При вводе формул следует соблюдать 3 правила:
· сначала должна быть активизирована та ячейка, в которой будет находиться результат.
· каждая формула начинается со знака равенства.
· при написании формулы используются адреса (имена) ячеек, а не их содержимое.
Ссылки указывают на то, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге или даже на данные другого приложения.
Ссылки на ячейки используют адреса ячеек, т.е. заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа.
В формулах используются относительные и абсолютные ссылки.
По умолчанию все ссылки – относительные. При копировании они преобразуются и соответствуют новому расположению формулы.
Абсолютные ссылки применяются в случаях, когда ссылка на конкретную ячейку не должна изменяться при копировании формул. Для указания абсолютной ссылки устанавливается знак доллара «$» перед ссылкой. Комбинация абсолютных и относительных ссылок образует смешанную ссылку.
Функции в Excel не только облегчают ввод данных, но и выполняют специальные расчеты. Они могут использовать координаты диапазонов, именованные диапазоны и обычные числовые значения.
Каждая функция состоит из имени функции и аргумента.
Имя функции (например, СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС) указывает на ее назначение.
Аргумент (например, В2:В12) сообщает Excel какие адреса ячеек задействованы в данной функции.
Связывание – это процесс использования ссылок на ячейки из внешних рабочих книг в целях получения данных для своей рабочей таблицы.
Общий синтаксис для формулы с внешней ссылкой выглядит следующим образом:
=[ИмяРабочейКниги]ИмяЛиста!АдресЯчейки.
Если формула содержит ссылки на ячейки из другой рабочей книги, то эта книга необязательно должна быть открыта. Если рабочая книга закрыта и не находится в текущей папке, то необходимо добавить к ссылке полный путь.
Если рабочая книга связана с несколькими рабочими книгами, то может возникнуть необходимость просмотреть список всех исходных рабочих книг. Для этого используют команду ПравкаÞ Связи. В результате появляется диалоговое окно Связи, в котором перечислены все исходные рабочие книги, а также другие типы связей с другими документами. Это диалоговое окно используется и для обновления связей. Для этого в нем выбирают соответствующую исходную рабочую книгу и команду Обновить.
Иногда при вводе формулы Excel выдает значение, которое начинается с символа решетка (#). Это говорит о том, что данная формула возвращает ошибочное значение. В подобном случае следует исправить формулу (или ссылку на ячейку содержащуюся в этой формуле), чтобы избавиться от сообщения об ошибке. Если ячейка полностью заполнена знаками решетки (#), это означает, что столбец недостаточно широк, чтобы отобразить некоторую величину. В этом случае нужно или расширить столбец, или изменить числовой формат ячейки.
Большие массивы информации обычно хранятся в виде базы данных и обрабатываются специальными программами. В Excel аналогом простой базы данных является список. Он представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Отличительная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит однотипные данные. Если провести аналогию между списком и базой данных, то можно сказать, что столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями.
Сценарий представляет собой набор сохраненных программой Excel значений, которые она может автоматически подставить в ячейки рабочего листа. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделирования и расчетов. Существует возможность создать отчет по результатам работы сценария, который содержит как исходные, так и итоговые значения, что позволяет прослеживать зависимости между данными в таблице [11].
Значение диаграмм как графической формы представления числовых данных трудно переоценить. Они позволяют не только повысить наглядность излагаемого материала, но и отобразить соотношение различных величин или динамику изменения показателей. В Excel предусмотрены средства работы с диаграммами различных типов.
В Excel существует возможность красочно оформлять рабочие листы, используя для этого различные графические объекты. Причем такие объекты можно создавать непосредственно в самой программе Excel, а можно внедрять из других приложений. Для создания графических объектов в Excel предназначен встроенный графический редактор, доступный при наличии панели инструментов Drawing (Рисование).
| Ошибочное значение | Описание |
| # ДЕЛ / 0! | 1) Формула пытается выполнить деление на 0. 2) Формула пытается выполнить деление на содержимое пустой ячейки |
| #ИМЯ? | В формуле используется имя, которое Excel не может распознать. Например, удалено имя, используемое в формуле, или при вводе текста где-то пропущена кавычка |
| #Н/Д | Неопределенные данные. Формула ссылается (прями или косвенно) на ячейку, содержащую функцию, ссылающуюся на недопустимый тип данных |
| #ЧИСЛО! | Проблема связана со значением; например, задано отрицательное число там, где необходимо положительное. |
| #ССЫЛКА! | Недопустимая ссылка; например, формула ссыпается на ячейку, удаленную из рабочей таблицы. |
| #ЗНАЧ! | В формулу включен аргумент недопустимого типа. |
Рис. 1.4.4.1. Типы ошибок в формулах Excel
В таблице перечислены типы ошибочных значений, которые могут появиться в ячейке, содержащей формулу. Формулы могут возвращать ошибки и в том случае, если ячейки, на которые в них есть ссылки, содержат ошибочные значения. Этот эффект носит название цепной реакции – когда единственное ошибочное значение может породить ошибки во многих других ячейках, содержащих формулы со ссылкой на эту ячейку.
VBA является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office 2003. Основные принципы работы в среде VBA и в среде Visual Basic 2003 идентичны. Перечислим главные преимущества, получаемые в результате применения языка VBA.
Во-первых, с помощью VBA можно записывать последовательности повторяющихся команд, характерных для какого-либо приложения, и назначать правила (условия), в соответствии с которым эти последовательности (процедуры VBA) будут вызываться в приложении. Например, после нажатия некоторой кнопки, рабочий лист Excel будет отформатирован с учетом ваших требований, записанных на VBA и сохраненных в рабочей книге или шаблоне.
Во-вторых, применив средства VBA, можно обеспечить нестандартный диалог с пользователем, создавая диалоговые формы и обрабатывая реакцию пользователя на событие в приложении.
Наконец, использование единого языка программирования способствует более тесному взаимодействию Excel с продуктами Microsoft Office. С помощью VBA можно разрабатывать приложения, одновременно применяющие компоненты нескольких программ [12].
В Excel существует возможность создавать собственные макросы и таким образом автоматизировать выполнение основных операций. Макрос представляет собой последовательность команд и функций, записанных в модуле VBA. Насколько сложными могут быть макросы, можно судить по входящим в пакет поставки Excel надстройкам, при создании которых использовались средства макропрограммирования.
Существует два способа создания макроса: записывать свои действия во время работы с листом Excel или же написать макрос, используя редактор Visual Basic.
Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помощью макрорекордера, и для этого вовсе не нужны глубокие знания по программированию. Работа макрорекордера во многом напоминает работу обычного магнитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука. Макрорекордер протоколирует все выполняемые пользователем действия и представляет их в виде VBA-кода.
Однако следует помнить, что «собственноручно написанные макросы позволяют создавать гораздо более мощные и гибкие программы, чем макросы, записываемыми с помощью макрорекордера, но, конечно, записать макрос гораздо проще, чем создать его программный код [10].
Процесс записи макроса с помощью макрорекордера можно условно разбить на три следующих этапа:
- запуск макрорекордера;
- присвоение макросу имени;
- выполнение записываемых операций;
- завершение записи.
Редактирование VBA-модулей выполняется в среде Visual Basic for Applications, в которой пользователю предоставляются средства для разработки программ, анализа связей между объектами (VBA является объектно-ориентированным языком программирования), отладки программ и их организации в единый программный комплекс (проект).
В VBA текст макроса оформляется в виде процедуры Sub. Данная процедура создается на основе событий (таковым может быть, например, изменение размера окна или щелчок на кнопке) и методов. Каждому событию поставлены в соответствие методы, которые задают необходимость выполнения определенных операций при наступлении данного события. Так, при щелчке на ярлычке рабочего листа событием является изменение активного листа. Благодаря связанному с этим событием методу лист, на ярлычке которого был произведен щелчок, активизируется и отображается на переднем плане. В зависимости от типа активизированного листа изменяются и некоторые команды меню. В VBA пользователь может задавать собственные события и ставить им в соответствие методы.
Visual Basic для приложений
Visual Basic для приложений — это объектно-ориентированный язык макропрограммирования высокого уровня, встроенный во все программы пакета Office 2003. Включение в указанный пакет современного полнофункционального языка программирования, инструментов для написания на нем программ, их редактирования и отладки, а также обширных библиотек стандартных программ позволяет создавать программные продукты, способные с достаточной полнотой автоматизировать решение конкретных задач пользователя.