2) Аудиторско-консультационной группой "Развитие бизнес-систем" (ЗАО АКГ "РБС") совместно со специалистами отраслевых департаментов, железных дорог и других филиалов ОАО "РЖД" разработан альбом форм "Система бюджетного управления ОАО "РЖД" и регламент их заполнения.
3) ЗАО "Эрнст энд Янг" с участием ВНИИЖТа разработана единая аналитическая форма внутрифирменной управленческой отчетности "7-у", которая содержит полную информацию, необходимую для формирования всех видов бюджетов подразделений ОАО "РЖД".
4) ВНИИЖТом разработаны Методические рекомендации по планированию расходов, общих для всех мест возникновения затрат и видов работ, и общехозяйственных расходов в обособленных подразделениях линейного уровня, которые утверждены и разосланы на железные дороги для практического применения.
5) Протоколом заседания Совета директоров от 30 июня 2004 года утверждены Положения «О мотивационном бюджете открытого акционерного общества «Российские железные дороги» и «О бюджете развития филиалов и структурных подразделений открытого акционерного общества «Российские железные дороги» и другие.
Полноценную систему бюджетирования в такой сложной производственно-финансовой системе, как железнодорожный транспорт, можно получить только при проведении последовательного хорошо осмысленного комплекса взаимосвязанных мероприятий.
Для успешной разработки и реализации любой системы, как известно, необходима, прежде всего, единая концептуальная основа, то есть единое понимание того, что должна представлять собой система, на чем она будет основываться и каково ее главное предназначение.
Ученые ВНИИЖТа определяют основную цель постановки бюджетирования в ОАО «РЖД» на современном этапе – оптимизация корпоративного управления ресурсами ОАО "РЖД" в реальном режиме времени для обеспечения финансовой состоятельности отдельных видов деятельности (бизнеса), что в конечном итоге должно способствовать повышению финансовой устойчивости ОАО "РЖД" в целом.
Осуществить поставленную цель возможно при успешном решении за намеченный конкретный период комплекса задач.
К первоочередным задачам относятся:
- оптимизация (с учетом правильно выбранных приоритетов) распределения всех видов затрат, включая общие и общехозяйственные, по видам деятельности (бизнеса) видам работ и подразделениям ОАО "РЖД", установление на этой основе лимитов и нормативов затрат, превышение которых должно свидетельствовать о неблагополучном положении дел у исполнителей. В этом случае исполнители должны изыскать внутренние резервы для того чтобы уложиться в установленные им лимиты затрат;
- установление обоснованных нормативов рентабельности или эффективности по видам деятельности (бизнеса), видам работ и подразделениям ОАО "РЖД", обеспечивающих устойчивое финансовое положение корпорации в целом;
- обеспечение финансовой прозрачности, оптимизация финансовых потоков, достижение сбалансированности источников поступления денежных средств и их использования;
- укрепление финансовой дисциплины в сочетании с действенной системой мотивации труда за вклад в повышение финансовой устойчивости корпорации в целом, проведение постоянного мониторинга и контроля за изменением финансовой ситуации, начиная с линейного уровня.
Уровень детализации бюджетной модели может меняться в зависимости от сложности поставленных управленческих задач, а сама система бюджетирования по мере развития корпорации может реорганизовываться как в методическом, так и в техническом плане.
В основу бюджетной системы ОАО «РЖД» положен механизм бюджетно-рыночной мотивации (БРМ), который сочетает бюджетно-сметное финансирование на плановые объемы работ (с установленным качеством), и последующее дополнительное мотивационное финансирование за достигнутые производственно-финансовые результаты за счет сверхплановой выручки от перевозок и прочей деятельности, снижения себестоимости перевозок и удельных расходов на выполнение ремонтных работ, улучшения качественных показателей, безаварийности и безопасности, повышения экономической эффективности по всем видам деятельности.
Дополнительное финансирование (фонд мотивации) учитывается в бюджете мотивации следующего периода и поступает в распоряжение филиала для использования средств в установленном порядке по трем направлениям:
- на материальное стимулирование персонала;
- на развитие производства;
- на социальное развитие.
Распределение мотивационного фонда, полученного филиалом, по своим структурным подразделениям и единицам может производиться с использованием принципов внутрихозяйственного хозрасчета - по фактическим результатам выполнения ключевых показателей экономической эффективности, специфичных для каждого конкретного хозяйства, цеха и так далее.
В целях создания финансовых гарантий для формирования мотивационного фонда по фактическим результатам работы подразделений в плане предусматривается резерв на мотивацию: в бюджете затрат, инвестиционном бюджете и нераспределенной прибыли.
Бюджетное планирование исходит из утвержденных органами управления ОАО «РЖД» миссии и целей, корпоративной стратегии и долгосрочных планов развития акционерного общества.
Стартовыми (исходными) материалами для бюджетного планирования являются долгосрочные стратегические ориентиры и соответствующие им целевые параметры по объемным, качественным, финансовым и экономическим показателям, а также экономические нормативы (в том числе нормативы затрат на измерители по укрупненным видам работ). Во взаимоотношениях с функциональными филиалами применяется механизм внутренних расчетных цен на единицу продукции (работ, услуг), потребляемых ОАО «РЖД», которые могут быть использованы для формирования бюджетов заводов «Желдорреммаш», «Вагонреммаш» и тому подобное, а для бюджетов филиалов «Рефсервис», «Трансконтейнер» - специальные расчетные тарифы.
В настоящее время, когда линейные предприятия являются структурными единицами филиалов ОАО «РЖД», не имеют законченной продукции, объемы работы определяются общесетевыми потребностями в обеспечении объема перевозок и безопасности перевозочного процесса. Поэтому предприятия этого уровня управления могут самостоятельно разрабатывать бюджеты производства, - в которых указываются основные объемные и качественные показатели работы предприятия и необходимые трудовые ресурсы для обеспечения общесетевых потребностей в перевозках грузов и пассажиров и диверсификационной деятельности предприятия, бюджеты запасов и закупок, где определяется потребность в материалах и запасных частях по номенклатуре и стоимости, необходимых для выполнения бюджета производства, бюджеты расходов – затраты на материальные и трудовые ресурсы на заданный объем работы в соответствии со статьями Номенклатуры расходов и калькуляциями на конкретные виды работ. В настоящее время методология разработки, анализа и контроля этих бюджетов одна из актуальных задач финансового управления деятельностью структурных подразделений ОАО «РЖД», определения уровня финансовой ответственности каждого из них.
Структурные подразделения ОАО «РЖД» (линейные предприятия) в настоящей организационной структуре управления корпорацией являются «центрами затрат», поэтому оптимизация затрат всего перевозочного процесса возможна именно на первичном уровне, причем в существующей системе информационного обеспечения отрасли – в реальном режиме времени.
Внедрение системы бюджетирования в ОАО «РЖД» потребовало разработки и утверждения Регламента бюджетного управления и Методики формирования и консолидации показателей операционных и финансовых бюджетов ОАО «РЖД».
Регламент определил принципы документооборота системы бюджетирования, а также порядок и сроки формирования, согласования утверждения и корректировки бюджетов и контрольных отчетов.
В регламенте определяется схема формирования бюджетных показателей, взаимодействие структурных подразделений при контроле и анализе исполнения бюджетов, а также их согласовании и консолидации.
Бюджетные задания для ОАО «РЖД» формируют в количественном выражении целевые задачи экономической, финансовой и производственной деятельности в соответствии со стратегической программой развития компании на планируемый период.
Бюджетные показатели могут быть разделены условно на две группы – показатели, непосредственно содержащиеся в бюджетных формах в виде бюджетных статей (прямые показатели) и показатели, выводимые расчетным путем из прямых бюджетных статей (расчетные показатели).
При составлении бюджетов структурными подразделениями необходимо учитывать, что целевые значения «прямых» показателей в бюджетных формах должны быть соблюдены, а «расчетные показатели могут планироваться и оцениваться вне зависимости от формирования бюджета.
Согласно регламенту процесс планирования и согласования бюджетов в системе бюджетного управления ОАО «РЖД» проводится по всем уровням управления, в соответствии с организационно - функциональной структурой ОАО «РЖД»:
1) Центральный аппарат ОАО «РЖД».
2) Территориальный филиал – железная дорога.
3) Отделение железной дороги, дорожная дирекция или линейное предприятие дорожного подчинения.
4) Структурная единица (линейное предприятие) в подчинении отделения дороги, дорожной дирекции, функционального филиала.
5) Дирекции ОАО «РЖД», а также функциональные филиалы, находящиеся в прямом подчинении ОАО «РЖД».
6) Функциональный филиал в прямом подчинении ОАО «РЖД» или в подчинении Дирекции ОАО «РЖД».