на основе хранимых данных могут быть построены аналитические отчеты любого уровня сложности.
Сложность процессов бюджетного управления (большое количеством участников, разветвленная организационная структура и т.п.) также требует поддержки со стороны единой автоматизированной системы (АСБУ). Основными типовыми производственно-экономическими целями создания такой системы являются:
сокращение времени принятия управленческих решений в процессе бюджетного управления;
освобождение от ручного выполнения рутинной работы специалистов всех уровней, участвующих в процессах бюджетного управления;
повышение оперативности, достоверности и полноты аналитической информации, необходимой руководителям и специалистам любого уровня, участвующим в процессах бюджетного управления.
Опыт разработки ряда систем АСБУ в крупных территориально-распределенных компаниях позволяет авторам сформулировать основные типовые требования к автоматизированной системе бюджетного управления в соответствии со структурой ГОСТа 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».
Требования к структуре и функционированию системы
Автоматизированная система бюджетного управления должна представлять собой программный комплекс, обеспечивающий сбор и консолидацию плановых данных бюджетного управления с уровня территориально удаленных подразделений/филиалов на уровень центрального аппарата, ручной ввод или загрузку из существующих транзакционных систем фактических данных исполнения бюджетов, а также подготовку требуемой отчетности.
Система должна отвечать следующим требованиям:
предоставлять инструментарий для ввода, корректировки и управления перечнем нормативно-справочной информации;
обеспечивать хранение значений бюджетных показателей;
обеспечивать формирование расчетных показателей Альбома бюджетных форм на основании вводимых показателей;
обеспечивать формирование сводных бюджетов филиалов и компании в целом на основании значений бюджетных показателей;
обеспечивать возможность интеграции с другими существующими в компании автоматизированными системами для загрузки плановых и фактических данных;
обеспечивать четкое определение шагов, выполняемых пользователями при формировании Альбома бюджетных форм;
предоставлять возможность разграничения полномочий пользователей в соответствии с выполняемыми обязанностями;
в рамках системы должен быть реализован бизнес-процесс бюджетного управления. Настройки бизнес-процесса должны позволять четко регламентировать последовательность действий пользователей при формировании сводных бюджетов филиалов и компании в целом. Последовательность действий должна быть реализована как набор шагов, которые необходимо выполнить пользователям во время формирования сводных бюджетов;
после прохождения каждого шага пользователю должна предоставляться возможность устанавливать соответствующий этому шагу статус;
в системе должна быть настроена концепция рабочих статусов данных. Концепция рабочих статусов данных должна информировать пользователей о текущем состоянии обработки данных и обеспечивать возможность блокирования срезов данных после ввода. Использование рабочих статусов вносит дополнительный контроль ввода и корректировки данных, повышает надежность системы и предотвращает изменение согласованных данных.
В состав автоматизированной системы бюджетного управления обычно включают следующие подсистемы.
Подсистема управления нормативно-справочной информацией (НСИ), обеспечивающая как минимум следующий перечень нормативно-справочной информации: справочник подразделений/филиалов с возможностью введения иерархической принадлежности структур, справочник статей сводных бюджетов, справочник бюджетных форм, справочник отчетных периодов. Подсистема должна предоставлять центральное хранилище нормативно-справочной информации и содержать единый набор нормативно-справочной информации для всех пользователей системы. Основные функции данной подсистемы: ввод и изменение нормативно-справочной информации, поддержка иерархической структуры содержимого справочников, добавление новых справочников и новых свойств в имеющиеся справочники. Доступ пользователей к подсистеме управления НСИ должен ограничиваться в соответствии с их полномочиями. Подсистема должна поддерживать как ручной ввод данных, так и их загрузку из других, существующих в организации автоматизированных систем.
Подсистема формирования плановых бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или загрузки из других существующих в компании автоматизированных систем значений плановых показателей и обеспечивающая возможность их корректировки; функциональность логического контроля вводимых плановых данных; функциональность автоматического расчета вычисляемых показателей на основе данных, предоставляемых филиалами и подразделениями; функциональность консолидации введенных показателей по периодам; функциональность автоматического формирования и просмотра сводных бюджетов, функциональность формирования выходных форм установленного формата. В качестве форм ввода и корректировки должны быть использованы формы, утвержденные соответствующими нормативными и иными регулирующими документами.
Подсистема формирования фактических показателей исполнения бюджетов, включающая функциональность ручного ввода и/или автоматической регулярной загрузки данных фактического исполнения бюджетов из существующих в компании транзакционных систем.
Требования к численности и квалификации пользователей
Пользователями автоматизированной системы бюджетного управления являются работники подразделений - объектов автоматизации проекта системы. Численность персонала (пользователей системы) определяется штатным расписанием этих подразделений. Обязанности персонала определяются должностными инструкциями и возложенными должностными обязанностями.
Требования к надежности
Надежность комплекса аппаратно-программных средств системы АСБУ должна соответствовать требованиям ГОСТа 27.002-89.
В целом надежность комплекса аппаратных средств системы АСБУ характеризуется следующими параметрами:
время непрерывной работы до сбоя;
время непрерывной работы до проведения профилактических мероприятий;
время, необходимое на восстановление работоспособности после сбоя;
время, необходимое на проведение профилактических мероприятий;
суммарное время простоя системы за год.
Требования по безопасности
Для обеспечения безопасности пользователей Системы, изделия, используемые в программно-аппаратном комплексе должны соответствовать требованиям СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.
В системе должна быть настроена возможность разделения полномочий пользователей и ограничения выполнения пользователями системы следующих функций:
ввод данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);
корректировка данных (как вообще, так и разделение по срезам данных);
ввод комментариев в системе (как вообще, так и разделение по срезам данных);
установка рабочих статусов (как вообще, так и разделение по категориям пользователей).
Требования к производительности системы
Система должна обеспечивать бесперебойную параллельную работу для всех пользователей системы; настроена и сконфигурирована таким образом, чтобы обеспечить своевременное формирование отчетов, проведение необходимых расчетов и консолидации данных; обеспечивать возможность масштабирования производительности и требуемой функциональности.
Требования по эргономике и технической эстетике
Графический интерфейс пользователя системы АСБУ должен быть построен на основе следующих принципов (в рамках отдельных подсистем):
единство базовых текстовых, цветовых и графических обозначений;
однотипный интерфейс навигации по экранным формам;
наглядная интерпретация, облегчающая последующее принятие решения;
обеспечение многооконного режима.
Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы
Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы обычно определяются действующими регламентами организаций или подразделений, отвечающих за ее эксплуатацию.
Требования по сохранности информации при авариях
В системе должны быть предусмотрены средства по сохранности информации при авариях, в частности, в части данных, передаваемых между различными компонентами системы, а также между разрабатываемой системой и другими системами.
Аварийными ситуациями, при которых должна быть обеспечена сохранность информации, являются:
отказы (сбои) в аппаратном обеспечении, включая отключение электропитания и выход из строя сетей передачи данных;
отказы (сбои) в системном программном обеспечении;
отказы (сбои) в обслуживающем программном обеспечении;
отказы (сбои) в прикладном программном обеспечении.
Требования по стандартизации и унификации
Все выполняемые в информационном пространстве организации функции и процедуры, а также функциональное наполнение пользовательских и администраторских меню подлежат обязательной унификации и стандартизации с целью упрощения создания однотипных рабочих мест на разнесенных по территориально удаленным филиалам/подразделениям объектах автоматизации с учетом специфики должностных обязанностей пользователей.
Требования к организационному обеспечению
Необходимо разработать нормативную документацию для подразделений - объектов автоматизации. Типовой перечень документации, сформулированный на основе опыта авторов по разработке и внедрению подобных систем: «Концептуальный проект», «Операционные инструкции пользователя и администратора», «Описание настроек», «Описание бизнес-ролей», «Программа и методика приемо-сдаточных испытаний», «Программа опытной эксплуатации», «План обучения конечных пользователей (входит в программу опытной эксплуатации)», «Учебные материалы для обучения конечных пользователей».