R/3 позволяет обеспечить немедленное отражение оперативной информации в информацию для анализа: проводок в обороты и сальдо бухгалтерских счетов, операций материального учета - в обороты и остатки по складам. Разрыв во времени между оперативной и аналитической информацией сводится к нулю. За счет автоматических проводок R/3 позволяет уменьшить объем ручной работы. К примеру, если обычно получение материала от поставщика сначала регистрируется на складе, а затем работники бухгалтерии выполняют соответствующие проводки по счетам, то R/3 позволяет, а в некоторых случаях и требует, чтобы при поступлении материала и аналогичных операциях бухгалтерские проводки выполнялись автоматически. При этом каждая хозяйственная операция выполняется одним сотрудником в четко определенный момент времени и отражается во всех ракурсах учета - материальном и денежном одновременно, обеспечивая их согласованность.
Для автоматизации финансовой деятельности поставленных выше задач на базе системы R/3 и предназначен компонент модуля Финансовой Бухгалтерии (FI) - «Контроль и регулирование бюджета» (FM).
Функции этого компонента помогают в создании бюджетов. Задачами компонента «Управление бюджетом» являются: создание бюджета для всех поступлений и расходов для отдельных сфер ответственности, отслеживание будущих движений финансовых средств в отношении доступного бюджета, а также предотвращение иных перерасходов бюджета. Предусмотрена возможность адаптации бюджета к изменениям путем ввода деблокирования, расширений, сокращений и переносов.
Компонент «Управление бюджетом» полностью интегрирован с другими компонентами системы R/3. Основным требованием к использованию компонента Управление бюджетом является его связь с компонентом Главная книга (FI-GL), что и предусмотрено в данном проекте.
Компонент Управление бюджетом позволяет выполнить точную проверку:
- поступлений и расходов или хозяйственных операций, связанных с финансовыми средствами, на предприятии;
- финансового равновесия предприятия, сравнивая значения облиго и фактические значения с текущим бюджетом;
- присвоения бюджета и так далее.
После утверждения руководством бюджета, финансовые средства (финансовые позиции) из него присваиваются отдельным подразделениям под их собственную ответственность. Бюджет в пределах организационной структуры распределяется по принципу «сверху вниз». Финансовые позиции представляют собой группу объединенных по функциональному признаку расходов и поступлений в пределах единицы финансового менеджмента (ЕФМ). В проекте предусмотрены два уровня определения финансовых позиций: позиции контировки и позиции уплотнения. Позиции контировки являются детальной структурой направлений расходования средств, которая удовлетворяет потребностям аналитики конечных пользователей. Позиции уплотнения являются суммарным итогом детальных позиций и предназначены для анализа финансовой деятельности высокого уровня. Для получения строки в Платежном Балансе (ПБ) используется таблица соответствий между позициями контировки, созданными в системе, и строками ПБ, которым они присвоены.
Если производятся проводки по финансовым позициям и подразделениям финансового менеджмента, то значение облиго (задолженности) и фактическое значение повышаются, а бюджет становится израсходованным.
Бюджетное планирование отличается от финансового планирования степенью обязательности. В то время как финансовое планирование предполагает точную оценку поступлений и расходов компании, в планировании бюджета финансовые средства предписываются в форме бюджета. Значения, определенные в планировании бюджета, являются предписанным стандартом, которого надо придерживаться. В проекте настроена предупредительная функция в виде соответствующей записи на экране монитора: в случае превышения суммы запланированного лимита, пользователю сообщается, по какой статье и сфере ответственности произошло превышение.
Поскольку ситуация в течение финансового года изменяется, возникает необходимость в корректировке уже завершенного планирования бюджета. Одна из возможностей, используемых в данном проекте - это использование переноса бюджета. Согласно определенным правилам, это можно сделать, если у одной из сфер ответственности имеется недостаток в финансовых средствах, а у другой еще есть свободные средства.
Компонент «Управление бюджетом» обеспечивает пользователя проверочным и управляющим инструментом, который позволяет выполнить требования, основанные на современных методах составления бюджета.
2.3 Автоматизированная система бюджетного управления ОАО «РЖД»
Организационно-финансовую структуру ОАО «РЖД» характеризует двойная иерархическая подчиненность – организационная и функциональная, поэтому формирование бюджетов на дорогах происходило в двух иерархиях (по хозяйствам/ службам и по отделениям (НОД)).
Все операционные бюджеты заполнялись в иерархии по службам, затем данные переносились в основную иерархию по НОД. И мы получали целостную картину по дороге.
По новой технологии бюджетного управления можно отказаться от формирования бюджетов по двум иерархиям. Так как появился новый альбом форм, в котором предусмотрен сбор и планирование данных, как по отраслевому принципу, так и по территориальному.
Автоматизированная система бюджетного управления предназначена для осуществления процесса сбора и консолидации данных бюджетирования с уровня территориальных и функциональных филиалов на уровень центрального аппарата ОАО «РЖД». Система позволяет работать со следующими бюджетами:
- бюджет продаж;
- бюджет производства;
- бюджет мотивации;
- бюджет затрат;
- бюджет капитальных вложений;
- бюджет запасов и закупок;
- бюджет доходов и расходов;
- бюджет кредитов и займов;
- бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности;
- бюджет движения денежных средств;
- прогнозный баланс;
- мастер.
В бюджетной системе осуществляется планирование основных отчетных форм – сводного бюджета доходов и расходов, сводного бюджета движения денежных средств и сводного прогнозного баланса. Эти формы полностью характеризуют финансово-хозяйственную деятельность компании в течение планового периода и финансовое состояние на конец этого периода.
Все бюджеты связаны между собой. Показатели, входящие в несколько видов бюджетов, вводятся только один раз – в том бюджете, в котором показатель формируется. Изменение показателя в одном бюджете отражается во всех бюджетах, на которые он влияет, и, в конечном итоге, влияет на статьи прогнозного баланса. Данный механизм аналогичен принципу двойной записи, используемому в бухгалтерском учете, то есть при формировании доходов, расходов, активов и пассивов в бюджетной системе используется те же принципы, что и в системе бухгалтерского учета.
В ряде бюджетов содержится показатель «Остатки на начало периода». Если предыдущий период еще не закрыт, используются ожидаемые значения остатков.
Если предыдущий период закрыт, используется переходящий остаток (остаток на конец предыдущего периода является остатком на начало последующего периода). Такой же механизм используется для определения значений по аналогичному периоду прошлого года, когда еще не сформированы отчетные данные по этому периоду.
Сводный бюджет продаж (СБП) предназначен для планирования и контроля выручки по обычным видам деятельности.
Выручка приводится в стоимостном выражении без НДС, а также справочно с НДС для перехода к бюджетам движения дебиторской и кредиторской задолженности.
Информация из СБП переносится в следующие бюджеты:
- сводный бюджет затрат в части тарифного грузооборота для расчета себестоимости;
- сводный бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности в части начисления задолженности покупателям и заказчикам;
- сводный бюджет доходов и расходов в части выручки от прочих продаж.
Сводный бюджет производства предназначен для планирования объемов производства в натуральном и стоимостном выражении.
Сводный бюджет затрат предназначен для планирования и контроля величины затрат. В бюджете планируются все ресурсы, потребленные филиалом за период в разрезе элементов затрат.
Информация из сводного бюджета затрат (СБЗ) переносится в следующие бюджеты:
- сводный бюджет запасов и закупок в части затрат на материалы и себестоимости материалов собственного производства;
- сводный бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности (затраты на оплату труда; затраты по работам и услугам, входящим в элемент «прочие затраты»; отчисления на социальные нужды; налоги, входящие в себестоимость);
- сводный бюджет доходов и расходов в части расходов в разрезе видов деятельности, отдельных статей операционных расходов, отдельных статей внереализационных расходов;
- сводный прогнозный баланс в части начисленной за период амортизации.
Сводныйбюджет запасов и закупок предназначен для планирования потребности в сырье, материалах и топливе, а также товарах - приобретении у внешних поставщиков и получении по внутрихозяйственному обороту, а также для планирования и контроля объема ТМЦ, находящегося в распоряжении филиала ОАО «РЖД».
В данном бюджете планируется только движение материальных ценностей, в то время как платежи за них отражаются в Сводном бюджете движения дебиторской и кредиторской задолженности.
Информация из Сводного бюджета запасов и закупок переносится в следующие бюджеты: