· Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).
На рынке средств электронного управления документами, условно, выделим пять категорий технологий. Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.
Ниже перечислены категории технологий СУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:
· Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS).
Как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.
· Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные СУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.
· Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть): Adobe, Excalibur.
Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
· Системы управления образами
Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
· Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Российские системы документационного обеспечения.
| Система | Производитель | Краткое описание |
| КРОН | Анкей | Система управления документами, предназначена для автоматизации делопроизводства в корпорации, имеющей достаточно сложную разветвленную структуру, включающую в себя несколько предприятий, насчитывающую более сотни сотрудников и имеющую интенсивный документооборот как входящих и исходящих документов, так и обмен документами между своими подразделениями. Система КРОН предоставляет следующий комплекс функциональных услуг: - единую информационную среду для работы пользователей с дружелюбным графическим интерфейсом, обеспечивающую параллельную совместную работу различных исполнителей над одним документом на своих рабочих местах, - почтовую службу для обмена сообщениями между пользователями как внутри системы, так и с внешними пользователями, - контроль за местонахождением документа, включая контроль версий и вариантов документа, - систему обеспечения конфиденциальности информации на основе формализованной модели разграничения прав доступа, в том числе, электронную подпись, - инструменты для создания и ведения единого хранилища документов, для регистрации и исполнения документов, включая систему поиска документа, позволяющую находить документы, как по их атрибутам, так и по содержанию. |
| Кодекс: Документооборот | ГП "Центр компьютерных разработок" | Комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов. Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» – это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях. Главные характеристики системы: - готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства. Каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов и поручений и др. - поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту. - модульность в сочетании с единой информационной логикой. Обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Internet/Intranet, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. - экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно - технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»: - «Кодекс: Служебная корреспонденция» регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему "Кодекс: Контроль исполнения документов". - «Кодекс: Контроль исполнения документов» регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. - «Кодекс: Письма и обращения граждан» ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением. - «Кодекс: Система подготовки документов» создание электронного полнотекстового архива документов - «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации. - «Кодекс: Справочная система документооборота» обеспечение доступа к базам документов по технологии Intranet/Internet и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера. - «Кодекс: Обмен документами» обмен документами между подсистемами, как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами. Системы реализованы в двух вариантах - файл-серверном и клиент–серверном. |
| DocsVision 2.0 "Архив-Делопроизводство" | Digital Design | Приложение для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. Система DocsVision 2.0 "Архив - Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации, включая: - ведение картотеки документов; - создание электронного архива документов компании; - ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; - организацию циклов разработки согласования документов; - организация контроля исполнения документов и заданий; - маршрутизация документов в организации и вне её; - автоматизация разнообразных процессов обработки документов; - организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов. Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях, либо использоваться в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации. |
| СompanyМedia-Управление электронными документами | InterTrust | Web-ориентированная система управления электронными документами. Web-ориентированная система управления электронными документами. Сравнительно недорогая, но достаточно функциональная система предназначена для: - организации корпоративного хранилища документов (каталога нормативной документации, архива документов, информационного портала компании), - обеспечения процесса коллективной подготовки документов, централизованного хранения рабочие документы и автоматического оповещения сотрудников о поступивших на обработку документах, - построения информационного портала организации, т.е. единого информационного пространства, в котором сотрудники могут моментально найти интересующие их документы и принять участие в подготовке и согласовании документов или привлечь к этому процессу других сотрудников. Система - позволяет упростить взаимодействие сотрудников при совместной работе над документами, - обеспечивает надежное разграничение доступа к информации, - содержит удобную поисковую систему, - позволяет добавлять в документы перекрестные ссылки для организации взаимосвязи документов. |
| CompanyMedia-Делопроизводство | InterTrust | Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени. Система обеспечивает автоматизацию следующих видов документационного обеспечения управления: - прием, обработку и распределение поступающей (входящей) корреспонденции; - подготовку, подписание, регистрацию и рассылку исходящей корреспонденции; - подготовку, подписание, регистрацию и отправку внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения; - организацию переписки между организациями и отдельными подразделениями; - поддержку многолетнего режима работы. К особенностям построения системы «СМ-Делопроизводство» относятся: - неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций; - «сквозное» делопроизводство; - 100% гарантия доставки информации; - механизм "замещения", т.е. возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»). |
| OfficeMedia-Делопроизводство | InterTrust | Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства. Комплект предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение. Комплект "OfficeMedia - Делопроизводство" состоит из следующих баз данных: - «Регистрация документов» - для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п. - «Библиотека рабочих документов» - для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов. - «Согласование» - для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом. - «Ознакомление» - для автоматизации рассылки документов на ознакомление. - «Обращения граждан» - для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц. «Организационно-распорядительные документы» - для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения. |
| DOCS Open | Лоция Софт | Комплекс по управлению технической документацией. Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, базирующееся на наиболее передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей, построенное в архитектуре клиент-сервер. Комплекс позволяет - преобразовывать в электронную форму документы с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.), - работать с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами, - производить поиск документов по неограниченному числу критериев, контекстный поиск на русском языке, а также нечеткий поиск, - использовать средства свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; вести мониторинг работ: полную историю работы с документами и историю выполнения заданий и работ; получать полную информацию о статусе документа, состоянии работы и задействованных исполнителях, - обеспечивать надежный контроль за доступом к документам и защиту от несанкционированного доступа. Для установки и визуализации логических связей между документами может использоваться дополнительный модуль "Смотритель", который также включает возможность отображения логической структуры архива, используя механизм представлений. Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun, Digital и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Internet. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе. |
| «ГРАН-ДОК» для Windows | Гранит-Центр | Автоматизированная система документооборота и делопроизводства для государственных и муниципальных структур управления. «Гран-Док» - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Система предназначена для автоматизации процессов работы с документами: - учета всех деловых документов, хранения и работы с текстами документов, - контроля каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело, - получения справочной информации о документах, - анализа документооборота. «Гран-Док - Lite» - однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL. «Гран-Док» - сетевая версия для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год и количеством пользователей от 20 до 150. «Гран-Док» - корпоративная версия («Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») - единая система электронного документооборота и делопроизводства административного округа. Ее можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота. |
| Эффект-Офис | ИКК "Гарант Интернэшнл | Серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" - это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов. "Эффект Офис" система управления документами. Предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты. "Эффект Офис" персональный архив. Специальная версия системы для одного пользователя. "Эффект Графика", "Эффект Графика Плюс". Система работы с графическими изображениями. "Эффект Секретарь", рабочее место секретаря. "Эффект Почта". Система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты. |
| LanDocs | Ланит | Комплексная автоматизация процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят: LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер. LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт. Дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. |
| OPTiMA-WorkFlow | OPTiMA | Автоматизация основных процедур современного делопроизводства и организация документооборота. Система OPTiMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. Система включает в себя - графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними; - возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений; - механизм контроля версий; - средства для создания отчетов; - возможности работы в распределённых корпоративных сетях и индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя. |
| DIS:системы | НТЦ ИРМ | Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы). Автоматизация документационного обеспечения управления (ДОУ). Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ). DIS:системы гибко настраиваемы, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру. На сегодняшний день разработаны следующие модули: DIS:class - электронная канцелярия «Золушка» - представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов. DIS:library - Библиотека – автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами. DIS:reception - Деловая почта – автоматизированная система обработки электронной переписки организации. DIS:manager - Поручения – автоматизированная система документирование и контроля исполнения поручений. DIS:contact - Досье – автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения. DIS:writer – Подготовка документов – автоматизированная система для подготовки и согласования документов. Модули DIS:users - Пользователи, DIS:structure - Структура и DIS:assistant - Рабочее место предназначены для решения вопросов администрирования. |
| БОСС-Референт | АйТи | Система электронного документооборота (на платформе Lotus Notes/Domino). "БОСС-Референт" - система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino. "БОСС-Референт" позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением и является шагом на пути построения Системы Управления Знаниями организации. Компонентами системы являются: - корпоративная система электронного документооборота; - встроенная электронная почта; - средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр. - для подготовки, распространения и хранения внутренней нормативно-распорядительной информации; - для создания и контроля поручений; - для планирования и оптимизации работы в отношении контактов с внешними организациями; - для контроля договоров; - для работы с корпоративными, экономическими и политическими новостями. Для совместного обсуждения различных вопросов в рабочей группе используется режим конференции. |
| ЕВФРАТ-Документооборот | Cognitive Technologies | Система управления информационными потоками и документами организации. Система "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу, как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. "ЕВФРАТ-Документооборот" отличается гибкостью и простотой настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Программа - обеспечивает регистрацию, хранение и поиск документов; - работает с документами в бумажной или электронной форме; - контролирует ход исполнения поручений; - формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему; - предоставляет возможность удаленной работы с системой через обычное рабочее место пользователя или через "тонкого" клиента (MS Internet Explorer); - позволяет проводить удаленное администрирование системы; - обеспечивает безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя. |
| Евфрат | Cognitive Technologies | Предназначена для организации документационного обеспечения управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; позволяет создавать и вести электронные архивы документов самых различных типов, даже аудио и видео; хранить скаченные из Internet страницы. Версия "Евфрат Office" - это универсальная система управления документами, позволяющая работать как с бумажными документами, так и с электронными документами и формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также создания электронных архивов, отчетов и обеспечения контрольно-исполнительской дисциплины. Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура "Евфрат Client Server. |
| 1С-Архив | 1С | Система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. 1С:Архив позволяет: - организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по Интернет; - выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений; - хранить все версии документов и вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов; - проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка; - управлять правами пользователей и устанавливать различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей; - использовать технологию "WebPortal" для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему. |
Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения.