вводятся остатки на начало и конец периода по прочим активам и пассивам. Рассчитываются остатки на конец периода по основным средствам, затратам в НЗП, общая сумма активов и пассивов, расхождение между активом и пассивом.
Подразделения ОАО «РЖД» могут производить внутрихозяйственные расчеты только с другими подразделениями такого же уровня, а также с вышестоящими и с нижестоящими на один уровень подразделениями.
В последнее время в России много внимания уделяется разработке теории и практическому применению контроллинга – нового направления руководства хозяйственной деятельностью на микроэкономическом уровне.
Обобщая все определения термина контроллинг, приводимые в Российской и зарубежной литературе можно сказать, что его экономический смысл – это система управления конечными финансово-экономическими результатами (прибылью) фирмы, а его практическое содержание - информационное обеспечение ориентированного на конечный результата управления предприятием.
Из зарубежных источников следует, что контроллинг – понятие весьма широкое. Он охватывает нормирование, внутрифирменное планирование, учет, контроль, анализ хозяйственной деятельности и в вопросы, связанные с определением экономической эффективности капитальных вложений (инвестиционных проектов).
Одним из важнейших процессов контроллинга является мониторинг выполнения производственно-финансовых планов (бюджетов) путем как можно более частого сопоставления достигнутых результатов с запланированными (намеченными, желаемыми).
Исходным моментом планирования бюджетных показателей является определение возможного объема продаж (на транспорте – объема перевозок), который может быть выражен в натуральном или денежном измерении. С переходом на маркетинговые принципы хозяйствования объем продаж определяется на основе изучения рынка, потребностей, запросов и платежеспособного спроса покупателей.
Далее процесс планирования приобретает итеративный характер. Бюджет (смета) расходов составляется с таким расчетом, чтобы при намечаемых доходах получить сумму прибыли, покрывающую первостепенные платежи, проектируемые инвестиции в развитие производства и обеспечивающую выплату определенных сумм дивидендов акционерам. В процессе увязки между собой разделов бюджета могут вноситься изменения в цифры по всем разделам, включая при необходимости и возможную сумму доходов (посредством изменения структуры, ассортимента продукции и цен на отдельные ее виды), причем с учетом рыночной конъюнктуры. Но главное внимание уделяется планируемой сумме расходов (издержек производства).
По выбору отправного момента расчетов за рубежом различают методы планирования: приростной или факторный, считающийся традиционным, и составления смет с нуля.
При традиционных приемах разработки бюджетов за базу принимается либо смета предыдущего периода, либо достигнутый за прошлый период уровень производства затрат и результатов. Далее определяются факторы, которые могут повлиять на изменение финансовых показателей и, прежде всего – издержек производства в планируемом периоде, и с учетом воздействия этих факторов корректируется смета прошлого периода или фактически достигнутые показатели. При этом могут использоваться предварительно разработанные коэффициенты влияния различных факторов (чаще всего – в процентах изменения затрат на 1% изменения значения факторного признака) или укрупненные нормативы затрат.
Степень точности такого планирования зависит от числа учитываемых факторов. Применение же большого количества коэффициентов влияния факторов (более трех) для одной и той же группы расходов может привести к существенным искажениям. Возможность ошибки при введении в расчет многих факторов увеличивается в связи с взаимным влиянием факторов друг на друга.
Составление смет “с нуля” в зарубежной литературе определяется как метод, применяемый в целях полного, подробного, разработанного с отчетом от “нулевой точки” обоснования суммы средств для осуществления какого-либо вида деятельности. При этом методе предполагается рассмотрение всех групп и видов затрат. Это побуждает к поискам альтернативных вариантов ведения хозяйственной деятельности и выбору из них наиболее эффективного.
Метод составления бюджетов с нуля незаменим при оценке и выборе инвестиционных проектов, особенно, если они связаны с новым строительством, реконструкцией действующих предприятий с применением новых видов техники и принципиально новых технологий.
Однако этот метод требует наличия развитой информационной базы и весьма трудоемких расчетов. Необходима разработка дифференцированных норм – строительных, технологических и затратных. Применяемая с 20-х годов за рубежом система нормирования и учета затрат “стандарт-кост” не вполне отвечает этим требованиям, так как при ней строгому нормированию подвергаются лишь затраты, непосредственно связанные с изготовлением продукции или выполнением работ. А для железнодорожного транспорта характерен большой удельный вес накладных расходов.
Учитывая эти трудности, некоторые зарубежные экономисты предлагают на действующих предприятиях периодически применять планирование “составление бюджетов с нуля”, например раз в три года. И это при условии, если существенно изменяются условия работы – внешние, связанные с конъюнктурой рынка, и внутренние, главным образом зависящие от изменения технологии производства. После разработки бюджета затрат этим методом при планировании на последующие относительно короткие периоды, если не предполагается серьезных изменений условий работы, возможно использование пофакторного метода плановых расчетов.
Важнейшим фактором считается объем выпуска продукции. На учете влияния этого фактора основано применение так называемых гибких бюджетов. При этом плановое задание по расходам устанавливается в виде двух составляющих – постоянной (“фиксированной”) и меняющейся в зависимости от объема продукции (перевозок, работ, услуг).
Гибкая смета является, по мнению зарубежных экономистов, действенным инструментом контроля затрат. Американские специалисты Д. Шим и Д. Сигел отмечают следующие преимущества гибкой сметы: “она ориентирована на целый диапазон объемов производства, а не на один единственный уровень деловой активности, она носит динамический, а не статический характер”.
Известно, что при анализе затрат чаще всего определяются три вида отклонений фактических сумм от запланированных (или имевших место в предыдущем периоде): отклонений по объему производства, по ценам на ресурсы, удельным затратам ресурсов на одно изделие или одну производственную операцию. Гибкий бюджет облегчает анализ, так как содержит готовую информацию о плановых затратах на фактически выполненный объем производства.
Поскольку бюджетные данные включают затраты, рассчитанные для прогнозируемого объема реализации, а фактически произведенные затраты относятся к фактическому объему, то их сравнение некорректно. Превышение фактических затрат над плановыми не является мотивом для отрицательной оценки, если такие затраты явились результатом превышения фактического показателя объема деятельности над заложенным в бюджете. И наоборот, если уровень деятельности, ниже, то ожидается и сокращение переменной части затрат. Это актуально как для предприятий, большая часть затрат которых является переменными (условно-переменными), так и для предприятий где значительный удельный вес условно-постоянных затрат.
Для корректного сравнения плановые и фактические показатели должны относиться к одному объему работы, поэтому, прежде чем принимать решения о распределении ответственности между выделенными центрами ответственности за отклонения, следует скорректировать бюджетные данные, пересчитав их для фактического объема работы.
Таким образом, гибкий бюджет обеспечивает возможность расчета размера статей затрат для разных уровней деловой активности (объемов работ) в диапазоне возможных значений и определения отклонений бюджетных данных от фактических, вызванных изменением объема работы по сравнению с первоначально прогнозируемым.