2) Аналитические записки к бюджетам, содержащие заявки и обоснования на регулирование бюджетных параметров.
Функциональные филиалы, находящиеся в подчинении Дирекций, на основе целевых значений планов продаж, производства и финансовых планов, сформированных дирекцией и содержащих целевые значения, формируют операционные и финансовые бюджеты и согласовывают их с Дирекцией.
Дирекции согласовывают пакет бюджетов функциональных филиалов с соответствующими подразделениями Центрального аппарата ОАО «РЖД».
Центральный аппарат ОАО «РЖД» на основе предоставленных филиалами бюджетов проводит формирование первоначальных консолидированных плановых бюджетов по ОАО «РЖД» в целом и балансировку финансовых бюджетов. Полученные значения бюджетных показателей консолидированных бюджетов анализируются на предмет соответствия целевым значениям первоначальных плановых заданий.
Консолидированные бюджеты направляются в ЦЭУБ для прохождения процедуры согласования в аппарате управления ОАО «РЖД» с целью последующего их утверждения.
Утвержденные Президентом ОАО «РЖД» бюджеты доводятся до соответствующих структурных подразделений ОАО «РЖД».
Порядок исполнения бюджета:
1) Исполнение бюджетов по филиалам, сбор фактических данных о выполнении бюджетов в течение минимального бюджетного периода.
2) Формирование фактической части бюджетов филиалов.
3) Консолидация бюджетов структурных единиц в подчинении филиалов и получение консолидированных бюджетов по территориальному филиалу и функциональному филиалу в подчинении ОАО «РЖД».
4) Формирование отчетов по выполнению бюджетов на уровне территориальных филиалов и функциональных филиалов в подчинении ОАО «РЖД».
5) Консолидация бюджетов филиалов и получение консолидированных бюджетов по ОАО «РЖД».
Отчеты по выполнению бюджетов формируются каждый месяц, квартал и в конце года. В отчетах приводятся фактические значения бюджетов, план/факт анализ, анализ причин возникновения план/факт расхождения и рекомендуемые меры по его устранению.
Система бюджетирования в ОАО «РЖД» динамично развивается. Бюджетные формы корректируются, изменяются, вводятся дополнительные.
Анализ разработанных бюджетных форм для 2005-2006 года показывает, что они предназначены для разработки бюджетных показателей в основном для уровня территориальных филиалов, то есть для железных дорог. При этом разработка бюджетных показателей в целом по железной дороге (исключая бюджет продаж по основному виду деятельности – перевозкам), основывается на бюджетах отдельных отраслевых хозяйств (бюджет продаж для отраслевых хозяйств разрабатывается только по прочим видам деятельности).
Дальнейшее внедрение системы бюджетного планирования требует разработки бюджетов для структурных подразделений ОАО «РЖД» (линейных предприятий). При этом показатели, устанавливаемые в бюджете линейным предприятиям, должны учитывать специфику и особенности их деятельности и обеспечить достижение целей отделений дорог, дорог и в целом компании ОАО «РЖД».
В соответствии с этим, в бюджетах 2006-2007 года предусмотрено выделение более широкой номенклатуры показателей по отраслевым хозяйствам.
Разработка бюджетов для структурных подразделений должна решить задачу совершенствования механизма управления затратами на уровне линейных предприятий. В процессе составления бюджетов должны рассматриваться:
- теоретические и методологические подходы к управлению затратами;
- особенности финансово-экономической деятельности и системы управления затратами конкретного отраслевого предприятия в условиях централизации управления;
- направления совершенствования системы управления затратами в условиях централизации хозяйственной деятельности;
- установления зависимости между расходами и объемами работы;
- оптимизация затрат структурных подразделений (хозяйства) в условиях централизации управления.
Необходимо отметить, что в дальнейшем особого внимания заслуживает не только разработка системы бюджетных показателей, но и их планирование, а также качественный анализ исполнения бюджетов
В дальнейшем исследование проводится на примере структурных подразделений вагонного хозяйства территориального филиала ОАО «РЖД».
Основными характерными чертами бюджетной системы управления хозяйственными процессами в ОАО «РЖД» являются не только директивный порядок формирования большого числа плановых показателей работы функциональных и территориальных филиалов с последующим доведением их до низовых структурных подразделений, но и строгий контроль их выполнения. Аналитическая работа в большинстве случаев ограничивается оценкой вышестоящей организацией результатов деятельности каждого подразделения преимущественно по уровню выполнения плановых заданий и в некоторой степени сравнением плановых и отчётных показателей текущего периода с отчётными показателями аналогичного периода предыдущего года.
Вместе с тем важнейшим условием эффективности бюджетной системы планирования является экономическая обоснованность величины устанавливаемых бюджетных показателей, которая может быть достигнута только на основе более глубокого экономического анализа на уровне низового технико-экономического планирования.
В связи с этим в дополнение к названным выше анализам выполнения плана и динамики плановых и отчётных показателей могут быть рекомендованы две методики факторного анализа важнейших бюджетных показателей. В зависимости от характера рассматриваемых показателей эти методики могут решать различные задачи:
- анализ полученного в бюджете планового задания должен определить факторы, которые обусловят рост или сокращение этого задания в сравнении с фактическими полученными результатами в аналогичном периоде прошлого года, и на этой основе сформировать новые удельные нормативы и дифференцировать плановое задание между подведомственными коллективами;
- анализ бюджетных показателей по отчёту должен ответить на вопрос, изменения каких объёмных или качественных показателей явились факторами перевыполнения или недовыполнения плана. Результаты этого анализа могут быть использованы при подведении итогов внутрипроизводственного хозяйственного расчёта, итогов производственного соревнования, при материальном стимулировании коллективов и отдельных работников.
Внедрение названных методик анализа и решение названных задач на уровне Дирекции по ремонту грузовых вагонов может вызвать определённые трудности, связанные с тем, что Дирекция не является низовым структурным подразделением, а выполняет управленческие функции в отношении целого ряда ремонтных вагонных депо. Успех анализа во многом будет зависеть от полноты и качества экономической информации, поступающей от этих подразделений.
Контроль и анализ исполнения бюджета любого уровня выполняется для выявления отклонений реальных результатов деятельности от запланированных, и нужен для того, чтобы своевременно и оперативно принять меры по обеспечению выполнения плана.
Различают два вида контроля – регулярный (текущий) и итоговый (заключительный) исполнения бюджетов предприятия. Регулярный - выполняется в течение планового периода. Цель регулярного контроля – оперативная экономическая оценка краткосрочных изменений в производственных процессах относительно заданной программы развития управляемой системы и обеспечение ее эффективного функционирования. Текущий контроль производится в форме регулярных отчетов перед вышестоящими руководителями на различных уровнях управления. Фактически текущий контроль осуществляется ежедневно. Итоговый контроль выполняется по завершении бюджетного периода на основе отчетов об исполнении бюджетов линейных предприятий. Особенность итогового контроля заключается в ретроспективном взгляде на хозяйственную деятельность, изучении свершившихся процессов и явлений, выявлении неиспользованных резервов. Для заключительного контроля характерны полный охват всех сторон производственной и финансовой деятельности, привлечение всех отделов и служб структурного подразделения (на уровне дороги). Заключительный контроль дает руководству организации информацию о факте и степени достижения поставленной цели и облегчает принятие мотивированных управленческих решений. Итоговый контроль проводится преимущественно по документированным источникам информации на базе бухгалтерской и статистической отчетности, что позволяет типизировать процедуры анализа, использовать единые методики.
С целью выявления динамики процессов, происходящих в целом в филиале или его структурном подразделении, оперативного реагирования на них, стимулирования положительных и устранения отрицательных тенденций выполняется всесторонний анализ исполнения бюджетов.
Анализ бюджетов выполняется экономической службой железной дороги и экономическими подразделениями отраслевых служб и предприятий.
Для проведения комплексного анализа исполнения бюджетов на разных уровнях управления можно воспользоваться следующими методами и приемами экономического анализа:
- сравнительный анализ;
- кластерный анализ;
- факторный анализ;
- трендовый анализ;
- «план-фактный» анализ.
Использование метода сравнения предполагает сопоставимость сравниваемых показателей, а именно единство измерителей, период сравнения, сезонные особенности и географические условия работы, различие в методике расчета показателей. Применение рассмотренного приема анализа позволяет выявить наиболее и наименее доходные подразделения дороги, обнаружить наиболее и наименее прибыльные услуги, сравнивать доходы и расходы разных подразделений по заданной статье бюджета. Результаты сравнительного анализа доходов и расходов различных подразделений могут быть использованы для разработки технологии минимизации затрат, а также для обоснования организационных решений.