ТА. Година А.Е. Терехова
В современных условиях возрастает важность грамотного бюджетирования как инструмента контроля над издержками и увеличения эффективности производственных процессов компании. Важной составляющей системы бюджетирования любого предприятия является ее автоматизация, что обусловлено, в частности, сложностью современных финансовых моделей бюджетирования. На рынке существует достаточно много программных продуктов, позволяющих автоматизировать как финансовую деятельность предприятия в целом, так и процессы бюджетного управления отдельно. Например, такие программные продукты выпускает компания SAPAG [3]. Однако построение эффективной автоматизированной системы бюджетирования - это сложный процесс, требующий наличия высококвалифицированных специалистов, обладающих как соответствующими теоретическими знаниями, так и практическим опытом. В связи с этим представляется заслуживающим внимания ознакомление с положительным опытом построения автоматизированных систем бюджетного управления в крупных российских компаниях.
Бюджетирование - это, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений [6, с. 25]. В целом бюджет предприятия является средством контроля и оценки его деятельности.
Обратим внимание, что подробное описание методологии процесса бюджетирования не входит в задачи настоящей статьи, краткая характеристика понятий «бюджет» и «бюджетирование» только определяет понятия, которыми будем оперировать далее. Наша цель - сформулировать типовые требования к автоматизированным системам бюджетного управления, обратив внимание на те характеристики, которые отличают их от других типов автоматизированных систем.
Стоит отметить, что информационные системы и соответственно требования к их разработке, различаются не только в зависимости от функционального назначения таких систем, но и от особенностей предприятий, для которых они разрабатываются. Одна из важных характеристик предприятия - его размер и наличие территориально распределенных подразделений/филиалов. Данная статья рассматривает автоматизированные системы бюджетного управления для крупных территориально распределенных компаний. Разработка и внедрение автоматизированных систем для таких компаний превращается в большой и сложный проект, который имеет свои проблемы и особенности [1; 5].
Сначала выделим ряд важных особенностей бюджетов, влияющих на параметры автоматизированной системы:
Временная определенность. Бюджет должен относиться к определенному периоду времени, а бюджетный период иметь временные границы (например, компании, у которых деятельность носит сезонный характер, началом бюджетного года считают начало сезона).
Периодичность составления. Бюджетный период должен иметь определенную продолжительность. Наиболее распространенным вариантом считается годичный бюджет с разбивкой по кварталам и месяцам.
Прогнозный характер. В основе бюджета лежат прогнозные значения будущих доходов и затрат. Определение прогнозных значений — сложный процесс, точность результатов которого проверяется только по прошествии прогнозного периода.
Многовариантность. Процесс бюджетирования требует рассмотрения нескольких вариантов развития рыночной и производственной ситуации.
Значимость информации. В бюджете не имеет смысла отражать все статьи расходов. В процессе планирования необходимо выделять только значимые статьи. Уровень значимости определяется каждой организацией самостоятельно.
Пригодность для принятия управленческих решений. В отличие от бухгалтерских форм отчетности, бюджет не имеет стандартной формы представления. Его форма и содержание зависят от потребностей и особенностей деятельности предприятия. При составлении бюджета необходимо учитывать то, что содержащаяся в системе бюджетирования информация должна быть пригодна для принятия управленческих решений.
Учет факторов внешней и внутренней бизнес-среды. При разработке бюджетов необходимо учитывать внешние факторы (цены, рыночную ситуацию, технологические ограничения) и внутренние факторы контроля самой организации (нормативы использования ресурсов, практику платежных отношений).
Учет бизнес-структуры организации. В больших организациях система бюджетирования имеет более сложную природу по сравнению с аналогичными системами на предприятиях среднего и малого размера. Организациям с разной структурой требуются различные системы бюджетного планирования. Каждая организация самостоятельно разрабатывает систему бюджетов, которая отвечает ее структуре и направлена на достижение соответствующих бизнес-целей.
Согласованность действий на разных уровнях организации. Для того чтобы бюджет был выполним, необходима согласованность действий всех участников этого процесса на всех уровнях.
В крупных организациях, имеющих сложную организационную структуру, помимо функционального разделения бюджетов, существует их организационное разделение. Для целей данной статьи будем рассматривать наиболее сложный вариант организационной структуры - территориально распределенную компанию, имеющую центральный офис и несколько территориально удаленных филиалов.
На уровне организации в целом составляется единый консолидированный бюджет, включающий бюджеты филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании. Такой бюджет называется Сводным бюджетом компании, его формирование является основной функцией подразделений центрального уровня. Сводный бюджет - это консолидированный финансовый план, который разрабатывается на основе бюджетов нескольких видов бизнесов или структурных подразделений компании [6, с. 44].
В данном процессе могут быть задействованы различные подразделения, например, финансовое управление, управление планирования и бюджетирования, управление планирования и нормирования материально-технических ресурсов и др. Субъектами процесса бюджетного управления в этом случае выступают подразделения центрального уровня, они определяют бюджетные задания. Филиалы и/или территориально удаленные подразделения выступают в роли объектов, исполняющих эти задания.
Формирование бюджетов компании должно осуществляться в соответствии с каким-либо регламентирующим документом, например «Регламентом формирования и контроля исполнения сводных бюджетов подразделений». Формирование сводных бюджетов осуществляется на основе утвержденного руководителем компании Альбома бюджетных форм. Сводный бюджет должен составляться для каждого из филиалов и/или территориально удаленных подразделений компании и консолидироваться по компании в целом. Бюджетирование обычно ведется по следующим периодам: год, квартал, месяц. Для филиала по каждому из указанных периодов могут заполняться следующие категории данных: плановые показатели, фактические показатели, корректировка плановых показателей.
Анализ показывает, что многие крупные компании до сих пор не имеют единой автоматизированной системы бюджетного управления, бюджетирование чаще всего ведется в MS Excel. Перечислим стандартные для всех компаний недостатки подобного подхода:
отсутствие централизованного хранилища требует частого копирования данных между рабочими книгами и листами для обеспечения всех необходимых расчетов, что приводит к содержанию избыточных данных и смысловой перегрузке форматов ввода;
противоречивость и несогласованность в структуре форм ввода/вывода, а также невозможность оперативного обращения к актуальной информации в связи с отсутствием централизованного управления нормативно-справочной информацией;
высокая трудоемкость задачи построения новых отчетов;
проблема консолидации данных, так как данные хранятся в разных рабочих книгах;
затруднена параллельная обработка данных. Для такой обработки необходимо разнесение данных по разным книгам и настройка функциональности получения сводной таблицы (прописывание ссылок на разные книги);
бизнес-логика по расчету данных и внутреннему контролю преимущественно реализована в виде формул MS Excel, которые могут быть повреждены в результате неосторожных действий пользователей системы. Это снижает надежность системы и требует дополнительных контрольных расчетов;
отсутствует функциональность разграничения прав доступа на утверждение, ввод и просмотр данных;
отсутствует функциональность хранения исторических данных (данные за предыдущие периоды). Вся информация за периоды хранится в Excel-книгах, то есть не существует возможности автоматизированного поиска, выбора и анализа этих данных. Кроме того, с течением времени сильно увеличивается объем хранимых данных, что требует расширения физического пространства хранения;
система не позволяет заблокировать готовые данные от редактирования, тем самым снижая их надежность и достоверность;
отсутствует функциональность автоматической загрузки фактических данных из имеющихся в компании автоматизированных транзакционных систем. Пользователи вводят фактические данные вручную, что приводит к несогласованности данных и ошибкам;
высокая трудоемкость процесса поддержки системы.
Анализируя приведенные недостатки, можно прийти к выводу о целесообразности создания в компании единой автоматизированной системы бюджетного управления, построенной на основе единого хранилища бюджетной информации [3].
Преимущества использования единого хранилища данных:
быстрый доступ из одной точки ко всей релевантной информации независимо от ее источника;
ориентированность на все предприятие в целом;
хранение исторических данных;