Економічна модель оптимізації закупівель та поставок кондитерських виробів на прикладі товариства з обмеженою відповідальністю "Гермес-Груп" (стр. 15 из 22)
Рисунок 3.1 – Структура системи керування
Взаємозв'язок інформаційних потоків (П и О), засобів обробки, передачі і збереження даних, а також співробітників управлінського апарата, що виконують операції по переробці даних, і складає інформаційну систему економічного об'єкта.
Зростання обсягів інформації в контурі керування, ускладнення обробки спричинило за собою спочатку впровадження комп'ютерів на окремих операціях, а потім розширення їхнього застосування. Традиційна інформаційна система стала якісно мінятися.. В управлінському апараті з'явився новий структурний підрозділ, єдиною функцією якого стало забезпечувати процес керування достовірною інформацією на основі застосування засобів обчислювальної техніки. У зв'язку з цим у структурі керування з'явилися нові інформаційні потоки, а старі потік частково змінили свій напрямок. Частина традиційної інформаційної системи стала поступово, але неухильно трансформуватися в керуванні усе більшої автоматизації обробки інформації.
З урахуванням сфери застосування виділяються:
· технічні інформаційні системи;
· економічні інформаційні системи;
· інформаційні системи в гуманітарних областях і ін.
Далі мова буде йти винятково про інформаційні системи економічного характеру, тому необхідно ввести поняття економічної інформаційної системи (ЕІС). Під нею будемо розуміти систему, призначену для збереження, пошуку і видачі економічної інформації з запитів користувачів. За допомогою ЕІС, на жаль, може перероблятися далеко не вся інформація, використовувана для керування об'єктом, оскільки на будь-якому підприємстві циркулі величезні інформаційні потоки, що грають важливу роль у при рішень, але обробка яких за допомогою комп'ютерів неможлива (рисунок 3.2). Причина цього заключається в складності структуризації інформації та формалізації процесів її переробки.
Рисунок 3. 2 – Информація про зовнішню середу
В ЕІС від об'єкта управління направляється тільки та частина информации (див.рисунок 3.2), – О2, яку можна систематизувати і обробляти за допомогою комп’ютера. Аналогічно від управлінського апарата в ЕІС передається лише частина директивної інформації – П2,. яка може бути вілповідним чином перероблена і передана об’єкту керування. Частка информації, яка обробляється в ЕІС, різних рівнів керування змінюється стосовно відношенню загального об’єма від 10 до 20 %.
Вищий рівень (вище керівництво) визначає мету управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові та трудові ресурси, розроблює довгострокові плани та стратегію їх виконання. В компетенцію входять аналіз ринку, конкуренції, кон’юктури та інших альтернативних стратегій розвитку підприємства.
На середньому рівні основну увагу приділяють складанню тактичних планів, контролю за їх виконанням, стеженням за ресурсами та розробці управляючих директив для виводу підприємства на потрібниц планами рівень.
На оперативному рівні відбувається реалізація планів та складаються звіти про хід їх виконання. Керівництво тут складається, як правило, з робітників, які забезпечують управління цехами, участками, змінами, службами. Основна задача оперативного керування – погодження усіх елементів виробничого процесу в часі та пространстві з необхідною ступенню його деталізації
На кожному рівні виконуються роботи, які в комплексі забезпечують керування. Ці роботи рийнято називати функціями. В залежності від цілей можна виділити такі: плануваня, облік, аналіз та регулювання.
Планування – функція, засобами якої в ідеальній формі аналізується мета управління. Планування на вищому рівні управління стосується майбутніх проблем та орієнтовано на довгий строк. Оперативне управління припускає саму детальну проробку плану.
Облік – функція, яка направлена на отримання інформації про хід роботи підприємства. Облік в основному виконується на основному та оперативному рівнях керування.
Аналіз та регулювання – зіставлення фізичних показників з нормативними, визначення відхилень, резервів, прийняття рішень по виводу об’єкта управління на планову траекторію.
В першу чергу більшість ЕІС забезпечували лише оперативний рівень керування: обробку рахунків, облік товаров і матеріалів, заробітної плати, обробку замовлень і ін. Згодом стали разроблятися системи, які забезпечують виконання розрахунків на середньому рівні: розрахунки квартальних, місячних і річних планів випуску продукції, складання планів збуту продукції і т.д.
Сучасні ЕІС здатні надавати й обробляти, інформацію для всіх рівнів управління. Особливий інтерес для вищого рівня управління представляють експсртні системи, здатні розробляти приблизну (орієнтовану) информацію і на цій базі розробляти прогнозні плани.
Процес управління полягає в зміні стану об'єкта; що веде до досягнення поставленої мети. Мети системи задаються при її створенні й у процесі функціонування увесь час коректуються у відповідності із зміною зовнішніх умов. Під метою розуміються характеристика системи і її очікуване значення, задаваємі об’єктом управління. Серед усього різноманіття цілей можна виділити 2 основних класи: стратегічні і тактичні. Вони відрізняються між собою насамперед рівнем узагальнення і періодом, на який розраховані.
І стратегічні і тактичні цілі можуть носити директивний характер. Вони виникають у результаті діяльності управлінських співробітників більш високого рівня і називаються проекторними. Така назва пояснюється тим, що задані цілі відображають бажану траекторію зміни керуючої системи в економіці у часі траєкторія задається у виді сукупності показників.
Для систем існує поняття динамічної рівноваги – це процес, характеризуемий деякою рівноважною траєкторією.
До функції системи і до струкгури відноситься поняття стійкості. Снстема з стійкою структурою може відновлювати істотно порушені функції.
Кожен елемент структури, який представлений на графік керування вершиною, повинен мати набір траекторних (директивних) цілей, які повинні відповідати службовим обов’язкам управлінського працівника. Таким счином, управлінська структура повинна бути упорядкована у відповідності з цільовим визначенням кожного рівня.
В останні роки в Україні досить швидко на великих підприємствах почали впроваджуватися корпоративні інформаційні системи., що базуються на клієнт-серверній архітектурі.
ІС дає користувачу можливість рішення таких глобальних задач як:
· зробити прозорим для керівництва корпорації використання вкладених у бізнес капіталів;
· надати повну інформацію для економічної доцільності стратегічного планування;
· професійно керувати витратами, наочно і вчасно показувати за рахунок чого можна мінімізувати витрати;
· реалізувати оперативне керування підприємства, відповідно до обраних ключових показників (собівартість продукції, структура витрат, рівень прибутковості і т.п.);
· забезпечити гарантований прибуток підприємства за рахунок оптимізації і прискорення ряду процесів (терміни виконання нових замовлень, розподіл ресурсів і т.д.).
Створення комп'ютерних інформаційних систем, що роблять допомогу особам, що приймають рішення, є важливою й актуальною задачею. Такі системи повинні бути гнучкими, уміти швидко пристосовуватися до умов, що змінюються, і надавати найбільш оперативну і важливу інформацію. Здатність швидко обробляти вихідні дані й одержувати корисну для бізнесу інформацію дає можливість прийняти краще рішення, і це приводить, у кінцевому рахунку, до збільшення доходів. У великих фірмах мається, як правило, безліч вихідних даних: зведення про покупців, ринки, продукти, демографії, фінансах, конкурентах і т.д. Однак, цінність цієї інформації полягає не в її кількості, а в можливості вибирати з неї найбільш важливу, і вчасно подавати цю інформацію особам, що приймають рішення. Слід зазначити, що розробити досить універсальні додатки для цих цілей просто неможливо, тому що потреби осіб, що приймають рішення, постійно змінюються. Стає очевидним, що використання таких могутніх засобів програмування як, наприклад, С++ або Delphi не дає очікуваного ефекту через складність алгоритмів і великих термінів розробки проектів, а ідеальний засіб інформаційних систем на базі ПК повинне поєднувати обчислювальні можливості електронних таблиць і сучасних візуальних засобів розробки програм.
Microsoft Excel є найбільш кращім засобом розробки інформаційних систем, що сполучає в собі переваги як табличного процесора, та і засобів візуального програмування - убудованої мови Visual Basic for Applications (VBA). За допомогою VBA розроблювачі можуть поєднувати більш 100 об'єктів і близько 400 інших убудованих додатків (функцій, надбудов і т.п.), що дозволяє створювати гнучкі і розвиті інформаційні системи. В Ехсеl можна також поєднувати частини систем, розроблені в інтерактивному режимі, і за допомогою програмного коду, легко інтегрувати них з іншими офісними додатками. Ехсеl може бути використаний для будь-якої інформаційної системи, що містить аналіз даних, тому що включає набір об'єктів обробки даних, що є найбільш передовим. В даний час на базі інструментальних засобів Ехсеl уже створені тисячі інформаційних систем, що успішно використовуються в усім світі. З огляду на зазначені переваги варто очікувати, що потреба в інформаційних системах, створених на основі Ехсеl і VBA, значно зросте найближчим часом і усе більше число компаній прийдуть до розуміння того, що використовуючи Ехсеl, вони зможуть створювати інформаційні системи з меншими витратами часу і коштів.